Comprendre le mandat de facturation
Avant d'aborder en détail les rôles des acteurs du mandat de facturation, il est essentiel de préciser le contexte d'utilisation d'un mandat de facturation. Il intervient principalement lorsque l'entreprise mandante souhaite déléguer la tâche de facturation à un tiers ou à son client, souvent dans le cadre de l'auto-facturation. Ce processus est soumis à certaines règles fiscales spécifiques et doit être établi avant l'émission des factures. Ainsi, le mandat de facturation peut être utilisé dans diverses situations, comme la sous-traitance de la facturation ou l'émission de factures électroniques conformes aux exigences juridiques et fiscales locales.
Les acteurs du mandat de facturation : mandant et mandataire
Dans le processus de mandat de facturation, deux acteurs principaux sont impliqués : le mandant et le mandataire. Le mandant, souvent un fournisseur de services ou un vendeur de biens, est l'entreprise qui délègue la tâche de facturation à un autre acteur, le mandataire. Ce dernier peut être un client, un sous-traitant ou toute autre entité habilitée à émettre des factures au nom du mandant.
Il est crucial de distinguer ces deux rôles dans la dynamique du mandat de facturation. Chaque acteur a des responsabilités et obligations spécifiques à respecter pour garantir la conformité du processus de facturation avec la réglementation en vigueur.
Le mandant : Il donne l'autorisation au mandataire d'émettre des factures en son nom. Il reste toutefois responsable de ses obligations fiscales et doit donc recevoir un double de chaque facture émise.
Le mandataire : Il émet les factures au nom et pour le compte du mandant. Pour cela, il utilise une séquence de facturation distincte pour chaque mandant, souvent précédée d'un préfixe spécifique.
Ces acteurs peuvent établir des mandats de facturation pour des opérations ponctuelles, une série d'opérations spécifiques ou l'ensemble des opérations réalisées par le mandant.
Les obligations légales du mandat de facturation
Le rôle de l'Article 289 du Code Général des Impôts
L'Article 289 du Code Général des Impôts joue un rôle majeur dans la mise en place et le fonctionnement d'un mandat de facturation. Cet article impose à chaque assujetti, c'est-à-dire toute personne exerçant une activité économique de manière indépendante, de veiller à ce qu'une facture soit émise, soit par lui-même, soit en son nom et pour son compte, par son client ou un tiers. Cette disposition légale encadre donc directement le recours à un mandat de facturation en France.
L'article 289 insiste particulièrement sur le fait que le mandant conserve l'entière responsabilité de ses obligations en matière de facturation, malgré la délégation de cette tâche. Il est donc essentiel pour le mandant de s'assurer que son mandataire respecte toutes les obligations associées à l'émission de factures, telles que les mentions obligatoires à inclure ou les délais de conservation des factures.
Le principe de l'autofacturation
L'autofacturation est une modalité particulière du mandat de facturation. Dans ce cas, c'est le client, ou le mandataire, qui émet la facture en lieu et place du fournisseur, ou le mandant. Pratique courante dans certaines industries, l'autofacturation doit être encadrée par un mandat de facturation écrit préalable à l'émission de factures. Ce mandat doit prévoir les conditions de contestation des factures et être signé par les deux parties.
Ce mécanisme offre un gain de temps significatif, surtout dans le cadre de relations commerciales régulières. Pourtant, il ne dispense pas le mandant de ses obligations fiscales, notamment en matière de TVA.
Il est donc crucial que le mandataire établisse les factures en respectant les règles de facturation habituelles, comme l'indication du montant de la TVA ou le numéro d'identification du mandant.
L'importance du BOI-TVA-DECLA-30-20-10-30
Le BOI-TVA-DECLA-30-20-10-30 est un texte de référence pour comprendre les obligations liées au mandat de facturation. Il précise notamment les conditions de délivrance de ce mandat. Lorsqu'il porte sur l’obligation de facturation, il doit satisfaire aux obligations prévues par le texte. Il indique aussi que le choix du format du fichier des factures est libre et laissé à chaque assujetti. Cette référence est donc un outil précieux pour les entreprises souhaitant mettre en place un mandat de facturation, car elle permet de s'assurer de la conformité de leur pratique avec la réglementation en vigueur.
