La gestion des notes de frais est une préoccupation majeure pour les responsables administratifs et financiers. C’est un processus souvent considéré comme chronophage. Comment vous organiser pour gérer au mieux la vérification et les remboursements des notes de frais ? Quelles solutions peuvent vous aider à fluidifier les opérations ? Voici nos conseils pour optimiser la gestion des remboursements liés aux frais professionnels dans votre entreprise.
Les obligations des entreprises en matière de frais professionnels
En lien direct avec la fiscalité et la TVA, la gestion des notes de frais est un élément sensible en entreprise. Lors d’un contrôle fiscal, l’entreprise doit être en capacité de fournir tous ses justificatifs de dépenses, comptabilisés comme des charges de l’entreprise, sur une période pouvant aller jusqu’à 10 ans.
En tant que responsable administratif et financier, vous devez donc vous assurer de pouvoir retrouver facilement toutes les notes de frais et leurs justificatifs, qui devront être transmis aux contrôleurs pour examen. Vis-à-vis des collaborateurs, vous avez par ailleurs l’obligation de rembourser les frais engagés. Tout en essayant de réduire au maximum ces charges, qui peuvent peser sur les finances de l’entreprise si elles ne sont pas maîtrisées.
Nos conseils pour gérer efficacement vos notes de frais
Soyez au clair sur votre politique de gestion des frais professionnels
Dans la gestion des notes de frais, la difficulté vient en partie de la multiplicité des acteurs concernés : des collaborateurs aux dirigeants, en passant par les gestionnaires.
Pour éviter de perdre du temps dans la validation des notes de frais établies par le personnel, il est indispensable pour une entreprise d’avoir une politique de gestion des frais professionnels clairement définie.
Ainsi, chacun de vos collaborateurs doit être informé des frais pris en charge dans l’entreprise, et des conditions de leur remboursement :
quels sont les types de frais concernés ?
quels sont les montants à respecter ?
quels sont les formulaires à remplir, et les justificatifs à fournir ? etc.
Votre procédure de remboursement des frais doit également être simple à appliquer, avec des notes de frais faciles à remplir.
Distinguez dans vos notes les différents types de frais engagés
Vous êtes responsable de la façon dont les notes de frais sont établies, puis enregistrées en comptabilité. Pour faciliter leur traitement comptable, vous devez donc veiller à ce que les différents postes de dépenses soient bien séparés dans les notes de frais, à savoir :
les repas pris lors de missions en dehors de l’entreprise ;
les frais de déplacement professionnel et d’hébergement ;
les fournitures de bureau et dépenses diverses d’affranchissement ;
les frais de documentation (technique ou générale).
Ces dépenses doivent en effet être enregistrées dans des comptes de charges différents, et ne permettent pas toutes de déduire la TVA. Il est tout à fait possible d’avoir une note de frais unique, si toutes les dépenses sont bien détaillées.
Vérifiez toujours la validité des notes de frais avant remboursement
Pour éviter tout problème en cas de contrôle fiscal, il est primordial de contrôler la conformité des notes de frais avant d’engager le remboursement. Le motif d’un déplacement professionnel ou d’une invitation au restaurant doit par exemple être mentionné sur les notes de frais, avec les justificatifs correspondants si vous avez opté pour un remboursement au réel.
Au forfait, vos collaborateurs n’ont pas de justificatifs à fournir. Attention, dans ce cas, aux dépenses dépassant les seuils fixés par l’administration, qui seront considérés comme des avantages en nature.
Vous pouvez bien sûr déléguer la vérification des notes de frais et leurs justificatifs aux managers d’équipe afin de vous concentrer sur les autorisations de règlement.
Organisez-vous pour traiter les notes de frais régulièrement
Le choix des échéances pour la transmission et le remboursement des frais est de votre ressort. Vous devez trouver la bonne périodicité pour satisfaire les collaborateurs, tout en maîtrisant la trésorerie de l’entreprise.
Pour gagner en fluidité dans le remboursement des notes de frais, vous avez intérêt à traiter les demandes au fil de l’eau. Plus la gestion des notes est fréquente et régulière, plus leur vérification et leur remboursement seront rapides pour vos collaborateurs.
Selon les effectifs de l’entreprise et le nombre d’employés concernés, définissez des échéances régulières et adaptées aux dépenses pour le rendu des notes de frais : chaque fin de mois, ou chaque fin de semaine, par exemple. S’il manque des justificatifs, il sera toujours plus facile de les récupérer si vous réagissez rapidement.
Simplifiez-vous la vie avec la digitalisation des notes de frais
Entre la création d’une note, sa validation, les enregistrements à prévoir en comptabilité et le remboursement des sommes dues, la gestion des notes de frais est un processus souvent long et complexe. Mais grâce à la digitalisation, vous pouvez automatiser certaines tâches, et gagner un temps précieux dans leur traitement.
Avec un logiciel de gestion financière et de comptabilité comme Pennylane, la création d’une note de frais s’effectue simplement avec un smartphone. Depuis l’application mobile, il suffit à vos collaborateurs de prendre une photo des tickets de caisse et reçus, et le cas échéant d’ajouter quelques informations complémentaires pour la remplir. Après enregistrement, la note est automatiquement transmise à un approbateur pour vérification, grâce à un circuit de validation intégré.
Si la note de frais est validée, l’administrateur peut ordonner le remboursement des frais directement depuis la plateforme. De leur côté, vos collaborateurs peuvent suivre l’avancée de leur demande de remboursement, et la compléter directement en ligne, si besoin.
En cas de contrôle fiscal, vos notes de frais et leurs justificatifs sont par ailleurs faciles à récupérer puisque centralisés dans un seul outil. Leur conservation au format numérique sur des serveurs sécurisés vous permet d’y accéder simplement et n’importe où.
Vous voulez en savoir plus sur la gestion des frais professionnels, avec un logiciel de gestion tout-en-un comme Pennylane ? Découvrez comment fluidifier la gestion de vos notes de frais.
