Les avantages d’Excel en comptabilité
✅ Accessibilité et flexibilité
Premier point positif d’Excel, il est inclus dans la suite Office, un pack informatique souscrit par de très nombreuses entreprises. Utiliser Excel pour faire sa comptabilité représente donc une économie non négligeable.
✅ Nombreuses fonctionnalités
Autre atout : ses très nombreuses fonctionnalités pour une gestion comptable simple et automatisée. Voici 10 fonctionnalités utiles :
Tableaux et bases de données : pour organiser, trier, filtrer et valider les données.
Tableaux croisés dynamiques : pour regrouper, analyser, résumer et créer des rapports de synthèse comptable.
Mise en forme conditionnelle : pour mettre en évidence des écarts financiers et suivre des paiements en retard ou des factures impayées.
Outils de gestion des données : pour supprimer des doublons, fractionner et conserver des données comptables.
Graphiques et visualisation : pour analyser et suivre les finances afin de contrôler la rentabilité.
Protection et sécurisation des données : pour verrouiller des cellules, protéger des feuilles ou classeurs et suivre l’historique des modifications.
Macros et automatisation (VBA) : pour automatiser des tâches répétitives, créer des scripts personnalisés.
Gestion des scénarios et simulations : pour prévoir différents budgets, simuler des objectifs financiers et tester l’impact de certaines variables.
Importation et exportation des données : pour intégrer des relevés bancaires ou des factures, exporter des rapports comptables, etc.
Outils de collaboration : pour partager des fichiers et permettre un travail collaboratif en temps réel avec plusieurs utilisateurs.
✅ Personnalisation de l’outil
Excel est un logiciel de comptabilité (mais pas que) très puissant. Doté de fonctionnalités de base et d’autres plus complexes, il permet à tout type d’entreprise, quel que soit son secteur d’activité, de l’utiliser pour sa gestion comptable. Il peut s’adapter aux besoins spécifiques de chaque activité, grâce, entre autres, à la personnalisation des feuilles de calcul.
✅ Facilité d’analyse des données
Les formules et tableaux croisés dynamiques d’Excel facilitent l’analyse et le contrôle des données. En cas d’erreur, vous en serez aussitôt informé grâce à l’automatisation des formules.
À retenir : Excel est un très bon logiciel comptable qui convient à différents cas de figure :
- Comptabilité simplifiée sans TVA (auto-entrepreneurs sous les seuils de tolérance) ; - Petites entreprises avec peu de transactions ; - Suivi des recettes et dépenses pour une gestion personnelle ; - Utilisation temporaire avant de basculer vers un logiciel comptable global.
Les limites du logiciel pour faire sa compta
Même s’il présente des avantages certains pour votre comptabilité, Excel accuse quelques limites. On fait le point.
❌ Risque d’erreurs humaines
Malgré l’automatisation, vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur sur Excel. Il s’agit là d’un inconvénient notoire.
❌ Aucune conformité légale
Si efficace qu’il soit, Excel ne peut pas remplacer un outil de gestion comptable certifié, comme celui proposé par Pennylane. La loi finances de 2018 impose l’utilisation de logiciels certifiés pour limiter la fraude à la TVA, aux entreprises françaises.
Un problème qui sera prochainement résolu, lorsque la réforme de la facturation électronique et de l’e-reporting entrera en vigueur.
Sans oublier qu’il n’est pas possible d’éditer de journal comptable normé via Excel, ce qui pose problème en cas de contrôle fiscal.
❌ Pas de calcul automatique de TVA
En parlant de TVA, il n’existe pas de formule prédéfinie pour calculer automatiquement la TVA. Une carence qui vous oblige à créer une formule vous-même, augmentant ainsi le risque d’erreur. De même, la plupart des logiciels de comptabilité proposent la déclaration automatique de TVA selon les données comptables enregistrées. Une fonctionnalité qui n’existe pas sur Excel.
❌ Incompatibilité avec les grands volumes
Votre entreprise gère un nombre conséquent de données comptables ? Malgré sa puissance, Excel présente des failles : plus les fichiers sont volumineux, plus leur temps de chargement est élevé et plus leur gestion est difficile.
