Définition et utilité du relevé de facture
Le relevé de facturation est un document qui récapitule les ventes et prestations réalisées au profit d'un client sur une période définie. Contrairement à une facture, ce n'est pas un document légalement contraignant, mais plutôt un outil de suivi et de gestion. Il peut être utilisé pour :
Regrouper les factures afin de faciliter le paiement.
Faire un état des montants dus.
Récapituler les frais bancaires liés à la gestion du compte courant.
Il est généralement établi par un fournisseur à l'intention de l'un de ses clients et reprend pour une période donnée et pour leur montant TTC les factures de doit non encore payées, les factures d’avoir non encore déduites ou remboursées. L'utilisation d'un relevé de facturation peut être une stratégie de recouvrement efficace, car les destinataires ne le trouvent pas indûment intrusif.
Le rôle du relevé de facture en comptabilité
En comptabilité, le relevé de facture joue un rôle central dans le suivi et le contrôle des transactions financières. Ce document offre une vision consolidée des opérations entre une entreprise et son client, facilitant ainsi la gestion des paiements et des créances.
Suivi des transactions: Le relevé de facture permet de garder une trace de toutes les opérations réalisées avec un client. C'est un outil de contrôle efficace pour s'assurer que toutes les factures ont été prises en compte et que les montants correspondent.
Gestion des paiements: Grâce au relevé de facture, il est plus facile de suivre les paiements en retard ou en cours. Il permet de regrouper les factures impayées, facilitant ainsi leur recouvrement.
Révision comptable: Le relevé de facture est également utile lors des audits internes ou externes. Il offre une vue d'ensemble des transactions avec un client, facilitant ainsi la vérification des enregistrements comptables.
Anticipation des flux de trésorerie: En récapitulant les factures impayées, le relevé de facture permet d'anticiper les entrées d'argent à venir. C'est un outil précieux pour la gestion de la trésorerie.
Le relevé de facture n'est pas seulement utile pour l'entreprise, il est également bénéfique pour le client qui a ainsi une vision claire et détaillée de ses dépenses.
Comment est établi un relevé de facture ?
Pour établir un relevé de facture, plusieurs étapes sont à respecter.
Tout d'abord, il est essentiel de recenser toutes les transactions réalisées avec le client concerné durant la période choisie. Cela inclut les factures en attente de paiement, les factures déjà réglées et les avoirs non encore déduits ou remboursés.
Ces informations seront ensuite synthétisées dans un document unique, le relevé de facture. Ce dernier doit inclure certaines mentions obligatoires comme le numéro du relevé, la date d'émission, le nom du client et du fournisseur, ainsi que le détail des transactions (numéro de facture, date, montant, etc.).
Enfin, le relevé indique le solde dû par le client, la date à laquelle ce montant doit être réglé, ainsi que le moyen de paiement prévu. Pour faciliter sa création, des outils en ligne permettent d'exporter vos factures au format Excel ou PDF.
Exemple concret d'un relevé de facture
Pour illustrer concrètement, prenons l'exemple d'un relevé de facture d'une entreprise fournissant des services de téléphonie à un client. Le relevé pourrait être établi pour une période d'un mois et listerait les transactions suivantes :
Facture 001: Activation du service, 20€
Facture 002: Abonnement mensuel, 30€
Facture 003: Appels hors forfait, 10€
Le relevé indiquerait également les paiements effectués par le client :
Paiement 001: Paiement de la Facture 001, 20€
Ainsi que le solde restant dû :
Solde restant dû: 30€ + 10€ - 20€ = 20€
La date de règlement requise et le moyen de paiement accepté seraient également mentionnés. Ce relevé donne au client une vue d'ensemble de ses transactions avec l'entreprise, lui permettant de comprendre son solde actuel.
Le relevé de facture : un outil pour le client
Pour le client, le relevé de facture est un outil précieux qui permet de visualiser l'ensemble de ses transactions avec une entreprise sur une période spécifique. Il offre une vue détaillée de ses dépenses, comprenant :
Les factures non payées pour les produits ou services achetés.
Les factures d'avoir non déduites ou remboursées.
Les paiements effectués pour les factures.
En outre, il présente plusieurs avantages pour le client :
Transparence : Le relevé de facture fournit un récapitulatif transparent de toutes les transactions effectuées avec l'entreprise. Cela peut aider le client à comprendre où son argent est dépensé.
Facilité de suivi : En regroupant toutes les transactions dans un unique document, il devient plus facile pour le client de suivre ses dépenses et de gérer son budget.
Simplicité de paiement : Avec le total à payer clairement indiqué, le client peut facilement organiser son paiement.
Il est donc essentiel pour les entreprises de fournir un relevé de facture clair et précis à leurs clients, afin d'assurer une expérience client positive.
