Comment faire une facture lorsqu'on est auto-entrepreneur ?

Comprendre le concept de facture auto-entrepreneur

Une facture auto-entrepreneur est un document commercial qu'un auto-entrepreneur émet pour demander le paiement des biens livrés ou des prestations fournies à un client. C'est un élément clé de la gestion d'entreprise, directement lié à la traçabilité financière et la conformité fiscale.

En tant qu'auto-entrepreneur, vous êtes dans l’obligation de fournir une facture en cas de vente d'un bien ou prestation de service à un client professionnel, quel que soit la nature de la vente et son montant.

Le processus de facturation ne se limite pas à une simple formalité administrative. Il s'agit d'une preuve juridique, commerciale, comptable et fiscale de l’opération d’achat, de vente et de prestation de service entre vous et le client.

Établir des factures répond à une réglementation précise et nécessite une rigueur particulière. Une facture incorrecte peut entraîner des complications juridiques et fiscales.

Les obligations légales pour la facturation

Pour la facturation en tant qu'auto-entrepreneur, le respect de certaines obligations légales est impératif. L'émission d'une facture est obligatoire lorsque vous effectuez une mission pour le compte d'un professionnel. Ces factures doivent être rédigées en français et établies en deux exemplaires.

Chaque facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Ces mentions, qui varient selon la nature de votre activité et votre situation vis-à-vis de la TVA, permettent de garantir la transparence et la traçabilité des transactions.

Enfin, la conservation des factures est une obligation légale. Cela facilite non seulement le suivi de vos transactions, mais c'est également un gage de sécurité en cas de contrôle fiscal.

Dans le cadre du passage progressif à la facturation électronique, des changements sont à prévoir. À partir du 1er septembre 2027, vous devrez éditer vos factures B2B au format dématérialisé et les transmettre à vos clients via un portail officiel dédié.

Mentions obligatoires sur une facture auto-entrepreneur

Les informations personnelles et professionnelles

Chaque facture doit comporter des informations précises sur l'auto-entrepreneur. Premièrement, le nom et prénom de l'auto-entrepreneur, suivi ou précédé de la mention « Entreprise individuelle » ou « EI ». Deuxièmement, l'adresse de domiciliation de l’auto-entrepreneur, qui peut être différente de l'adresse de facturation si nécessaire.

Si l'activité de l'auto-entrepreneur nécessite une assurance professionnelle, comme c'est le cas pour certaines activités artisanales, il faut également mentionner les détails de cette assurance. Cela inclut le nom de l'assureur ou du garant, ainsi que la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Enfin, il est crucial de mentionner la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité sur toutes les factures. A partir du 1er juillet 2024, il sera également obligatoire d'ajouter le numéro SIREN de votre client et l’adresse de livraison des biens.

Les détails sur le client

Les informations concernant le client doivent être clairement indiquées sur la facture. Cela comprend le nom ou la raison sociale du client, ainsi que le nom commercial si applicable. L’adresse du client doit aussi être mentionnée, en particulier l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation. De plus, pour les clients professionnels, il est obligatoire d'ajouter le numéro Siren. Il est essentiel de veiller à la précision de ces informations pour assurer la validité de la facture.

La désignation des produits ou services

La désignation des produits vendus ou des services réalisés est une mention obligatoire sur toute facture. Les détails doivent être précis pour éviter toute ambiguïté. Il faut notamment indiquer :

• La quantité de produits ou le volume des services rendus,

• Le prix unitaire hors taxes (HT),

• Le prix total HT.

Cette décomposition permet de comprendre facilement comment le montant total est déterminé. Dans le cas de vente de produits, il peut être utile de préciser également les références des articles vendus.

N'oubliez pas d'ajouter la date d’exécution de la vente ou de la prestation de service réalisée, cette mention est également obligatoire.

Les informations sur la TVA

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un élément crucial dans la facturation pour les auto-entrepreneurs. En règle générale, les auto-entrepreneurs ne sont pas soumis à la TVA, sauf cas particuliers. Ils peuvent opter pour un régime réel d'imposition à la TVA s'ils dépassent les seuils de franchise en base de TVA, ce qui leur permet de déduire la TVA sur leurs achats. Dans ce cas, ils doivent mentionner leur numéro individuel d'identification à la TVA sur chaque facture.

Les auto-entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA doivent indiquer sur leurs factures : "TVA non applicable, article 293B du code général des impôts". Ce dispositif exonère le micro-entrepreneur de déclarer et payer la TVA sur les prestations ou ventes qu’il réalise.