La légalité des frais de facturation
Les frais de facturation, souvent appelés frais administratifs ou frais de dossier, peuvent être légalement facturés aux clients. Ces frais sont généralement liés à la gestion administrative de la facturation, notamment la préparation, l'émission et l'envoi de la facture. Cependant, leur légalité est tributaire de certaines conditions.
Transparence : Les frais de facturation doivent être clairement indiqués au client avant la conclusion du contrat.
Proportionnalité : Les frais facturés doivent correspondre à des coûts réellement engagés par l'entreprise. Ils ne doivent pas être exorbitants ou disproportionnés par rapport au service rendu.
Non-discrimination : Les frais de facturation ne doivent pas servir à discriminer certains clients. Tous les clients d'une même catégorie doivent être traités de manière égale.
Il est à noter que dans le cas d'un mandat de facturation, ces frais peuvent être facturés par le mandataire, mais ils restent à la charge du mandant.
Mise en place d'un mandat de facturation
Les modalités pour créer un mandat de facturation
Pour créer un mandat de facturation, l'initiative peut venir du mandant ou du mandataire. Dans les deux cas, il est essentiel que le mandat soit formalisé par écrit pour assurer sa validité et sa traçabilité.
La création de ce mandat doit préciser l'identité des deux parties, leur raison sociale et leur numéro d'identification fiscale.
Il est également nécessaire de détailler les modalités de mise en œuvre du mandat, comme la durée, les modalités de renouvellement, les conditions de résiliation, et le champ d'application.
Le mandat doit être signé par les deux parties et conservé par elles pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la date de signature.
Il est recommandé d'établir un mandat écrit et signé pour chaque opération, série d'opérations ou ensemble d'opérations concernées.
L'importance du contrat dans le mandat de facturation
Le contrat de mandat de facturation est un élément clé qui formalise l'accord entre le mandant et le mandataire. Il définit explicitement les rôles et responsabilités de chaque partie, les modalités d'émission des factures, ainsi que les conditions de contestation. Ce contrat doit être signé par les deux parties avant l'émission de toute facture. Ceci assure la légalité et la conformité du processus, en respectant les obligations fiscales et légales. Le contrat est également essentiel pour prévenir les litiges et garantir une gestion efficace de la facturation.
La souscription à Chorus Pro pour la facturation
La souscription à Chorus Pro est une étape essentielle pour gérer vos factures dans le cadre d'un mandat. Chorus Pro est une plateforme gratuite mise en place par l'État français pour faciliter le traitement des factures entre fournisseurs et entités publiques. La souscription à cette plateforme se fait en ligne, et nécessite de créer un compte pour votre structure.
Pour souscrire à un mandat de facturation sur Chorus Pro, il suffit de vous connecter à votre espace personnel, puis de sélectionner l'option "Souscrire un mandat de facturation" dans la section "Facturation". Il vous sera demandé de sélectionner votre structure et de donner un nom au mandat en cours de souscription.
Notez que le mandat de facturation est une condition préalable à la saisie des factures sur Chorus Pro. Une fois que vous avez souscrit à un mandat, Chorus Pro génère automatiquement un numéro de facture pour chaque facture saisie.
N'oubliez pas de vérifier vos données avant de confirmer votre souscription. Une fois la souscription validée, vous pourrez émettre vos factures directement via Chorus Pro.
Gestion des factures dans le cadre d'un mandat de facturation
Comment émettre une facture selon le mandat?
L'émission d'une facture sous un mandat respecte certains principes. Le mandataire, en accord avec le mandat, doit émettre la facture au nom du mandant. Cela implique que toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la facturation soient fournies par le mandant. Cette démarche est facilitée par l'utilisation de plateformes en ligne comme Chorus Pro.
Concrètement, voici les étapes à suivre :
Assurer que le contrat de mandat est en place et respecte toutes les obligations légales.
Récupérer toutes les informations nécessaires auprès du mandant. Cela inclut les détails sur le produit ou service, le prix, la TVA, et toutes autres mentions légales.
Utiliser une plateforme de facturation pour émettre la facture. Il est important de double-vérifier toutes les informations avant d'envoyer la facture.
Une fois la facture envoyée, il est recommandé de conserver une copie pour référence future.
Faire face aux situations : Facture avant ou après paiement?
Gérer l'émission de factures avant ou après paiement peut être un sujet délicat. D'un côté, émettre une facture avant le paiement peut fournir une garantie pour le mandant, en documentant l'engagement du client de payer pour les biens ou services fournis. Cependant, cela peut aussi créer des problèmes de trésorerie si le paiement est retardé.
