Le nombre de startups B2B SaaS a considérablement augmenté ces dernières années, et ce phénomène n'est pas près de s'arrêter. En effet, les startups B2B SaaS sont plébiscitées par les entreprises qui voient en elles un moyen de :
Ne pas avoir à payer une licence trop chère au début,
Facilement accéder à leurs outils en ligne et de pouvoir les connecter les uns avec les autres,
Bénéficier d'améliorations continues du service sans avoir à payer de frais supplémentaires à chacune d'elles.
Trop souvent, les outils de gestion administrative et financière ne sont pas pensés pour les startups B2B SaaS et on hésite sur ceux à utiliser. Chez Pennylane, nous avons été confrontés à ce même problème et avons donc effectué d'importantes recherches pour déterminer le stack de facturation le plus adapté à notre business model. Cet article est le fruit de nos recherches ; j'espère qu'il vous aidera dans votre réflexion.
Quels outils de prospection choisir pour mon équipe commerciale ?
La grande majorité des startups SaaS disposent d'un CRM qui centralise les informations sur les prospects et les clients. Le CRM est souvent alimenté en amont par l'équipe marketing et ensuite mis à jour par l'équipe commerciale au fil de ses discussions avec les clients.
Les CRMs les plus utilisés sont :
Hubspot : reconnu pour ses capacités de marketing automation
Salesforce : reconnu pour sa modularité et sa flexibilité
Sellsy : reconnu pour ses fonctionnalités post-vente
Pipedrive : reconnu pour sa prise en main facile et son tarif attractif.
Pour la plupart des CRMs, il est important de noter que le travail s'arrête à la création du devis et éventuellement à la signature électronique du contrat. Aucun module de facturation n'est inclus.
Comment facturer mes clients ?
Une fois un client signé, il faut lui envoyer une facture chaque mois, chaque trimestre ou chaque année, en fonction de votre modèle.
💡 Une facture doit comporter un certain nombre de mentions légales. Il devient donc très vite nécessaire de disposer d'un outil de facturation qui vous permette de :
Vous assurer que vos factures respectent toutes les obligations réglementaires,
Suivre le statut de paiement de vos factures,
Ne pas oublier de facturer vos clients.
💡 L'éditeur de facture Pennylane vous guide dans la sélection du bon taux de TVA et génère automatiquement les mentions obligatoires qui lui sont associées : régime de l'autoliquidation, références obligatoires au Code Général des Impôts... Créer une facture est bien plus simple, et vous êtes sûr que chacune est conforme à la réglementation. 👍
Quand on est un business SaaS, l'important est d'avoir un outil de facturation qui vous permette de :
Créer une facture rattachée à un client et à un produit,
Pouvoir définir une fréquence de paiement,
Pouvoir définir un taux de TVA.
Il se peut que vous vendiez par exemple un produit hardware ainsi qu'un abonnement au logiciel qui tourne sur le produit. Il est alors capital de bien distinguer les taux de TVA et ce qui est récurrent de ce qui ne l'est pas.
Une des fonctionnalités clefs est de voir si le logiciel vous permet de rendre la facture créée récurrente et qu'elle soit automatiquement envoyée à votre client lors de la prochaine échéance.
📺 Pennylane permet d'automatiser la gestion de vos factures récurrentes. Découvrez notre module de facturation – et le retour d'expérience d'Oussama Abbou, CEO et cofondateur de la startup Smart Prospective – dans le replay du webinar "Facilitez la gestion de vos ventes, de la création des factures à leur encaissement".
Pour gagner du temps, vérifiez que le logiciel de facturation :
Vous permet d'envoyer la facture directement par email à votre client, en vous assurant que vous maîtrisiez l'objet et le contenu de l'email,
Est connecté à votre CRM, ce qui permettra d'importer les coordonnées des clients mais aussi d'importer les détails de la transaction (tarif, produit, fréquence, etc..).
Certaines startups décident également que la facturation fait partie de leur "core value proposition" et développent alors un module de facturation en propre.
Comment encaisser mes clients ?
Facturer son client n'est pas tout, il reste encore à encaisser son abonnement.
➡️ Si vos clients sont des grands comptes ou que leurs paniers moyens sont élevés, il est probable qu'ils vous paient par virement bancaire. Il est alors capital d'avoir une solution qui vous permette ensuite de rapprocher facilement un paiement d'une facture, sans perdre trop de temps à "pointer".
➡️ Si vos clients sont plus petits ou que vous leur prélevez des paniers moyens "normaux", alors il est probable et préférable que vos clients vous paient par prélèvement automatique ou par carte.
Gocardless est le spécialiste du prélèvement SEPA : créez un client et un plan (produit + prix + fréquence de prélèvement), le logiciel prélèvera automatiquement votre client sans que vous n'ayez plus rien à faire. Les tarifs (publics) sont de plus raisonnables et adaptés aux jeunes entreprises.
Stripe est une autre option, qui présente l'avantage de gérer à la fois le prélèvement SEPA et le paiement par carte de crédit.
D'autres prestataires comme Adyen ou Checkout.com peuvent être considéres également.
💡 Pennylane et GoCardless bénéficient d'une intégration. Benjamin Donteville, CEO et fondateur de la startup Scalability, est utilisateur des 2 solutions. En seulement 3 mois, il a divisé ses retards de paiement par 25.