Toutefois, il est important de noter que si vous interagissez avec des clients entreprises soumis à la TVA, ces derniers ne pourront pas déduire la TVA de votre facture. Il est donc recommandé d'intégrer la déduction de TVA dans vos tarifs pour rester compétitif.

Enfin, à partir du 1er juillet 2024, les auto-entrepreneurs devront ajouter l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits sur leurs factures.

Comment créer une facture auto-entrepreneur

Choisir un modèle de facture

Opter pour un modèle de facture adapté est une étape cruciale pour les auto-entrepreneurs. Un modèle de facture efficace vous permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de facturation. Il existe de nombreux modèles de facture disponibles en ligne qui peuvent être téléchargés gratuitement. Certains de ces modèles sont spécifiquement conçus pour les auto-entrepreneurs et comprennent toutes les mentions légales obligatoires.

Il existe des modèles de facture sous divers formats, tels que Word, Excel ou PDF. Chaque format a ses avantages. Par exemple, un modèle Excel peut automatiquement calculer le montant total de la facture, tandis qu'un modèle Word peut être plus facilement personnalisable.

Lorsque vous choisissez un modèle de facture, assurez-vous qu'il comprend tous les éléments essentiels, tels que vos informations personnelles et professionnelles, les informations du client, la désignation des produits ou services, et les informations sur la TVA.

Veuillez noter que même si un modèle de facture peut faciliter le processus de facturation, il est essentiel de vérifier chaque facture pour s'assurer qu'elle est conforme à la loi. N'oubliez pas que la facturation incorrecte peut entraîner des complications juridiques et fiscales.

Utiliser un logiciel de facturation

L'usage d'un logiciel de facturation offre une solution pratique pour les auto-entrepreneurs désireux d'optimiser leur gestion administrative. Ces outils offrent des fonctionnalités telles que la création automatique de factures, le suivi des paiements et le respect des obligations légales.

Plusieurs solutions sont disponibles sur le marché, y compris :

• Pennylane : connu pour son côté tout-en-un qui inclut aussi la gestion de la comptabilité et de la finance

• Henrri : applaudi pour sa facilité d'utilisation et ses modèles de factures professionnels.

• Zervant : apprécié pour ses fonctionnalités de création de devis et de facturation en ligne.

Ces logiciels intègrent souvent des options d’envoi et de suivi des factures, ce qui peut faciliter la relance des clients en cas de retard de paiement. Certains offrent même une version mobile pour gérer vos factures où que vous soyez.

Néanmoins, il est essentiel d'évaluer vos besoins avant de choisir, car chaque logiciel a ses propres forces et limites. Par exemple, certains peuvent être plus adaptés aux services, d'autres aux ventes de produits. De même, certaines solutions peuvent offrir des options supplémentaires comme la gestion des stocks ou la comptabilité, qui pourraient être utiles selon votre activité.

Rédiger la facture en ligne

Rédiger une facture en ligne est une pratique courante pour les auto-entrepreneurs. Pour ce faire, plusieurs plateformes proposent cette option. Vous devrez d'abord vous inscrire sur la plateforme de votre choix en fournissant les informations nécessaires. Ensuite, vous pouvez créer votre facture en remplissant un formulaire en ligne avec les détails de la transaction.

La plupart des plateformes proposent des modèles de factures pré-formatés qui incluent toutes les mentions légales obligatoires. Vous pouvez également personnaliser la mise en page et le design de la facture selon vos préférences.

Caractéristiques à considérer lors de la sélection d'une plateforme de facturation en ligne :

• Compatibilité avec le statut d'auto-entrepreneur

• Facilité d'utilisation

• Options de personnalisation

• Possibilité d'envoyer la facture directement au client depuis la plateforme

• Options de suivi des paiements

• Sécurité des données

Il existe de nombreuses plateformes de facturation en ligne, certaines gratuites, d'autres payantes offrant des fonctionnalités supplémentaires. Il convient de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins.

Tutoriel : Comment faire une facture auto-entrepreneur avec Excel

Créer une facture en tant qu'auto-entrepreneur avec Excel est une méthode simple et efficace. Pour commencer, assurez-vous d'avoir une version d'Excel installée sur votre ordinateur. Voici les étapes à suivre :

1. Ouvrez un nouveau fichier Excel : Vous pouvez le faire en cliquant sur 'Fichier' puis 'Nouveau'.

2. Créez votre en-tête : Saisissez votre dénomination sociale, votre adresse, votre numéro de SIREN et vos coordonnées de contact dans la première cellule.

3. Renseignez les informations du client : Dans les cellules suivantes, inscrivez la dénomination sociale du client, son adresse et son numéro de SIREN.

