Comprendre le processus de facturation
Le processus de facturation via Pennylane est conçu pour être intuitif et simplifié. Il commence par la création de la facture dans l'interface utilisateur de Pennylane, où vous pouvez personnaliser votre facture en fonction de vos besoins. Vous pouvez y insérer toutes les informations requises, y compris les mentions obligatoires comme le nom de votre entreprise, le nom du service facturé ou le montant total à payer.
Une fois la facture créée, vous pouvez facilement l'envoyer à vos clients via e-mail ou la transférer automatiquement à ceux qui utilisent également Pennylane. Cette fonctionnalité assure une transmission instantanée des factures, permettant ainsi un suivi en temps réel de vos transactions.
Pour optimiser le processus, Pennylane offre également la possibilité de paramétrer l'envoi automatique de vos factures à une date précise. Cela peut être particulièrement utile pour les factures récurrentes ou les abonnements.
Pour une gestion optimale, l'outil dispose d'un module de saisie pour toutes les factures importées. Cette fonctionnalité vous permet de voir quand et comment les factures ont été ajoutées. De plus, l'édition de factures peut être paramétrée dans le menu des paramètres.
La définition d'une facture
Une facture est un document qui atteste d'une transaction commerciale réalisée entre un vendeur et un acheteur. Elle décrit précisément les biens vendus ou les prestations de services réalisées, ainsi que leur prix unitaire et total. Chaque facture est unique et doit être identifiable grâce à un numéro de la facture attribué de manière chronologique.
Bien plus qu'un simple récapitulatif, la facture est un élément fondamental du processus comptable. Elle constitue un justificatif comptable et une preuve juridique en cas de litige.
La facture peut prendre plusieurs formes : papier, électronique ou dématérialisée, en fonction de la réglementation en vigueur et des préférences de l'entreprise.
Notez que la facture n'est pas seulement un document administratif. Elle est aussi un outil de communication entre l'entreprise et ses clients, qui peut affecter leur perception de votre professionnalisme et de votre marque.
Les mentions obligatoires sur une facture
Les informations générales à inclure
Les informations générales à inclure sur une facture sont dictées par la loi pour assurer une transparence et une traçabilité des transactions commerciales. Ces informations permettent d'identifier clairement le vendeur et l'acheteur, ainsi que le détail de la transaction.
Identification du vendeur et de l'acheteur : Le nom complet et l'adresse de chaque partie sont indispensables. Pour les entreprises, cela inclut généralement la dénomination sociale, le numéro SIRET et, le cas échéant, le numéro d'identification à la TVA.
Références de la facture : Chaque facture doit avoir un numéro unique attribué de manière chronologique. La date d'émission de la facture doit également être indiquée.
Détails de la transaction : Il est nécessaire de préciser la date de la vente ou de la prestation de services, la quantité et la dénomination précise des produits ou services vendus. Le prix unitaire hors TVA de chaque produit ou service doit être spécifié, ainsi que le taux de TVA appliqué et le montant total de la TVA. Enfin, le montant total à payer HT et TTC doit être indiqué.
Ces informations générales sont obligatoires pour toutes les factures, qu'elles soient destinées à des particuliers ou à des professionnels.
Les mentions spécifiques à la prestation de service
Pour les factures liées à une prestation de service, d'autres mentions sont nécessaires. Cela comprend notamment la date de réalisation de la prestation ou de la vente de service. Le détail de chaque service rendu en quantité et en prix est aussi requis, bien que facultatif si un devis détaillé a été accepté préalablement par le client.
Il est nécessaire de préciser les taux de TVA applicables et le prix HT des prestations, à ventiler selon les taux de TVA. Des informations supplémentaires peuvent être ajoutées en fonction des opérations spécifiques, comme une livraison intracommunautaire ou une exportation hors U.E.
N'oubliez pas d'indiquer clairement la nature du service rendu, son volume et son prix.
Les mentions spécifiques à la vente de biens
Dans le cadre de la vente de biens, certaines mentions spécifiques doivent figurer sur la facture. Il faut préciser la quantité et la dénomination précise des produits vendus. Le prix unitaire hors TVA des produits doit être indiqué, ainsi que la référence du bien vendu s'il en existe une. Pour chaque taux de TVA applicable, le montant total des ventes doit être précisé. Enfin, la date où la transaction a eu lieu constitue également une mention obligatoire.