D'un autre côté, facturer après paiement peut faciliter la gestion des flux de trésorerie, mais cette pratique peut également entraîner des risques si le client conteste le montant facturé après avoir effectué le paiement. C'est pourquoi la décision de facturer avant ou après le paiement doit être prise en fonction de la situation spécifique, en prenant en compte des facteurs tels que la nature de la relation commerciale, les conditions du marché et les pratiques courantes dans votre secteur d'activité.
Dans le cadre d'un mandat de facturation, la question de savoir quand émettre la facture est généralement régie par les conditions établies dans le contrat de mandat. Il est donc essentiel de discuter de ces modalités avant de conclure le contrat de mandat.
Voici quelques conseils pour vous aider à gérer cette situation :
Évaluez le risque : Si vous travaillez avec un nouveau client ou si vous êtes préoccupé par le risque de non-paiement, il peut être préférable de facturer à l'avance.
Considérez le type de service ou de produit : Pour les services récurrents ou les contrats à long terme, il peut être plus pratique de facturer après le paiement.
Soyez flexible : Dans certains cas, vous pourriez envisager des solutions hybrides, comme demander un acompte à la commande et émettre la facture finale après la livraison.
Communiquez clairement : Assurez-vous que vos conditions de facturation sont clairement expliquées et acceptées par votre client avant de commencer à travailler ensemble.
L'utilité d'une facture dans le cadre d'un mandat
L'émission d'une facture dans le cadre d'un mandat de facturation est essentielle pour plusieurs raisons.
La preuve de la transaction : La facture agit comme une preuve de la transaction entre le mandant et le client. Elle détaille les biens ou services fournis, leur coût, la TVA applicable et les modalités de paiement.
La conformité fiscale : La facture permet de respecter les obligations fiscales en fournissant un document officiel qui enregistre la transaction.
La gestion de la trésorerie : Les factures aident à contrôler les entrées et sorties de trésorerie en fournissant un aperçu précis des paiements reçus et des paiements à venir.
La traçabilité : Enfin, les factures dans le cadre d'un mandat contribuent à la traçabilité des opérations. Elles permettent de suivre les transactions, d'identifier les problèmes éventuels et de résoudre les litiges financiers.
Il est donc crucial pour le mandataire d'émettre des factures précises et conformes aux exigences légales et fiscales.
Répondre aux questions courantes sur le mandat de facturation
Est-ce légal de facturer des frais?
La facturation de frais dans le cadre d'un mandat de facturation est tout à fait légale, sous certaines conditions. En principe, ces frais doivent être clairement indiqués et détaillés dans le contrat de mandat. Il est également essentiel de préciser à qui ces frais seront facturés, que ce soit le mandant, le mandataire ou le client final.
Cela dit, il est important de noter que la facturation de ces frais ne doit pas constituer un acte anormal de gestion. Le Conseil d'Etat a réaffirmé que c'est à l'administration de prouver que le fait de pratiquer des taux de réduction variables constitue un acte anormal de gestion.
En règle générale, l'administration fiscale ne peut pas s'immiscer dans la gestion de l'entreprise. Cela signifie que les entreprises ont une certaine liberté pour fixer leurs propres tarifs et conditions, tant qu'elles respectent la loi.
Pour conclure, la facturation de frais est légale tant qu'elle respecte les règles suivantes :
Les frais sont clairement définis et détaillés dans le contrat de mandat.
Les frais sont facturés à la partie appropriée (mandant, mandataire ou client).
La facturation de ces frais ne constitue pas un acte anormal de gestion.
Il est également recommandé de consulter un expert-comptable ou un avocat spécialisé en droit des affaires pour obtenir des conseils personnalisés sur cette question.
Qu'est-ce que le mandatement d'une facture?
Le mandatement d'une facture est une procédure administrative qui consiste à donner l'ordre de régler une facture. C'est une étape clé dans le processus de règlement d'une facture, particulièrement dans le cadre des dépenses d'une collectivité publique ou d'une entreprise. Le mandatement est généralement effectué par un ordonnateur qui donne instruction à un comptable de payer une facture. C'est une action souvent automatisée et informatisée, qui marque la troisième phase de l'exécution budgétaire. Dans certains cas, un tiers mandataire peut être désigné pour réaliser cette opération.