4. Listez les produits ou services : Pour chaque ligne de produit ou service, indiquez la description, la quantité, le prix unitaire et le montant total. Excel facilite le calcul du total en multipliant automatiquement la quantité par le prix unitaire.

5. Calculez le montant total de la facture : Additionnez tous les montants de chaque ligne pour obtenir le total hors taxes (HT) de la facture. En tant qu'auto-entrepreneur, vous n'êtes généralement pas soumis à la TVA, par conséquent, le montant total TTC sera égal au montant total HT.

6. Ajoutez les mentions légales : Par exemple, le numéro de registre du commerce ou du répertoire des métiers, la ville du greffe, la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI", etc.

7. Enregistrez et imprimez la facture : Enregistrez votre facture sous un nom facilement identifiable avec une séquence chronologique pour la retrouver facilement. Vous pouvez ensuite l'imprimer ou l'envoyer par email à votre client.

Rappel : Vérifiez toujours que toutes les informations fournies sur la facture sont correctes et conformes aux obligations légales. Vous pouvez vous référer aux sections précédentes pour plus de détails sur ces obligations.

Tutoriel : Comment faire une facture auto-entrepreneur avec un logiciel de facturation

Pour débuter, sélectionnez un logiciel de facturation adapté à vos besoins. Des options populaires incluent Pennylane, SumUp Factures, ou encore MyAE. Une fois votre logiciel choisi, créez un compte utilisateur.

La première étape de la facturation consiste à remplir vos informations personnelles et professionnelles. Ces détails seront automatiquement inclus dans toutes vos factures futures.

Ensuite, pour chaque facture, renseignez les informations du client, ainsi que les détails sur le produit ou le service rendu. Assurez-vous d'inclure la désignation, la quantité, le prix unitaire, et le montant total.

Votre logiciel calculera alors automatiquement le montant total de la facture. Pour les auto-entrepreneurs, n'oubliez pas d'ajouter la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI".

Enfin, sauvegardez votre facture et envoyez-la directement à votre client via le logiciel. Certains outils permettent même de suivre le statut de paiement de la facture.

Notez que chaque logiciel peut avoir une interface différente, mais ces étapes de base restent généralement similaires.

L'importance d'une bonne gestion des factures dans la micro entreprise

Gérer les impayés

Face à un impayé, l'auto-entrepreneur dispose de plusieurs options pour récupérer les sommes dues.

D'abord, la relance à l'amiable : celle-ci peut se faire par mail ou par téléphone. Elle vise à rappeler au client son obligation de régler la facture.

Si cette première étape s'avère infructueuse, l'auto-entrepreneur peut envoyer une mise en demeure par courrier recommandé. Ce dernier constitue une demande formelle de paiement qui mentionne la date de règlement initiale et le montant impayé.

En cas de non-paiement suite à la mise en demeure, l'auto-entrepreneur a le droit de recourir à une société de recouvrement ou à un avocat pour engager des poursuites.

Rappelons que le créancier peut recevoir une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, quel que soit le retard de la facture.

N'oubliez pas l'importance de garder tous les échanges avec vos clients, ils peuvent servir de preuve lors de vos relances.

L'utilisation d'un logiciel de gestion en ligne permet également de garder un œil en temps réel sur vos factures.

Suivre les paiements

Le suivi des paiements est une étape clé dans la gestion de votre activité d'auto-entrepreneur. Il vous permet de garder une trace des factures payées et de celles encore en attente de règlement. Pour ce faire, utilisez un logiciel de facturation qui offre la fonctionnalité de suivi des paiements. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble de vos finances et de prévenir les retards de paiement.

• Gestion des paiements en attente : Les logiciels de facturation peuvent envoyer des notifications automatiques pour rappeler aux clients les paiements en retard.

• Suivi en temps réel : Le suivi en temps réel vous permet d'être informé dès qu'un paiement est effectué. Cela vous aide à maintenir une trésorerie saine.

• Gestion des retards de paiement : En cas de retard de paiement, il est essentiel de prendre des mesures rapidement pour récupérer les sommes dues. Les logiciels de facturation peuvent vous aider à gérer efficacement ces situations.

Il est recommandé de vérifier régulièrement le statut de vos factures pour vous assurer que tous vos clients ont bien réglé leurs dettes. Cela peut également vous aider à identifier les clients qui ont tendance à payer en retard, vous permettant ainsi de prendre des mesures préventives pour éviter les impayés.

Archiver les factures

L'archivage des factures est une obligation légale pour tout auto-entrepreneur. Chaque facture doit être conservée pendant une période de 10 ans à partir de la date de sa dernière opération. Cette règle s'applique que les factures soient au format papier ou électronique.