Si votre activité implique des ventes à distance, n'oubliez pas que la mention de certains détails tels que les frais de livraison peut être requise. Pour les micro-entrepreneurs, il est impératif d'ajouter la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI".
Les mentions spécifiques à la facturation électronique
La facturation électronique a ses propres spécificités en termes de mentions légales. En plus des informations classiques, elle requiert l'ajout de certaines mentions spécifiques.
L'intégrité de la facture : La facture doit être créée, transmise et conservée sous une forme qui garantit son authenticité, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité. Pour cela, elle doit être émise à partir d'un logiciel de facturation certifié.
Le format de la facture : Les factures électroniques doivent respecter un format spécifique pour être acceptées par les plateformes officielles de diffusion comme Chorus Pro. En France, les formats UBL, CII et FacturX sont les formats admis.
Le numéro de SIREN du client : À partir du 1er septembre 2027, le numéro de SIREN du client facturé en France devra être précisé sur les factures électroniques.
La mention "Facture électronique" : Il est également recommandé d'indiquer que le document est une facture électronique pour éviter toute confusion.
La date d'émission de la facture : Il est essentiel de mentionner clairement la date d'émission de la facture électronique.
Ces mentions spécifiques visent à assurer la transparence et la traçabilité des transactions réalisées par voie électronique.
La loi encadrant l'émission et l'envoi des factures
Quand doit-on émettre une facture ?
Selon le Code général des impôts, une facture doit être émise dès que la prestation de service ou la livraison de biens est effectuée. C'est-à-dire au moment du transfert du pouvoir de disposer d’un bien corporel comme un propriétaire. De manière dérogatoire, la facture peut être émise au moment de la remise matérielle du bien à son acheteur.
Exceptions à la règle :
Pour les factures périodiques, le délai d'émission ne peut dépasser quarante-cinq jours après la date d'émission de la facture.
En cas de vente d'un bien à un particulier situé dans un autre État de l'Union européenne, l'émission d'une facture est obligatoire.
Il est donc essentiel de savoir précisément quand émettre une facture pour se conformer à la législation et éviter d'éventuelles sanctions.
Quel est le délai pour envoyer une facture ?
Le délai pour envoyer une facture varie en fonction du type de transaction. En règle générale, vous devez envoyer la facture dès la réalisation de la prestation ou la livraison des produits. Cependant, la loi admet certains délais dérogatoires.
Pour les factures liées à la vente de biens, par exemple, la facture doit être émise au plus tard lors de la remise du bien au client, soit le jour de l’enlèvement par le client ou le jour de l’expédition lorsque le transport est effectué par un transporteur agissant pour le compte de l’acheteur.
Il existe aussi une marge de tolérance pour l’envoi de la facture dans un délai d’un mois après la commande. Cependant, il est recommandé d'envoyer la facture le plus rapidement possible pour assurer une bonne gestion administrative.
L'obligation de conserver les factures
La conservation des factures est une obligation légale pour toutes les entreprises. Les factures émises ou reçues doivent être conservées pendant une durée minimale, qui varie selon la nature des documents et les obligations légales. En règle générale, les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.
Pour les factures sous format papier, ces dernières doivent être stockées sur le territoire français ou dans un autre État de l'Union Européenne. Il est crucial de s'assurer que l'Administration fiscale puisse y avoir accès.
Pour les factures sous format numérique, l'archivage doit respecter les principes d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité. La durée de conservation est de 10 ans minimum après la date de clôture de l'exercice fiscal pour les factures clients et fournisseurs.
Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions, notamment des amendes fiscales.
Réglementation autour de la facturation électronique
La réglementation autour de la facturation électronique est en constante évolution.
L'obligation s'étend progressivement aux échanges entre les entreprises. Ainsi, à compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique. Puis, d'en émettre progressivement jusqu'en 2027.
Pour sécuriser les factures électroniques, le décret n° 2023-377 du 16 mai 2023 précise qu'elles doivent être sécurisées au moyen d’une signature électronique qualifiée ou d’un cachet électronique qualifié.
Il est à noter que certaines opérations bénéficiant d’une exonération de TVA ne sont pas soumises à cette obligation.
Comment établir une facture ?
