Si les commerces en ligne disposent de nombreux moyens de cibler et attirer leurs clients, il n’en va pas de même pour les commerces physiques.
Partant de ce constat, Oussama Abbou et Damien Delbos lancent en 2016 Smart Prospective : une société d’écrans intelligents qui fait passer l’affichage dynamique à une autre dimension en permettant l’affichage en temps réel de publicités ciblées pour les personnes dans et à proximité du point de vente. Le succès est au rendez-vous pour la startup, qui gagne la confiance d’enseignes prestigieuses : La Poste, Decathlon, Amadeus…
Le succès a un revers cependant : le temps qu’Oussama doit consacrer à sa gestion comptable et administrative explose… Jusqu’à ce qu’il commence à utiliser Pennylane pour lui simplifier la tâche.
Oussama accède facilement à toutes ses données centralisées
Pennylane est une plateforme centralisatrice et ouverte. Dès ses premiers pas sur la plateforme et avec le support de l’équipe Onboarding, Oussama a connecté tous ses comptes bancaires et outils métiers à Pennylane.
Désormais, il suit tous ses flux financiers depuis un tableau de bord – et pour connaître l’état financier de Smart Prospective, Oussama n’a plus à se connecter à chacun de ses outils pour récupérer l’information qui y vit et l’agréger avec les autres : c’est déjà fait !
“En centralisant toutes mes données, Pennylane m’évite de nombreux allers-retours entre les différents outils et me permet de gagner considérablement en visibilité.”
Les intégrations qu’Oussama utilise le plus souvent ? Celles avec Stripe et HubSpot, qui lui permettent de transmettre automatiquement des factures pour la première et de ne gérer qu’un seul catalogue de produits et de clients pour le second. En effet, grâce au connecteur Zapier qui lie HubSpot à Pennylane, dès que Oussama crée un nouveau produit ou client dans l’un des outils, il apparaît immédiatement dans le second. Ainsi, il n’a qu’un seul registre à tenir à jour.
Oussama simplifie son processus de facturation grâce à Pennylane
Deuxième étape pour gagner du temps sur sa gestion financière et comptable : facturer ses clients depuis Pennylane.
L’éditeur de facture de Pennylane est connecté à la base de données SIREN : Oussama n’a plus qu’à saisir le nom de l’entreprise à facturer pour que ses informations soient automatiquement ajoutées à la facture.
“Grâce à la connexion à la base SIREN et aux catalogues de produits, je peux sereinement déléguer la création de factures, sans craindre d’erreur de saisie.”
En effet, Pennylane permet également d’importer des catalogues de clients et de produits : toutes les informations sont donc déjà enregistrées dans la plateforme, ce qui réduit considérablement les risques d’erreurs.
Enfin, le connecteur Zapier de Pennylane permet à Oussama de faire communiquer son outil comptable avec son CRM :
“Cela a permis de libérer beaucoup de temps à notre équipe commerciale. Désormais, elle n’a plus à ressaisir les factures – elles sont automatiquement générées quand un deal est validé dans HubSpot – ni à les envoyer manuellement.”
Une autre fonctionnalité qui a changé la vie d’Oussama : le numéro d’identification uniquement généré aléatoirement pour chaque facture créée dans Pennylane. Composée de 10 caractères, d'un préfixe et d'un suffixe, cette référence unique est un moyen d'identification bien plus fiable que le numéro de facture.
Ainsi, lorsque Pennylane l’identifie dans l'ordre de virement d’un client de Smart Prospective, la plateforme peut, sans aucun risque d'erreur, rapprocher automatiquement ce virement de sa facture et traiter cette dernière en comptabilité.
“Cette fonctionnalité est un véritable game-changer pour nous, elle nous fait gagner un temps considérable.”
Oussama pilote l’activité de Smart Prospective en temps réel
Depuis qu’il utilise Pennylane, Oussama peut surtout prendre les meilleures décisions pour Smart Prospective. Grâce à la centralisation de ses données financières en temps réel, il a toujours accès à des informations à jour et fiables pour soutenir sa prise de décision.
Oussama consulte son tableau de suivi de trésorerie 2-3 fois par semaine et son compte de résultat et bilan tous les jours. Grâce à Pennylane, ces documents sont accessibles à tout moment en quelques clics, sans qu’Oussama ait besoin de remplir un tableau Excel ou demander une prestation supplémentaire à son comptable.
“Désormais, je ne passe plus des heures à préparer des reportings pour mes investisseurs : j’utilise le compte de résultat qui est dans Pennylane. Il est provisoire mais j’y ai accès à tout moment, sans rien demander à qui que ce soit.”
Oussama estime qu’en ayant accès à tout moment à ces documents, il économise 2 000 à 3 000 € par an : “Avant, obtenir un bilan intermédiaire me coûtait 1 000 €. Avec Pennylane, je suis plus autonome et je fais des économies.” explique-t-il.
Une accessibilité de l’information qui a un impact réel pour Smart Prospective. Oussama raconte :
“L’un de nos fournisseurs refusait de rallonger notre ligne de crédit, sauf si l’on était en mesure de lui présenter un bilan provisoire positif – bilan que j’ai pu lui présenter rapidement grâce à Pennylane.”
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