Comprendre l'importance de l'archivage des factures
L'archivage des factures est une étape cruciale de la gestion d'une entreprise. Il répond à plusieurs besoins et enjeux.
Premièrement, l'enjeu légal : les entreprises sont tenues par la loi de conserver leurs factures pour une durée déterminée. C'est une garantie pour l'administration fiscale en cas de contrôle de la comptabilité.
Deuxièmement, l'enjeu organisationnel : un archivage rigoureux permet de retracer l'historique des transactions commerciales, facilitant ainsi la gestion interne.
Enfin, l'enjeu sécuritaire : une bonne conservation des factures assure leur préservation physique et la confidentialité des informations qu'elles contiennent.
Quels documents conserver pour une entreprise ?
Pour une gestion efficace, une entreprise doit conserver plusieurs types de documents. Les factures clients et fournisseurs, qu'elles soient sous format papier ou électronique, ont déjà été mentionnées. Cependant, d'autres documents tout aussi importants doivent être conservés. Il s'agit des contrats de travail, des déclarations en douane, des notes de frais et des procès-verbaux d’assemblées générales. Ces documents doivent être conservés pendant une période allant de 5 à 10 ans en fonction de leur nature. Notons aussi que la piste d’audit fiable (devis, bon de commande, bon de livraison, justificatif de paiement) doit être archivée, en format électronique ou papier.
La durée légale de conservation des factures
Durée de conservation des factures clients et fournisseurs
La durée légale de conservation des factures clients et fournisseurs est fixée à 10 ans, conformément à l'article L123-22 du Code de commerce. Ce délai court à partir de la clôture de l'exercice comptable durant lequel la facture a été émise.
Il convient de préciser que ce délai est une durée minimale. L'entreprise peut choisir de conserver ses factures plus longtemps si elle le juge nécessaire. Cependant, il est essentiel que les factures soient conservées dans de bonnes conditions pour garantir leur intégrité et leur lisibilité en cas de contrôle.
Il est également important de noter que ce délai s'applique aussi bien aux factures papier qu'aux factures dématérialisées.
La conservation des factures clients et fournisseurs permet à l'entreprise de disposer de preuves en cas de litiges commerciaux ou de contrôle fiscal. Elle est également indispensable pour la bonne tenue de la comptabilité de l'entreprise.
Enfin, sachez qu'en cas de non-respect de ces obligations, l'entreprise s'expose à des sanctions.
Combien de temps garder les factures d'électricité et de téléphone ?
Pour les factures d'électricité et de téléphone, le délai de conservation est plus court. La durée légale est de 5 ans selon la Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes (DGCCRF) et le site gouvernemental service-public.fr. Cela concerne tous les fournisseurs d'électricité et de téléphone. Il est recommandé de conserver ces factures car elles peuvent servir de preuve en cas de contestation du montant ou de demande de régularisation. Leur conservation permet également de garder une trace de vos dépenses énergétiques sur plusieurs années, ce qui peut être utile pour évaluer votre consommation et repérer d'éventuelles anomalies.
Combien de temps conserver les avis d'imposition et les quittances de loyer ?
Pour les avis d'imposition, le délai de conservation est de 3 ans à partir de l'année qui suit l'année d'imposition. Il s'agit d'une durée minimale, et leur conservation permet de disposer de preuves en cas de contrôle fiscal. Les quittances de loyer, quant à elles, doivent être conservées pendant toute la durée de la location et 3 ans après. Elles constituent une preuve de paiement et de domiciliation. L'archivage rigoureux de ces documents est essentiel pour éviter toute contestation éventuelle.
Tableau récapitulatif : combien de temps garder vos documents ?
Pour faciliter la gestion de vos documents, nous vous proposons un tableau récapitulatif des durées de conservation par type de document. Ces durées sont à respecter pour être en conformité avec les réglementations en vigueur et pour assurer un suivi optimal de vos activités.
Factures clients et fournisseurs : 10 ans
Contrats de travail : 5 ans
Déclarations en douane : 3 ans
Notes de frais : 6 ans
Factures d'électricité, de téléphone et d'eau : 5 ans
Avis d'imposition : 3 ans
Quittances de loyer : Durée de la location + 3 ans
Il est à noter que ces durées représentent le minimum légal, vous pouvez conserver vos documents plus longtemps si vous le jugez nécessaire.
L'archivage numérique : une solution pratique et sécurisée
Archivage des factures électroniques : comment ça marche ?
L'archivage des factures électroniques repose sur plusieurs principes. La numérisation, qui transforme les factures physiques en format digital. Les factures sont ensuite stockées de manière sécurisée sur un serveur ou dans le cloud. Ce mode de conservation permet une recherche et une gestion facilitées, tout en économisant de l'espace de stockage.
L’archivage doit respecter certains critères pour être considéré comme légal. Il doit garantir l'authenticité de l’origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures (article 289 du Code Général des impôts). Pour cela, l'utilisation d'un logiciel d’archivage électronique (SAE) est souvent nécessaire. Il assure la conservation, l’intégrité et l’accessibilité des informations à long terme.
Certains services proposent l’archivage des factures pour l’émetteur pendant 10 ans. Cette prestation est souvent gratuite et optionnelle, et permet un accès aux pièces comptables et justificatives.
Les avantages des factures dématérialisées
L'adoption des factures dématérialisées offre de multiples avantages. D'abord, elles génèrent des économies substantielles, notamment en coûts de gestion, d'impression et de stockage. Elles permettent aussi un gain de place conséquent et un gain de temps indéniable, facilitant la recherche et le traitement des documents.
Les factures numériques contribuent à une meilleure productivité et à une meilleure efficacité opérationnelle en regroupant toutes les données dans un même outil. Elles favorisent en outre le travail collaboratif et rendent possible le traitement à distance.
