Les décisions d'achat ont un impact direct sur le contrôle des stocks et l’organisation d’une entreprise. Pour réduire les coûts de détention et garantir que les niveaux de stock soient réapprovisionnés avec régularité, une bonne gestion des achats accélère les processus d'achat et de contrôle des stocks. L’approvisionnement ne se limite pas à l'achat de bonnes matières premières ; il implique également la recherche de produits pour l'entreprise, l'évaluation du fournisseur restaurant, le maintien d’une bonne relation entreprise fournisseur et le suivi pour garantir que les livraisons arrivent à temps, en bon état et en nombre correct.
La gestion des approvisionnements : qu’est-ce que c’est ?
La gestion des approvisionnements est une discipline commerciale qui aide les entreprises à gérer les actions et la relation client fournisseur qui constituent les fonctions d'achat dont elles ont besoin pour fonctionner. La gestion des achats est un travail crucial pour tout restaurant, car il s'agit d'économiser de l'argent et d'accroître les bénéfices.
Grâce à une gestion des achats efficace, les propriétaires de restaurant peuvent réaliser davantage de bénéfices en limitant les dépenses liées aux stocks dont ils ont besoin pour faire fonctionner leur entreprise. Il est essentiel pour la rentabilité d'une organisation que les articles et les services soient obtenus au meilleur prix et à la meilleure qualité possible. C’est aussi pour cela qu’une bonne relation entreprise fournisseur est capitale à l’accroissement de la marge brute du restaurant.
Les plans d’approvisionnement sont importants pour obtenir les résultats les plus rentables et doivent être conçus conformément aux différentes étapes nécessaires à la réussite de la mise en place du cycle d'achat. Cela est fait afin de gérer efficacement toutes les fonctions nécessaires à partir d'un seul point centralisé.
Les étapes du cycle d’achat chez un fournisseur restaurant
Un cycle d'achat décrit les processus qu'une entreprise va suivre avant d'acheter un produit. Il commence par la reconnaissance de la nécessité d'un produit, suivie de la spécification des quantités requises et du délai de livraison.
Une fois que le besoin d'achat a été déterminé, il faut examiner le prix et la qualité des divers produits et du stock des différents fournisseurs restaurant avant de décider où se procurer les bonnes matières premières. Le prix peut varier en fonction des différentes promotions que propose le fournisseur. Ensuite, un bon de commande est approuvé et transféré au type de fournisseur restaurant ciblé.
Les conditions du contrat d'achat sont ensuite négociées entre le restaurant et le fournisseur alimentaire professionnel en restauration. Il peut également être établi à ce stade du cycle d'achat s'il s'agit d'une vente unique ou si le fournisseur restaurant choisi sera un partenaire à long terme. Le processus d’achat devient alors un véritable travail d’équipe entre les experts de la vente qu’est le grossiste alimentaire à l’instar du fermier, du vendeur de fruits ou de tout autre fournisseur en restauration, et les différents employés du restaurant.
Lorsque le stock est reçu dans l'entreprise, il est compté et examiné pour en vérifier la qualité avant d'être saisi dans le système de gestion des stocks.
Pourquoi la gestion des achats est-elle si importante ?
La gestion des achats influe sur la trésorerie, le coût des stocks, les difficultés contractuelles, la relation fournisseur, la passation des commandes auprès des fournisseurs et la disponibilité des produits. Par conséquent, il est essentiel pour les restaurateurs de disposer d'une procédure solide pour l'achat de marchandises en stock.
Pour aider à maximiser les bénéfices, le principe de base de la gestion des achats est que les biens et services doivent toujours être achetés et fournis au meilleur prix possible. Un stock excédentaire coûte de l'argent pour sa conservation et implique un coût d'opportunité lorsque l'argent aurait pu être dépensé plus judicieusement.
Parce que le processus d'achat des bons articles, au bon prix et dans les délais est complexe dans un restaurant, la gestion des achats est cruciale. Si vous payez trop cher les sources d’approvisionnement en restauration dont vous avez besoin dans votre entreprise, votre rentabilité en souffrira.
Les avantages d’une bonne gestion des approvisionnements
La gestion des sources d’approvisionnement en restauration est un système qui permet aux restaurateurs de définir des procédures de transactions uniques, leur permettant d'accélérer les approbations et la passation des commandes afin de recevoir le stock avec régularité.
Une gestion efficace des achats améliore les processus d'achat et de contrôle des stocks d'un restaurant, ce qui se traduit par une efficacité accrue et une réduction des coûts.
