Votre client a du retard sur le paiement de ses factures ? Dès que la date d’échéance indiquée sur la facture envoyée est dépassée, il est temps de passer à l’étape de la relance. Celle-ci peut être déclenchée immédiatement après la date dite ou après quelques jours.
Il est courant d'envoyer plusieurs lettres ou mails de relance, avec des intervalles de temps de plus en plus courts, avant d'envisager des mesures plus agressives telles que des poursuites judiciaires.
Assurez-vous que la première lettre de relance est courtoise et amicale, rappelant simplement au client qu'un paiement est dû. Les lettres suivantes peuvent être plus fermes et plus directes, en fonction de la réponse ou de la non-réponse du client.
Il est important de trouver un équilibre entre le recouvrement du paiement et le maintien d'une relation commerciale positive avec le client.
La relance pour facture impayée est une solution rapide et peu coûteuse qui permet à votre client de régulariser sa situation tout en préservant vos relations commerciales ou – dans l’hypothèse où le client ne procéderait pas au paiement – de constituer des preuves pour votre dossier devant la justice.
Avant de rentrer dans le vif du sujet, je vous conseille d’utiliser un réducteur de lien en ligne pour suivre le nombre de clics de vos prospects sur les liens que vous aurez ajouter dans votre email.
Pour exploiter au mieux ces modèles de mails de relance, nous vous recommandons la lecture de l’article “Comment relancer vos clients efficacement ?”.
Modèle de mail de rappel : à envoyer quelques jours avant échéance de la facture
💡 L’oubli sincère et la perte de la facture sont les causes les plus fréquentes des retards de paiement. N’hésitez donc pas à envoyer un mail de rappel quelques jours (3 à 5) avant la date d’échéance de la facture pour rafraîchir la mémoire de votre client.
Si cette solution est la meilleure, elle est toujours un peu délicate. En effet, il est important de maintenir une bonne relation commerciale et de ne pas rompre le contact client. Cela est encore plus vrai si votre collaboration est amenée à durer dans le temps.
Par ailleurs, s’il s’agit d’un oubli, il est important de rester courtois et compréhensif.
Voici donc un premier modèle de relance pour facture impayée :
Objet du mail : La facture n°XXX arrive bientôt à échéance
Ajouter en pièce jointe : La facture concernée
Corps du mail :
Madame, Monsieur,
La facture n°XXX datée du .../.../… et d’un montant de XXX€ arrive bientôt à échéance.
Nous vous remercions d’avance de procéder à son règlement d’ici le .../.../…
À toutes fins utiles, vous trouverez la facture concernée en pièce jointe de ce mail.
Si une quelconque difficulté risquait de retarder votre paiement, nous vous invitons à nous en faire part par retour de mail ou à ce numéro : XX.XX.XX.XX.XX.
Cordialement,
Signature
Première relance d’une facture impayée : modèle de mail
💡 L’objectif de la première relance est d’encourager votre client à vous faire part d’éventuelles difficultés qui expliqueraient son retard de paiement. Il est utile notamment en cas de retard de paiement exceptionnel.
Voici un second modèle de relance de facture impayée pour un premier mail de retard de paiement, un peu plus détaillé que le premier
Objet : Facture n°XXX – 1ère relance
Ajouter en pièce jointe : La facture concernée
Corps du mail :
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le règlement de la facture n°XXX datée du .../.../... et d’un montant de XXX€.
L’échéance de cette facture était fixée au ../.../… ; elle est donc dépassée.
S’il s’agit d’un simple oubli, nous vous remercions de procéder au paiement de la facture dans les meilleurs délais. Vous la trouverez en pièce jointe de ce mail.
Cependant, si une quelconque difficulté retarde votre paiement, nous vous invitons à nous contacter par mail ou à ce numéro : XX.XX.XX.XX.XX
Cordialement,
Signature
Modèle de mail pour une deuxième relance de facture impayée
Si le premier mail de relance n’a pas fonctionné, il est temps de relancer votre client en lui adressant un deuxième mail pour lui rappeler que vous êtes toujours en attente du règlement. Si cette nouvelle relance doit rester cordiale, il est important de montrer un peu plus de fermeté par rapport au premier mail.