Lorsque votre activité grossit, ou si vous acceptez plusieurs méthodes de paiement en parallèle, il peut être utile d'avoir une solution qui centralise toutes les informations de facturation et initie elle-même les paiements chaque mois.
Chargebee est la référence de la gestion de facturation récurrente, avec de nombreuses d'intégrations et analyses de données, mais l'offre est coûteuse. D'autres outils comme Zoho Books ou Sellsy proposent également ce genre de fonctionnalités. Zoho Books est l'option la plus naturelle si vous utilisez Zoho CRM également. Sellsy et Chargebee sont plus indépendants mais n'offrent pas la récupération des données de transactions depuis les CRMs (comme Hubspot ou Salesforce), uniquement celle des contacts.
Dans tous les cas, la plateforme crée la facture, initie le paiement/prélèvement auprès du prestataire de paiement et, enfin, met à jour le statut du paiement de la facture.
Comment lier mes factures clients à ma comptabilité et à mon reporting ?
En B2B, il existe souvent un délai entre la date d'émission de la facture et son paiement. Il est donc très important d'avoir un logiciel comptable qui supporte la comptabilité d'engagement, ce qui signifie qu'une facture client est prise en compte dès qu'elle est émise et non seulement lorsqu'elle est payée. Ceci permet de bien mesurer combien chaque client vous doit à tout instant.
La plupart des sociétés B2B SaaS vendent de la prestation de services, ce qui signifie qu'elles tombent sous le régime de la TVA à l'encaissement. Ce régime signifie que la TVA est seulement due au moment où la facture est payée (au contraire de la TVA au débit qui s'applique à la vente de biens). Il est donc capital de pouvoir bien mesurer à tout instant quelle facture a été payée pour ne pas avoir à avancer la trésorerie pour la TVA.
L'idéal est d'avoir un logiciel de facturation parfaitement intégré à votre logiciel de comptabilité, pour que toutes les informations de la facturation redescendent de façon précise et granulaire en comptabilité (type de vente, taux de TVA, paiement, frais de paiement, source de paiement, produit,..).
Le nom du produit servira bien souvent à distinguer les différents types de revenus ("abonnement mensuel", "abonnement mensuel avec paiement annuel", etc..), ce qui sera utile pour ventiler les revenus et sortir un reporting précis qui distingue précisément le revenu encaissé du MRR (Monthly Recurring Revenue ; le Revenu Mensuel Récurrent) et, éventuellement aussi, les frais d'installation ou les différents types de produits.
Et Pennylane dans tout ça ?
Pennylane propose deux options :
Nos clients peuvent utiliser notre éditeur de factures, qui sont ainsi automatiquement prises en compte en comptabilité. Grâce à l'utilisation de notre catalogue de produits, nous sommes capables de traiter au mieux la reconnaissance des revenus en temps réel et de fournir un reporting analytique pertinent.
Pennylane peut récupérer les données de facturation depuis les solutions tierces comme Sellsy, Zoho ou même depuis la base de données du client s'il gère lui-même sa facturation. Nous avons mis en place des imports par API et par CSV très flexibles et granulaires.
Pennylane permet de prendre en compte les données de facturation pour la tenue comptable mais également de sortir un reporting précis. Il est important de noter que la tenue comptable suit le Plan Comptable Général, qui n'est pas forcément adapté aux besoins d'une start-up B2B SaaS. En effet, la comptabilité ne fait étonnamment pas de distinction entre revenu encaissé et MRR, mis à part au 31 décembre lorsqu'il faut constater des produits constatés d'avance.
Comment gérer de façon optimale votre suivi de paiements clients, automatiser les relances, etc ?
Upflow ne gère pas l'édition de la facture mais est connecté à la plupart des outils d'édition de factures. Cela vous permet de gérer de façon optimale l'envoi de la facture, les relances automatisées ainsi que d'offrir à votre client un espace où il peut retrouver toutes ses factures et suivre l'état de ses paiements.
Que faire si vos clients ne vous paient pas ?
Il peut arriver que vos clients ne vous paient pas, surtout s’ils paient par virement bancaire. Pour éviter cela, essayez de basculer en amont autant de clients que possible en prélèvement SEPA. Si cela ne résout toujours pas le problème, ne vous inquiétez pas : vous n'êtes pas pour autant à court de solution. S'il s'agit de quelques clients seulement et que le problème est passager, n'hésitez pas à les relancer, quitte à vous faire plus menaçant si votre client ne répond pas.
Si vos clients vous paient systématiquement en retard, c'est alors un problème plus structurel, peut-être lié à votre industrie par exemple. Il est alors bon de se pencher sur les différentes solutions d'affacturage et d'assurance-crédit qui existent sur le marché.
L'affacturage consiste à vendre votre créance (la dette que votre client a envers vous) à un tiers. Ce tiers vous aide ainsi à améliorer votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Finexkap est une start-up spécialisée dans le domaine et les grandes banques retail (BNP, HSBC, etc..) proposent toutes également ce genre de services, souvent plus adapté aux entreprises de taille plus importante.
Dimpl est une assurance qui protège votre entreprise des factures impayées. Vos factures sont assurées contre les retards et défauts de paiement, ce qui permet d'améliorer votre trésorerie. Les relances de vos factures et le recouvrement sont inclus dans la prestation.
Si vous vous posez des questions sur votre stack facturation, ou si vous souhaitez juste optimiser votre BFR et votre cycle Purchase-to-cash, contactez notre équipe de spécialistes pour obtenir conseils et recommandations.