Les solutions logiciels pour la gestion des achats
La mise en œuvre d'un logiciel dans les opérations de stockage améliore la gestion des stocks de sources d’approvisionnement en restauration sur de nombreux canaux ou pour un seul site. Comme tout est suivi à partir d'un emplacement central, les solutions permettent de renforcer les liens avec les fournisseurs alimentaires professionnels de restauration et d'améliorer le contrôle des stocks. Les opérations d'achat combinent et connectent électroniquement votre entreprise aux données de stock en temps réel.
Les éléments comptables pris en compte dans la gestion des approvisionnements
La gestion des approvisionnements est indispensable pour une meilleure relation client fournisseur. Mais pour arriver à gérer les différents processus d’achat sans faille, il faut prendre en compte certains éléments comptables.
Les comptes créditeurs
Pour la réussite d'un restaurant, il est essentiel de régler vos paiements à temps et de satisfaire vos fournisseurs de matériel de restauration et autres fournisseurs restaurant dans les meilleurs délais. Le montant que vous devez aux grossistes alimentaires professionnels est représenté par les comptes créditeurs.
Mettez à jour votre logiciel de comptabilité dès que vous recevez des factures. Il vous sera ainsi plus facile de suivre vos paiements.
L'inventaire
Vous pouvez mettre en place un système de gestion des stocks qui optimise les coûts alimentaires et réduit les déchets en fonction de la taille de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser l'inventaire pour éviter les pénuries et les excédents de nourriture.
Faites le suivi de vos consommables et de vos fournitures pour déterminer la valeur de vos aliments et le coût moyen de votre inventaire quotidien.
La gestion de la trésorerie
Surveillez votre flux de trésorerie sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, qui correspond à la quantité d'argent entrant par rapport à la quantité d'argent sortant de votre organisation.
Les ventes
Il est essentiel de garder des traces de vos revenus comme références pour la comptabilité du restaurant. Montrez combien vous gagnez grâce aux ventes de nourriture, aux ventes au détail ou à l'emploi de traiteur en utilisant les documents comptables que vous avez en main. Déterminez combien d'argent vous gagnez chaque jour et ventilez-le en catégories de nourriture et de boissons si possible.
Les rapprochements
Tous vos comptes, y compris les comptes bancaires, les prêts, les cartes de crédit, les marges de crédit et même les responsabilités salariales, doivent être rapprochés. Le rapprochement consiste à comparer les informations mises à votre disposition. Il vous permettra de vérifier que vous avez couvert toutes vos charges.
Quels sont les risques lors des achats chez les fournisseurs ?
Maintenant que vous avez découvert en quoi consiste la gestion des approvisionnements chez votre fournisseur, il est temps d'analyser les divers risques lors des achats chez les fournisseurs associés au processus d’achat. Les voici :
Les perturbations durant l'expédition : il est possible qu’il y ait des imprévus lors du transport de matières premières.
La douane : il peut y avoir des retards à la frontière si les marchandises ne proviennent pas d’un approvisionnement local mais de grossistes d’autres parties du monde.
Les catastrophes naturelles : des tempêtes, des tremblements de terre et d'autres catastrophes naturelles pourraient perturber les activités du fournisseur alimentaire professionnel en restauration ou l’expertise du transporteur.
La contamination : vos marchandises peuvent être rappelées avant ou après leur réception en raison de la présence de sources de maladies alimentaires.
La défaillance de la récolte : la défaillance des cultures, qu'elle soit causée par des parasites ou la sécheresse, peut avoir une grave influence sur votre approvisionnement.
Le changement climatique : le changement climatique peut avoir une influence néfaste sur certaines cultures comme celle du cacao.
Les bouleversements politiques : l'approvisionnement ou le transit pourraient être affectés par des troubles politiques.
Conclusion
De nombreux restaurants dépensent beaucoup d'argent pour les stocks mais ne gardent pas de traces de ces achats. Quelques-uns ne se rendent même pas compte de l’importance de la tenue d’une comptabilité rigoureuse en matière de gestion de stock et d’approvisionnement. La gestion des approvisionnements et des stocks assure non seulement la transparence dans la gestion de votre restaurant mais améliore également la relation client fournisseur. Sur la base de cette gestion, vous pouvez prévenir, évaluer et surmonter plus facilement les imprévus et risques d’achats qui planent sur votre chaîne d’approvisionnement.