Objet : Facture n°XXX – 2ème relance
Ajouter en pièce jointe :
La facture concernée
Le premier mail de relance envoyé
Corps du mail :
Madame, Monsieur,
Dans notre mail du .../.../… ci-joint, nous vous avions demandé de procéder au paiement de la facture n°XXX d’un montant de XXX€, émise le .../.../… et arrivée à échéance le .../.../....
Nous sommes au regret de constater que nous n’avons toujours pas reçu le paiement de ladite facture. Nous vous remercions de procéder le plus rapidement possible à son règlement.
Vous trouverez en pièce jointe de ce mail la facture concernée.
Cordialement,
Signature
Troisième et dernière lettre de relance d’une facture impayée
💡 À noter : il est assez rare d’avoir recours à une troisième lettre de relance.
Si malgré les deux premières tentatives, vous êtes toujours sans nouvelle de votre client ou si ses réponses n’ont pas été accompagnées par un paiement, il est alors temps de passer à la troisième et dernière relance de facture impayée. Cette fois-ci, le ton doit être ferme et définitif. Votre client doit comprendre qu’il s’agit de votre dernier effort pour concilier cette situation à l’amiable sans recourir à un service de recouvrement.
Objet : Facture n°XXX – 3ème et dernière relance
Ajouter en pièce jointe :
La facture concernée
Les 2 mails de relance envoyés précédemment
Corps du mail :
Madame, Monsieur,
Par un premier mail daté du .../.../... puis un deuxième daté du .../.../..., nous vous avons demandé de procéder au paiement de la facture n°XXX d’un montant de XXX€, émise le .../.../… et arrivée à échéance le .../.../....
À ce jour, nous n’avons toujours pas reçu le paiement de cette facture. Nous vous prions de procéder immédiatement à son règlement.
Vous trouverez en pièces jointes la facture concernée, ainsi que les deux lettres de relance qui vous ont déjà été adressées.
Cordialement,
Signature
Avant d’en arriver aux multiples relances, il existe des moyens de prévenir les retards de paiement. Téléchargez notre guide “5 bonnes pratiques pour réduire vos délais de paiement” et découvrez comment les mettre en place dans votre entreprise. ✌
Comment puis-je savoir si mon client a bien reçu ma relance ?
Vous pouvez lui demander de confirmer la bonne réception du mail de relance par téléphone ou par retour de mail.
Activez la fonctionnalité de notification de réception depuis votre messagerie. La plupart d’entre elles proposent ce type de fonction : Gmail, Outlook. Cette option vous permet de recevoir une notification lorsque votre client a ouvert votre e-mail.
Comment dois-je gérer un client qui ne répond pas à mes relances ? Relancez régulièrement
Envoyez plusieurs relances espacées dans le temps pour vous assurer que le client a bien reçu votre message. Assurez-vous d'adapter le ton de vos relances pour éviter d'agacer votre client.
Changez votre méthode de contact : Si vous avez utilisé l'e-mail pour contacter votre client, essayez de le joindre par téléphone ou par une autre méthode de contact. Cela peut aider à briser la glace et à donner une nouvelle opportunité pour que votre client réponde.
Soyez poli et professionnel : Évitez de devenir agressif ou impoli. Restez professionnel et respectueux, même si le client ne répond pas.
Faites preuve de patience : Les clients peuvent être très occupés, alors soyez patient. Donnez-leur le temps de répondre à votre relance.
Fixez une date limite : Si vous avez besoin d'une réponse de votre client dans un certain délai, assurez-vous de le préciser dans votre relance. Cela peut inciter le client à répondre plus rapidement.
Décidez de la suite à donner : Si malgré toutes vos relances, le client ne répond pas, vous devez décider de la suite à donner. Vous pouvez choisir de suspendre temporairement votre relation avec ce client ou d'envoyer un dernier message pour clarifier la situation et savoir s'il souhaite toujours travailler avec vous. Dans certains cas, il peut être préférable de mettre fin à la relation commerciale si le client ne répond pas ou ne respecte pas les termes de l'accord initial.