❌ Pas de connexion aux établissements financiers
Avec Excel, impossible d’effectuer des rapprochements bancaires.
❌ Temps de gestion élevé
La gestion comptable par Excel est chronophage, car elle nécessite de nombreux contrôles ainsi que des manipulations supplémentaires (rapprochements bancaires manuels, calcul des amortissements, édition de bilans comptables ou de comptes de résultats…).
Comment mettre en place un fichier comptable sur Excel ?
Création des feuilles essentielles
Feuille "Paramètres" : Elle regroupe les catégories de dépenses et de recettes ;
Feuille "Journal comptable" : Elle permet d’enregistrer avec des données structurées par colonnes (date, description, catégorie, montant, mode de paiement, solde…) ;
Feuille "Bilan mensuel" : Elle permet de synthétiser vos données pour un suivi global.
Utilisation des formules de base
Lorsqu’on utilise Excel pour sa comptabilité, il y a des formules incontournables à utiliser. Parmi elles :
Somme automatique (=SOMME()) pour additionner les valeurs d’une colonne ;
Somme par catégorie (=SOMME.SI)
Somme selon plusieurs critères (=SOMME.SI.ENS) ;
Si conditionnel (=SI()) pour catégoriser automatiquement les transactions ;
Moyenne pour analyser des tendances (=MOYENNE())
RechercheV (XLOOKUP) pour automatiser certaines données.
Optimiser et automatiser sa comptabilité sur Excel
Vous êtes une petite entreprise ou un entrepreneur individuel ? Vous souhaitez utiliser Excel en attendant que votre activité se développe ? C’est possible. On vous explique comment profiter au mieux des fonctionnalités de cet outil.
Utilisation des tableaux croisés dynamiques
Les tableaux croisés dynamiques peuvent effrayer, mais ils permettent d’analyser rapidement des dépenses par catégorie ou encore de suivre des tendances mensuelles.
Les avantages :
Génération instantanée de rapports financiers personnalisés ;
Permet de filtrer, trier et grouper les données sans formules complexes ;
Très utile pour un bilan comptable rapide et précis.
Graphiques et visualisation des données
Les graphiques permettent une vue d’ensemble et claire de vos données. Avec un tableau Excel bien rempli, vous pouvez générer automatiquement un graphique ou un diagramme en sélectionnant les catégories de valeurs de votre choix.
Automatisation avec des macros
Les macros ont vocation à vous faire gagner du temps et à garantir l’enregistrement de vos données en cas de fermeture inopinée du fichier.
➡️ Mettre en place des macros permet :
de trier, filtrer et classer automatiquement des transactions (par date, valeur, client, catégorie, etc.)
d’automatiser l'import de données bancaires (format CSV ou Excel) ;
de générer automatiquement des factures (en petites quantités - idéal pour les petites structures).
Bon à savoir : Cette solution ne sera plus conforme lorsque la facture électronique deviendra obligatoire (dès 2026 pour les grandes entreprises et 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises).
Compta sur Excel : bonnes pratiques et conseils pour une gestion optimale
Excel est un logiciel puissant qui s’avère utile en comptabilité. Pour une gestion optimale, il est conseillé de :
Mettre à jour régulièrement les entrées ;
Vérifier et faire le rapprochement avec vos relevés bancaires ;
Sauvegarder les fichiers Excel (Cloud, clé USB).
✔ Enregistrez vos transactions au fur et à mesure pour éviter de tout gérer d’un coup et de faire des erreurs ; ✔ Créez une feuille dédiée aux nouvelles entrées puis reportez-les dans le tableau principal après validation ; ✔ Utilisez des listes déroulantes et des modèles préformatés pour faciliter la saisie ; ✔ Activez la mise en forme conditionnelle pour détecter les valeurs aberrantes ; ✔ Ne vous fiez pas uniquement à vos tableaux Excel : comparez systématiquement vos données comptables avec vos données bancaires ; ✔ Mettez en place des Macros sur vos fichiers afin d’enregistrer les modifications effectuées à chaque fermeture.
N’hésitez pas à passer au niveau supérieur en souscrivant un abonnement à un logiciel de gestion comptable complet (en ligne ou non)