Il est conseillé d'organiser vos factures de manière chronologique pour faciliter leur recherche en cas de besoin. Vous pouvez également opter pour une solution numérique d'archivage, qui offre des avantages tels que la recherche rapide, la sauvegarde sécurisée et l'accès à distance.

• Factures papier : Si vous optez pour l'archivage physique, assurez-vous de disposer d'un espace de stockage sécurisé et organisé.

• Factures électroniques : Si vous préférez l'archivage numérique, il existe de nombreux logiciels ou services en ligne qui vous permettent de stocker vos factures de manière sécurisée.

Il est crucial de respecter ces délais et méthodes d'archivage car en cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de présenter toutes vos factures à l'administration.

Modèles et exemples de factures pour auto-entrepreneurs

Pour la réalisation de vos factures en tant qu'auto-entrepreneur, l'utilisation de modèles et exemples peut s'avérer très utile.

Des sites proposent des modèles de facture gratuits à télécharger. Vous trouverez aussi des modèles de facture Excel spécialement conçus pour les auto-entrepreneurs sur des sites comme WikiCréa. Ces modèles, souvent personnalisables, contiennent toutes les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture.

Des plateformes comme Appvizer proposent également plusieurs modèles de facture gratuits. Enfin, certains sites offrent des guides complets pour la réalisation de vos factures, en plus de modèles à télécharger.

• N'oubliez pas de vérifier que les modèles de facture que vous utilisez sont conformes aux obligations légales en vigueur.

Pour personnaliser votre facture, n'hésitez pas à y ajouter votre logo ou votre slogan.

Facture auto-entrepreneur sans TVA : comment faire ?

Comprendre le régime de la TVA en micro entreprise

Le régime de la TVA pour les micro-entrepreneurs est spécifique. Par défaut, ces derniers sont sous le régime de la franchise en base de TVA, ce qui signifie qu'ils sont dispensés de déclaration et de paiement de cette taxe. Sur leurs factures, ils doivent donc mentionner "TVA non applicable, article 293 B du CGI".

Cependant, ce régime peut ne pas être adapté à tous les types d'activités. De plus, si le chiffre d'affaires de l'auto-entrepreneur dépasse certains seuils (91 900€ pour l’achat ou la vente de biens, ou 36 800€ pour les prestations de service), il peut perdre le bénéfice de la franchise en base de TVA. Dans ce cas, il a l'obligation de facturer la TVA à ses clients et de la déclarer à l'administration fiscale.

Rédiger une facture HT ou TTC ?

Lors de la rédaction d'une facture en tant qu'auto-entrepreneur, la décision de facturer HT (Hors Taxes) ou TTC (Toutes Taxes Comprises) dépendra de votre statut vis-à-vis de la TVA.

Généralement, les auto-entrepreneurs sont exonérés de TVA jusqu’à un certain seuil de chiffre d'affaires - 91.900 € pour les activités d’achat et de revente de marchandises et jusqu’à 36.800 € pour les prestations de services. Dans ce cas, vous facturez HT et devez indiquer sur vos factures la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Cependant, si vous dépassez ces seuils, vous perdez le bénéfice de la franchise en base de TVA et devez alors facturer TTC. Dans cette situation, vous devrez déclarer et reverser la TVA collectée à l'administration fiscale.

Déclaration Urssaf et facturation : ce qu'il faut savoir

Pour un auto-entrepreneur, la déclaration Urssaf est un processus essentiel permettant de déclarer le chiffre d'affaires et de payer les cotisations sociales. La déclaration peut se faire en ligne, sur le portail officiel de l'Urssaf dédié aux auto-entrepreneurs. Il est possible de déclarer le chiffre d'affaires chaque mois ou trimestre, selon le choix de l'auto-entrepreneur.

Il faut savoir que le chiffre d'affaires à déclarer est un chiffre d'affaires brut, c'est-à-dire sans aucune déduction. Les auto-entrepreneurs sont aussi tenus d'indiquer le type de leur chiffre d'affaires : BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) pour les activités commerciales ou BNC (Bénéfices Non Commerciaux) pour les activités libérales.

Concernant la facturation, chaque facture doit porter un numéro unique et chronologique. Les numéros de facture doivent suivre un ordre chronologique sans interruption.

