Rémi Rongières est consultant en automatisation, spécialiste d’Airtable et de Zapier. Il se lance en 2019 comme auto-entrepreneur mais dépasse bientôt les plafonds autorisés par ce statut et fonde sa propre société.
À la recherche d’une solution pour faciliter la tenue de sa comptabilité, il commence à utiliser Pennylane en mars 2021.
Rémi se libère de la charge mentale grâce aux automatisations Zapier
Quand il prend Pennylane en main, le premier réflexe de Rémi est bien sûr d’automatiser le plus de tâches liées à sa gestion financière et comptable possible. Dès le début, il met en place plusieurs automatisations qui lui permettent de réduire considérablement le nombre de microtâches à effectuer au quotidien.
“Si je devais résumer le connecteur Zapier de Pennylane en 3 mots, je dirais : gain de temps,efficience et économie de charge mentale.”
#1 Récupérer les factures en pièces jointes depuis sa boîte mail et les ajouter à Dropbox et Google Drive
Rémi a mis en place un zap – c’est ainsi qu’on appelle les automatisations créées avec Zapier – qui récupère les factures envoyées en pièces jointes par ses fournisseurs (Zapier, SFR, etc…) et les ajoute à ses comptes Dropbox et Google Drive.
Google Drive et Pennylane sont connectés par API : toute facture ajoutée à Google Drive apparaît dans la plateforme, sans qu’aucune action humaine ne soit nécessaire.
#2 Toute facture scannée depuis Dropbox apparaît également dans Google Drive
Depuis qu’il a lancé son activité, Rémi utilise Dropbox au quotidien. Or, c’est à Google Drive que Pennylane se connecte par API.
Ce n’est pas un problème pour le professionnel de l’automatisation : comme auparavant, Rémi ne tient qu’un seul dossier à jour, Dropbox. Les automatisations Zapier se chargent de répercuter toute modification apportée à Dropbox dans Google Drive – qui apparaissent ensuite dans Pennylane grâce à la connexion par API des deux outils.
#3 Faire apparaître les informations et activités liées à un client depuis Pennylane vers Airtable
Rémi utilise Airtable comme CRM et crée toutes ses factures sur Pennylane. Pour suivre plus facilement ses ventes et savoir combien chaque client lui rapporte dans l’année, Rémi les a connectés.
Quand il crée une facture dans Pennylane :
S’il s’agit d’un nouveau client, une entrée est automatiquement créée dans Airtable, reprenant toutes les informations le concernant,
Si le client existe déjà dans Airtable, alors la vente et la facture lui sont rattachées.
“Prochaine étape : que l’information apparaisse dans Airtable quand le statut d’une facture passe en “Payée” sur Pennylane !”
Rémi facilite la gestion de sa facturation récurrente grâce à l’éditeur de facture de Pennylane
Rémi facture un grand nombre de ses clients par abonnement. À chaque échéance, il devait dupliquer la facture et mettre à jour ses informations avant de l’envoyer à son client. Et ces tâches, malheureusement, se révèlent impossibles à automatiser…
… Jusqu’à ce qu’il commence à utiliser Pennylane ! Grâce au module de facturation récurrente, Rémi n’a plus à utiliser un système de rappels pour ne pas manquer d’échéance, ni de dupliquer une ancienne facture pour la mettre à jour
Désormais, il n’a plus qu’à paramétrer l’abonnement de son client dans Pennylane et, à chaque échéance, une nouvelle facture sera créée automatiquement.
“Cette gestion des abonnements, c’est exactement ce qu’il me fallait. La configuration est très simple et ça me permet d’économiser de la charge mentale.”
Pour facturer ses clients, Rémi utilise GoCardless, l’acteur incontournable du prélèvement bancaire :
“Le prélèvement bancaire me permet de savoir avec assurance quand je vais être payé. Ça facilite la vie de mon client également : quand il reçoit la facture, il n’a qu’à la ranger et ne plus y penser.”
Rémi contrôle ses entrées et sorties d’argent d’un seul coup d’œil
La fonctionnalité préférée de Rémi Rongières ? Le tableau de bord de trésorerie.
Comme Pennylane centralise toutes les données financières de sa société, Rémi peut suivre sa trésorerie en temps réel, depuis un tableau de bord automatiquement mis à jour.
“Sans faire aucun calcul ni me connecter à différents outils, je vois quelles sont mes entrées et sorties d’argent dans le mois, je sais combien j’ai dépensé.”
Rémi s’appuie régulièrement sur son compte de résultat pour vérifier la rentabilité de chacun de ses projets : grâce à la collecte et à la centralisation automatique de ses données, la comptabilité de son agence de conseil est tenue au fil de l’eau et, d’un mois à l’autre, son compte de résultat est mis à jour. À tout moment, Rémi accède à des données fiables et exactes pour piloter son activité.
“Je consulte mon compte de résultat au moins une fois par mois, parfois jusqu’à 2-3 fois dans le mois.”
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