Gestion des factures impayées via le relevé
La gestion des factures impayées via le relevé de facture représente une méthode efficace de recouvrement. En effet, le relevé de facture, en regroupant toutes les factures dues sur une période donnée, permet d'avoir une vision claire et précise des montants impayés.
Il sert d'outil de relance, en rappelant au client ses obligations de paiement.
Il facilite le suivi des factures impayées, en les listant dans un seul document.
Il offre la possibilité d'identifier rapidement les retards de paiement et d'agir en conséquence.
Des outils numériques peuvent être utilisés pour automatiser certaines tâches liées à la gestion des factures impayées via le relevé, comme la relance des clients. Ces outils peuvent également aider à prévenir les impayés en envoyant des rappels automatiques avant la date d'échéance.
Cependant, il est essentiel de faire preuve de tact lors de la gestion des factures impayées via le relevé pour maintenir une bonne relation client.
Chaque banque a-t-elle son propre relevé de facture ?
Les banques n'émettent pas de relevé de facture proprement dit, mais elles proposent toutes un relevé bancaire, aussi appelé relevé de compte, qui liste toutes les transactions réalisées sur un compte durant une période donnée. Ce document, qui intègre à la fois les dépenses (colonne "débit") et les rentrées d'argent (colonne "crédit"), peut être considéré comme un équivalent du relevé de facture pour le client particulier. Cependant, il ne faut pas le confondre avec le relevé de frais bancaires, qui récapitule uniquement les frais liés à la gestion du compte.
Est-ce qu'un reçu fait office de facture ?
Un reçu et une facture sont deux documents distincts avec des fonctions différentes dans le processus de vente. Une facture est émise avant le paiement et sert de demande de paiement. Elle détaille les biens ou services fournis, leurs prix, et les conditions de paiement. Le reçu, lui, est un document remis après réception du paiement qui confirme la réalisation de la transaction.
Une facture est un document comptable et fiscal officiel qui justifie une transaction et a une valeur juridique, commerciale, comptable et fiscale.
Un reçu est une preuve de paiement qui ne remplit pas de rôle comptable, il atteste simplement que le paiement a été effectué.
Alors, un reçu ne fait pas office de facture. Il est important de bien distinguer ces deux documents dans le cadre de la gestion d'une entreprise.
Demande d'un relevé de facture : comment faire ?
Pour demander un relevé de facture, la procédure peut varier en fonction de l'entreprise ou de l'institution concernée. Voici cependant quelques étapes générales à suivre :
Identifiez le fournisseur : Sachez à qui vous devez adresser votre demande. Cela peut être un service client, un service comptabilité ou un gestionnaire de compte.
Précisez votre demande : Expliquez clairement que vous souhaitez recevoir un relevé de facture pour une période spécifique. Indiquez les informations pertinentes telles que votre identifiant client, le numéro de compte ou le type de service.
Choisissez le moyen de contact : Vous pouvez faire votre demande par courrier, email, téléphone ou via un espace client en ligne. Assurez-vous de choisir le moyen le plus approprié et efficace.
Suivez votre demande : Gardez une trace de votre demande et relancez si nécessaire.
Certaines entreprises peuvent proposer un service automatisé de demande de relevé de facture via leur site internet ou leur application mobile. N'hésitez pas à vous renseigner sur les options disponibles.
Comment Pennylane gère les relevés de facture
Pennylane offre une gestion simplifiée des relevés de facture grâce à son interface intuitive et à son automatisation des processus. Les factures fournisseurs et clients sont importées et classées dans les modules correspondants, permettant ainsi un suivi précis. Le logiciel offre également la possibilité d'afficher le formulaire de saisie de chaque facture et d'ouvrir le PDF associé dans un nouvel onglet pour une vision détaillée.
En plus de la gestion des factures, Pennylane permet de suivre les activités liées à celles-ci, comme les encaissements et les retards de paiement. Des templates d'email sont disponibles pour faciliter les relances. De plus, Pennylane offre une expérience de paiement intuitive grâce au e-virement.
L'outil Pennylane permet également un rapprochement automatisé des factures avec les transactions bancaires pour un suivi en temps réel. Enfin, les factures récurrentes peuvent être facilement gérées et retrouvées à tout moment sur la plateforme.
Conclusion
En somme, le relevé de facture, bien qu'il soit un document souvent négligé, reste un outil incontournable pour une bonne gestion comptable. Il joue un rôle prépondérant dans le suivi des transactions financières, mais aussi dans le recouvrement des impayés. C'est également un instrument précieux pour le client qui peut ainsi avoir une vision globale de ses dépenses. Les entreprises doivent donc veiller à sa clarté et à sa précision pour assurer une expérience client positive. Pour une gestion optimale, des outils comme Pennylane peuvent grandement faciliter le processus.