Rédaction d'une facture : les étapes clés
Avant de commencer la rédaction d'une facture, il est primordial de sélectionner l'outil de facturation approprié. Cela peut être un logiciel dédié ou une plateforme en ligne, comme Pennylane. Ensuite, il faut procéder à l'identification de l'entreprise et du client. Ces informations doivent être précises et complètes. La numérotation de la facture est une étape suivante essentielle, elle doit suivre une séquence chronologique sans interruption. Après ces préparations, on peut passer à la rédaction proprement dite de la facture.
Le processus commence par l'indication de la date de facturation. Ensuite, on doit décrire en détail les produits ou services vendus : leur nature, leur quantité et leur prix unitaire. C'est sur cette base que sera calculé le montant total de la facture. Les conditions de paiement doivent également être clairement énoncées : délai de règlement, somme d'argent à payer, mode de paiement (virement bancaire, chèque, etc.).
Sans oublier d'indiquer les éventuelles politiques de retour et de remboursement. Une fois la facture rédigée, il faut procéder à son envoi, soit par courrier traditionnel, soit par voie électronique.
Les outils pour créer une facture
Pour créer une facture, divers outils sont à votre disposition. Vous pouvez opter pour un logiciel dédié, qui propose une interface intuitive et des fonctionnalités avancées pour la création et l'envoi de factures. Des outils gratuits offrent des modèles de factures à personnaliser.
Il existe également des générateurs de factures en ligne, qui permettent de générer rapidement des factures en quelques clics.
Enfin, des plateformes comme Pennylane intègrent directement une fonctionnalité de création de factures, permettant ainsi de centraliser la gestion de sa facturation ainsi que de sa comptabilité, sa trésorerie, sa comptabilité...
Il est essentiel de choisir l'outil qui correspond le mieux à vos besoins et à votre volume de factures.
Comment envoyer une facture ?
L'envoi par courrier traditionnel
L'envoi d'une facture par courrier traditionnel est une pratique encore courante, notamment pour les clients qui ne sont pas à l'aise avec le digital. Pour ce faire, imprimez votre facture en double exemplaire, conservez-en un pour vos archives et envoyez l'autre par voie postale. Assurez-vous d'utiliser un courrier suivi pour garder une preuve de l'envoi. N'oubliez pas d'inclure un bon de retour pour faciliter le paiement. Enfin, n'oubliez pas d'indiquer clairement l'adresse de retour, en particulier si vous avez plusieurs sites d'activité. Le courrier traditionnel peut être plus lent que l'email, prévoyez donc un délai plus long pour recevoir le paiement.
L'envoi par mail : comment faire ?
L'envoi d'une facture par mail via Pennylane est simple et rapide. Pour commencer, vous devez bien sûr avoir une facture à envoyer. Celle-ci peut être créée directement sur Pennylane, en suivant les étapes décrites précédemment.
Une fois votre facture finalisée, utilisez la fonction "Envoyer" de Pennylane. Vous pouvez personnaliser le mail d'envoi en choisissant un modèle de mail pré-configuré depuis vos paramètres de facturation.
Attention, veillez à entrer correctement l'adresse mail du destinataire pour éviter tout problème de non-réception.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter un message personnalisé pour accompagner votre facture. Cela peut être une bonne occasion de renforcer votre relation avec le client.
Enfin, cliquez sur le bouton "Envoyer" pour envoyer la facture par mail. Vous pouvez à tout moment consulter l'historique de vos envois dans l'interface de l'outil pour vous assurer que tout s'est bien passé.
Dématérialisation des factures : enjeux et avantages
La dématérialisation des factures a transformé les processus financiers des entreprises. Elle se traduit par un passage du papier au numérique, ce qui offre plusieurs avantages. Tout d'abord, l'automatisation des tâches liées à la facturation permet un gain de temps considérable. La saisie, la validation et le suivi des factures sont simplifiés, libérant du temps pour d'autres activités.
De plus, la dématérialisation des factures est une solution économique. Les coûts directs liés à la production, l'envoi et le stockage des factures papier diminuent, générant des économies non négligeables.
Enfin, cet outil présente un réel enjeu écologique. En supprimant l'utilisation du papier, il contribue à la réduction de la déforestation et à la diminution de l'empreinte carbone des entreprises.
Ces avantages, associés à l'usage de plateformes de dématérialisation, font de la dématérialisation des factures une solution efficace et moderne pour optimiser la gestion financière d'une entreprise.