Est-ce que je peux facturer des intérêts de retard si un client ne paie pas sa facture à temps ?
Oui, il est possible de facturer des intérêts de retard si un client ne paie pas sa facture à temps. Les intérêts de retard sont une compensation pour le préjudice subi par le fournisseur en raison du retard de paiement du client.
Si vous avez convenu avec votre client des conditions de paiement, vous pouvez spécifier dans le contrat ou la facture les taux d'intérêt de retard et les modalités de leur application. Le taux d'intérêt légal est déterminé chaque année par décret et peut varier d'une année à l'autre. Le taux d'intérêt en vigueur pour l'année en cours peut être consulté sur le site du ministère de l'Économie et des Finances.
Il est important de noter que la facturation des intérêts de retard peut avoir un impact sur la relation commerciale avec votre client, vous devez donc vous assurer de communiquer clairement les modalités de paiement et les conséquences en cas de non-respect de ces modalités en amont.
Automatiser ses relances
Nous vous avons proposé plusieurs modèles de mails de relance, mais saviez-vous que votre logiciel de facturation peut vous permettre d’enregistrer plusieurs séquences automatisées de relance ? Sur Pennylane par exemple, vous pouvez créer directement une série de mails programmés à partir d’une date précise, par exemple : 2 jours avant la date d'échéance de la facture, 5 jours après la date d’échéance...
En adoptant la relance automatique de vos factures clients, vous réduisez considérablement vos délais de paiement. Plusieurs avantages à l'utiliser :
Amélioration de la trésorerie en réduisant les retards de paiement et les risques d’impayés,
Gain de temps évident par semaine que vous pouvez consacrer à des sujets plus stratégiques.
Vous pouvez également suivre l’état de vos relance sur Pennylane. Par exemple : l’onglet “Activités” permet de voir qui a ouvert ou manipulé chaque facture et à quel moment.
Est-ce que je peux engager une procédure de recouvrement de créances si un client ne paie pas sa facture ?
Oui, si un client ne paie pas sa facture, vous pouvez engager une procédure de recouvrement de créances. Le recouvrement de créances est un processus juridique qui permet de récupérer les sommes dues à l'entreprise par un client qui n'a pas payé.
Toutefois, il existe plusieurs étapes à suivre pour recouvrer une créance impayée. Voici quelques étapes clés :
Relancez le client : Avant de commencer une procédure de recouvrement, il est important de relancer le client par écrit et de lui rappeler les conditions de paiement.
Envoyez une mise en demeure : Si la relance ne fonctionne pas, vous pouvez envoyer une mise en demeure à votre client par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette mise en demeure doit préciser le montant de la créance, les modalités de paiement et les conséquences en cas de non-paiement.
Faites appel à un huissier de justice : Si la mise en demeure n'aboutit pas, vous pouvez faire appel à un huissier de justice pour recouvrer la créance. L'huissier peut engager des actions judiciaires pour récupérer la somme due, telles que la saisie de biens ou la mise en place d'un plan de remboursement.
Engagez une procédure judiciaire : Si les autres mesures n'ont pas fonctionné, vous pouvez engager une procédure judiciaire pour récupérer la créance. Cette procédure peut prendre du temps et être coûteuse, il est donc important de considérer tous les moyens possibles pour récupérer la somme due avant d'entamer cette étape.
Il est important de noter que le recouvrement de créances peut avoir un impact sur la relation commerciale avec votre client, vous devez donc être sûr que toutes les autres options ont été épuisées avant d'engager une procédure de recouvrement.
Si vous utilisez une entreprise spécialisée dans le recouvrement et que vous êtes régulièrement confronté à ce type de situation, Pennylane permet d’intégrer des logiciels de suivi de recouvrement de vos factures impayées depuis une seule plateforme de gestion comptable.