Enfin, elles permettent de normaliser le processus de gestion des factures pour faciliter leur vérification, leur rapprochement et leur validation par le service comptable. Assurer l'uniformité de l'archivage de l'ensemble des documents est également un des rôles principaux de la dématérialisation.
Choisir un logiciel d'archivage pour vos factures
Opter pour un logiciel d'archivage de factures est un choix pertinent pour une gestion optimale de vos documents comptables. Cependant, il est essentiel de sélectionner un outil qui répond à vos besoins spécifiques. Différents critères peuvent vous aider dans ce choix :
Fonctionnalités d'automatisation : un logiciel efficace doit offrir des fonctionnalités qui automatisent, entre autres, la mise en place de circuits de validation dématérialisés et la conversion des factures en différents formats.
Conformité légale : le logiciel doit aider à se conformer aux exigences légales en matière de conservation et de gestion des factures.
Recherche et récupération : des fonctionnalités de recherche avancées permettent une récupération facile des factures.
Couverture fonctionnelle : le logiciel doit être adapté aux différents types d’entreprises et doté de couvertures fonctionnelles variées.
Polyvalence : certains outils gèrent d'autres documents tels que les bons de commande ou les devis.
Parmi les logiciels reconnus, on peut citer Pennylane, Axonaut, Sage 50, Evoliz, Zeendoc. Il est recommandé de comparer plusieurs logiciels avant de faire votre choix.
Mise en place d'un système d'archivage automatique
Comment archiver automatiquement vos factures ?
Pour archiver automatiquement vos factures, plusieurs solutions s'offrent à vous. L'une des plus simples est d'utiliser un logiciel de gestion électronique des documents (GED) qui vous permet de créer une base données centralisée où les factures peuvent être stockées, organisées et récupérées facilement.
Certains de ces logiciels proposent des fonctionnalités d'automatisation avancées. Par exemple, ils peuvent classer les factures entrantes dans le bon dossier électronique du fournisseur et extraire les données pertinentes.
Il est également possible d'automatiser l'archivage de vos factures à l'aide d'un programme comme Excel. Avec un peu de configuration, Excel peut gérer de manière automatique vos factures et créer une zone d'archive numérique.
La mise en place d'un système de classification logique et cohérent facilite la gestion et la récupération des archives. Veillez à respecter les délais de conservation pour chaque type de document pour éviter les violations des règles de conformité.
Assurez-vous que votre système d'archivage automatique offre une protection suffisante contre la perte, la corruption ou l'accès non autorisé.
Pourquoi opter pour un archivage automatique ?
L'archivage automatique des factures présente plusieurs avantages qui peuvent améliorer l'efficacité de votre entreprise. D'abord, l'automatisation permet d'économiser du temps précieux que vous pouvez consacrer à d'autres tâches essentielles. Ensuite, elle minimise les erreurs humaines qui peuvent survenir lors de l'archivage manuel. En effet, les logiciels d'archivage automatique s'assurent que chaque facture est classée correctement, éliminant ainsi le risque de perte ou de mauvais classement des documents.
De plus, ces systèmes offrent généralement des fonctionnalités de recherche avancées, ce qui facilite la localisation et l'accès aux factures archivées. Enfin, la plupart des solutions d'archivage automatique assurent une meilleure sécurisation des informations, avec des options de chiffrement et de sauvegarde régulière pour éviter toute perte de données.
Gérer l'archivage des factures dans une société
La gestion de l'archivage des factures dans une société doit être rigoureuse et organisée. Deux approches peuvent être envisagées : l'archivage physique et l'archivage électronique.
L'archivage physique implique la conservation des factures imprimées dans des dossiers et classeurs dédiés. Cette méthode nécessite un espace de stockage suffisant, ainsi qu'un système de classement efficace pour faciliter l'accès aux documents.
Pour l'archivage électronique, les factures sont généralement scannées et stockées dans une base de données numérique. Ces solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) peuvent offrir des fonctionnalités avancées comme la recherche rapide, l'accès à distance, et même l'automatisation du classement et de l'extraction des données.
Voici quelques conseils pour une gestion optimale de l'archivage :
Mettez en place un système de classement cohérent, que ce soit pour l'archivage physique ou électronique.
Assurez-vous de la sécurité de vos factures, notamment pour l'archivage électronique. Les données doivent être protégées contre toute perte, corruption ou accès non autorisé.
Respectez les délais de conservation légale pour chaque type de facture.
L'archivage des notes de frais et des bons de vente
L'archivage des notes de frais et des bons de vente est également crucial pour une entreprise. Ces documents sont des justificatifs nécessaires pour attester des dépenses engagées dans le cadre d’une activité professionnelle. Comme toutes les pièces comptables, les notes de frais doivent être conservées pendant une durée déterminée par la loi.
Pour ce qui est de l'archivage des notes de frais, plusieurs options sont possibles. Leur conservation peut être effectuée de manière traditionnelle, c'est-à-dire sur support papier. Cette méthode, bien que simple, nécessite un espace de stockage conséquent et un système de classement efficace.
Avec l'évolution de la technologie, l'archivage numérique est devenu une solution privilégiée. Il permet un gain de place appréciable, une meilleure organisation des documents et un accès plus rapide aux informations. Dans ce cas, les notes de frais sont numérisées et stockées sur un support informatique ou un serveur cloud sécurisé.
Il existe également des outils spécialisés qui permettent une gestion complète des notes de frais en zéro papier, depuis le scan des justificatifs jusqu’à leur archivage à valeur probante. Ces outils utilisent souvent la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour une lecture intelligente des documents.
Quant aux bons de vente, ils sont à conserver de la même manière que les factures, car ils constituent un élément essentiel de la correspondance commerciale.