E-invoicing : définition et fonctionnement
L'E-invoicing, ou facturation électronique, désigne un système numérique d’émission, de transmission et de stockage des factures. Il s’agit d’une pratique moderne qui remplace la facturation traditionnelle en papier pour une gestion plus efficace et écologique.
L'E-invoicing concerne toutes les opérations de ventes et d'achats de biens ou de prestations, réalisées entre des entreprises assujetties à la TVA. Le processus comprend la création, l'émission, la réception et l'archivage des factures par voie électronique, à travers une plateforme certifiée.
Le fonctionnement d'une facture électronique répond à trois principes fondamentaux :
La facture doit être créée, transmise et stockée numériquement
L'ensemble du processus de facturation doit être intégralement effectué par voie électronique
La facture électronique doit être conforme aux exigences légales et fiscales en vigueur.
Il est à noter que depuis 2020, l'obligation de facturation électronique a fait son apparition pour toutes les entreprises répondant à des marchés publics. Elle s'accompagne d'une obligation de transmission de données à l'administration fiscale, appelée e-reporting.
Facturation électronique : les avantages pour l'entreprise et le client
Pourquoi opter pour la dématérialisation ?
Opter pour la dématérialisation offre de multiples avantages, tant pour l'entreprise que pour le client. L'accessibilité est l'un des principaux atouts : les factures dématérialisées peuvent être consultées à tout moment et partout, à condition d'avoir une connexion internet. Cela facilite la gestion et le suivi des transactions, surtout pour les entreprises ayant une activité transnationale.
L'efficacité est aussi un argument de poids. La dématérialisation permet d'éliminer les erreurs de saisie manuelle et d'accélérer le processus de facturation, allant de l'émission à l'encaissement. De plus, elle améliore le travail collaboratif en permettant un partage et une validation plus rapide des factures.
Enfin, la dématérialisation constitue un moyen efficace pour réduire l'impact écologique des activités de l'entreprise. En limitant l'utilisation de papier, elle contribue à la préservation de l'environnement et s'inscrit dans une démarche RSE.
Comment mettre en place la facturation électronique ?
Pour mettre en place la facturation électronique, plusieurs étapes sont à suivre. Tout d'abord, choisir un outil de facturation adéquat est crucial. Cet outil doit être capable de générer des factures conformes aux normes en vigueur et de les envoyer par voie électronique. Ensuite, une plateforme de dématérialisation est nécessaire pour l'échange des factures avec vos clients et fournisseurs. Cette plateforme peut être publique, comme le portail Chorus Pro, ou privée.
Après avoir choisi ces outils, formez vos collaborateurs à leur utilisation. Ils doivent être capables de créer et d'envoyer des factures électroniques, mais aussi de traiter les factures reçues.
Enfin, mettez à jour vos données. Les factures électroniques nécessitent un format structuré de données. Assurez-vous donc que toutes les informations nécessaires sont disponibles et à jour.
Rappelez-vous que la mise en place de la facturation électronique peut nécessiter du temps et un investissement initial, mais elle apporte également de nombreux avantages en termes d'efficacité et de conformité réglementaire.
Les erreurs à éviter lors de l'envoi d'une facture
L'envoi d'une facture peut sembler simple, mais de nombreuses erreurs peuvent survenir si l'on ne fait pas attention. L'erreur la plus courante est l'oubli ou l'erreur dans les mentions obligatoires. Une facture incomplète ou incorrecte peut entraîner des retards de paiement ou même des sanctions légales.
Il est donc primordial de vérifier toutes les informations avant l'envoi.
Le non-respect des délais de facturation est également une faute à éviter. L'envoi tardif d'une facture peut impacter votre trésorerie et nuire à votre relation client.
Prévoyez donc suffisamment de temps pour établir et envoyer vos factures.
D'autres erreurs peuvent concerner la présentation de la facture. Une facture mal agencée ou peu lisible peut semer la confusion et retarder le paiement.
Assurez-vous que votre facture est claire, bien structurée et facile à comprendre.
Enfin, n'oubliez pas que l'envoi d'une facture n'est que la première étape. Vous devez également suivre son statut pour vous assurer qu'elle a bien été reçue et traitée.
Utilisez un outil de suivi pour ne rien laisser au hasard.
Ces quelques précautions peuvent vous aider à éviter les erreurs courantes lors de l'envoi d'une facture et vous permettre de gérer efficacement votre facturation.