Logiciels de facturation pour auto-entrepreneurs : comparatif

Les options payantes

Pour ceux qui sont prêts à investir dans un logiciel de facturation pour auto-entrepreneurs, plusieurs solutions payantes se distinguent. Pennylane est souvent recommandé pour son aspect tout-en-un et sa capacité à automatiser les relances clients et le suivi en temps réel. Magniv Pro est souvent plébiscité pour son excellent rapport qualité/prix. Factomos, MyFacturation et Tiime sont des logiciels made in France qui offrent de nombreuses fonctionnalités. Abby est également apprécié pour sa simplicité d'utilisation et pour ses options de gestion.

Chaque logiciel offre des fonctionnalités spécifiques, il est donc recommandé de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques.

Les options gratuites

Pour les auto-entrepreneurs recherchant des solutions gratuites, plusieurs options s'offrent à eux. Parmi elles, Henrri est fréquemment cité comme un logiciel de facturation gratuit de qualité.

Une autre alternative est Facture.net. Ce logiciel de facturation est 100 % gratuit et a déjà convaincu de nombreux utilisateurs pour la gestion de leurs devis et factures.

Indy, anciennement Georges, est également réputé pour être un logiciel assez complet. Bien qu'il propose des offres payantes, une version gratuite est disponible pour les travailleurs indépendants en France.

Ces logiciels peuvent aider les auto-entrepreneurs à gérer leurs factures de manière plus efficace, sans pour autant peser sur leur budget.

Devis et facture auto-entrepreneur : quelles différences ?

Engager une transaction commerciale en tant qu'auto-entrepreneur implique généralement deux documents clés : le devis et la facture. Bien que similaires dans leur présentation, ces documents ont un rôle et un timing différents dans le cycle de vente. Le devis est un document précontractuel qui intervient en amont de la transaction. Il détaille l'offre de l'auto-entrepreneur, y compris les services ou produits proposés, leur quantité et leur coût. Il sert à informer le client sur le coût prévisionnel de la prestation ou du produit avant qu'il ne s'engage. Il devient contractuel une fois qu'il est accepté et signé par le client.

D'autre part, la facture est produite après la réalisation de la vente ou prestation. Elle sert de preuve de la transaction et récapitule les éléments déjà présents dans le devis (description des services ou produits, quantité, coût), auxquels s'ajoutent la date de la transaction, le montant total à payer, et d'autres informations spécifiques liées à la facturation.

Erreurs à éviter lors de la rédaction d'une facture auto-entrepreneur

Erreurs dans les mentions obligatoires

Certaines erreurs peuvent se glisser dans l'indication des montants sur la facture. Veillez à toujours vérifier le montant total TTC, mais aussi le montant HT si votre activité est soumise à la TVA. Assurez-vous également que le montant correspond bien à la somme des prix unitaires multipliés par les quantités pour chaque produit ou service facturé.

Omission de la mention "Exonéré de TVA"

Les auto-entrepreneurs bénéficient d'une franchise de TVA, il est donc essentiel d'inclure la mention "Exonéré de TVA, art. 293 B du CGI" sur chaque facture. Omettre cette mention peut entraîner des sanctions, car cela pourrait être interprété comme une intention de percevoir la TVA sans la reverser à l'administration fiscale.

Erreurs dans la numérotation des factures

La numérotation des factures doit suivre un ordre chronologique sans interruption. Une erreur dans la séquence des numéros de facture peut rendre la comptabilité de l'entreprise difficile à suivre et peut causer des problèmes lors d'un contrôle fiscal.

Non-respect des nouvelles mentions obligatoires

Suite à un décret de 2022, à partir du 1er juillet 2024, les auto-entrepreneurs sont tenus d'ajouter 4 nouvelles mentions obligatoires sur leurs factures. Il sera donc crucial de se tenir au courant des dernières mises à jour législatives pour éviter toute infraction.

Erreurs dans le calcul des montants

Le calcul des montants sur une facture est une étape cruciale et source de potentielles erreurs. Des erreurs de calcul peuvent survenir lors de l'addition des montants unitaires, de l'application d'une réduction ou d'une remise forfaitaire, ou encore lors du calcul du montant total.

Pour éviter toute erreur, vérifiez attentivement les éléments suivants :

• Chaque produit ou service facturé doit être associé à un prix unitaire. Multipliez ce prix par la quantité pour obtenir le montant total de chaque ligne.

• Si une réduction de prix ou une remise forfaitaire est appliquée, assurez-vous qu'elle est correctement déduite du montant total.

• Le montant total de la facture doit correspondre à la somme de tous les montants de chaque ligne, après application des réductions ou remises.

N'oubliez pas que si vous êtes redevable de la TVA, vous devez indiquer le montant HT, le taux de TVA applicable et le montant TTC. En revanche, si vous êtes exonéré de TVA, la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" doit figurer sur la facture.