Comment gérer un litige lié à une facture ?
Les causes possibles d'un litige
Un litige lié à une facture peut survenir pour diverses raisons.
Erreurs de facturation : Un client peut contester une facture en raison d'erreurs sur le montant de la transaction ou les détails de la prestation.
Retards de paiement : Un délai de paiement non respecté peut entraîner un litige. Les causes peuvent être variées, allant d'un simple oubli à des problèmes financiers.
Non-paiement : Si un client refuse de régler une facture sans motif valable, cela peut provoquer un conflit.
Incompréhension du bon de commande : Des différences entre ce qui a été commandé et ce qui a été facturé peuvent susciter des litiges.
Problèmes avec l'échange de données : Des difficultés techniques lors de l'envoi de la facture électronique peuvent également être source de litige.
Les solutions pour résoudre un litige
Pour résoudre un litige, plusieurs options s'offrent à vous.
La première est de chercher un règlement à l'amiable. Cette solution implique de dialoguer avec le client ou le fournisseur pour clarifier la situation et trouver un accord. Une bonne communication est cruciale dans cette étape.
Si le litige persiste, l'entreprise peut avoir recours à la médiation. Ce processus vise à résoudre le conflit avec l'aide d'un médiateur impartial.
Si ces deux options échouent, l'entreprise peut alors envisager une procédure judiciaire. Cependant, cette solution doit être la dernière option, car elle est souvent coûteuse et longue.
Voici quelques étapes à suivre pour résoudre un litige :
Identifier la nature du litige : comprendre le problème est la première étape pour le résoudre.
Communiquer avec la partie adverse : avant d'engager toute procédure, il est préférable de discuter avec l'autre partie pour essayer de trouver une solution.
Faire appel à un médiateur : si le dialogue n'aboutit pas, un médiateur peut aider à trouver un compromis.
Engager une action en justice : si toutes les autres options échouent, une action en justice peut être envisagée.
Décrypter la facturation électronique avec Pennylane
Ses fonctionnalités pour faciliter l'envoi des factures
Pennylane offre une variété de fonctionnalités visant à faciliter l'envoi des factures. Avec l'option de facturation automatique, vous pouvez programmer l'envoi de vos factures à des dates précises, ce qui optimise la gestion du temps.
Envoi par e-mail : Pennylane permet d'envoyer vos factures directement depuis l'interface du logiciel. Cette fonctionnalité simplifie grandement le processus d'envoi et assure une traçabilité optimale.
Transfert automatique : Cette fonctionnalité permet d'envoyer instantanément les factures créées avec l'éditeur Pennylane à vos clients, également utilisateurs de Pennylane.
Intégration avec d'autres outils : Pennylane peut s'intégrer avec d'autres outils comme HubSpot, permettant ainsi de gérer efficacement vos factures depuis d'autres plateformes.
Personnalisation des factures : Avec Pennylane, il est possible de personnaliser vos factures selon vos besoins et ceux de vos clients. Vous pouvez créer des modèles de factures avec des apparences différentes (logo, couleur...), des profils émetteurs différents et d'autres axes de personnalisation.
Gestion des paiements et automatisation des relances clients : Enregistrez vos informations bancaires (IBAN, code BIC) et configurez les conditions de paiement pour faciliter les transactions. En cas d'impayé, Pennylane relance automatiquement vos clients afin que vous puissiez percevoir vos paiements.
Ces fonctionnalités ont été conçues pour rendre le processus de facturation plus fluide et efficace.
Son rôle dans le respect des obligations légales
Pennylane joue un rôle crucial pour assurer la conformité aux obligations légales en matière de facturation.
Authenticité, intégrité et lisibilité : Le logiciel de facturation électronique de Pennylane contribue à respecter ces trois exigences légales. Il garantit l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.
Archivage numérique : Pennylane assure un archivage numérique sécurisé des factures, conformément aux exigences légales (durée et conditions).
Respect des délais : Pennylane permet de gérer efficacement les délais de facturation et d'envoi, essentiels pour respecter les obligations légales.
Mentions obligatoires : Le logiciel de Pennylane facilite l'inclusion automatique des mentions obligatoires sur les factures.
Facture électronique obligatoire : Pennylane est prêt pour l'obligation de la facturation électronique à partir de 2024, aidant ainsi les entreprises à se conformer à cette obligation légale.
