Comprendre le statut d'auto-entrepreneur
Le statut d'auto-entrepreneur, aussi appelé micro-entrepreneur, offre un régime fiscal simplifié, avec des formalités comptables et fiscales allégées. Cela inclut des avantages fiscaux comme l'abattement forfaitaire. C'est un régime de bénéfices commerciaux, et non un statut juridique en soi.
Cependant, être sous ce régime a aussi des implications pour les frais professionnels. Une spécificité majeure est qu'un auto-entrepreneur ne peut pas émettre de note de frais pour les déduire de son chiffre d'affaires. Une note de frais est habituellement émise par un salarié pour obtenir un remboursement de frais professionnels engagés sur ses fonds personnels.
Néanmoins, il existe une solution pour se faire rembourser certains frais professionnels : les frais de débours.
Définition des frais professionnels
Les frais professionnels correspondent aux dépenses que l'auto-entrepreneur engage dans le cadre de son activité. Ces dépenses peuvent concerner divers aspects nécessaires à l'exercice de son métier, tels que :
Les frais de déplacement (frais kilométriques, billets de train, etc.)
Les frais de restauration lors de déplacements professionnels
L'achat de matériel ou de matières premières nécessaires à la prestation de services ou à la production de biens
Les frais de formation liés à l'activité de l'auto-entrepreneur.
Ces frais sont généralement facturés au nom de l'auto-entrepreneur. Cependant, en raison du régime fiscal de la micro-entreprise, les frais professionnels ne peuvent pas être déduits du chiffre d'affaires de l'auto-entrepreneur. Un moyen de contourner cette contrainte est de recourir aux frais de débours, que nous détaillerons plus loin dans ce guide.
La spécificité de la note de frais en auto-entrepreneur
Les frais déductibles et non déductibles
Dans le cadre du statut d'auto-entrepreneur, il est primordial de distinguer les frais déductibles des frais non déductibles. Les frais déductibles sont ceux qui sont directement liés à l'activité professionnelle de l'auto-entrepreneur.
Par exemple, il peut s'agir de :
Frais de débours : ces frais sont avancés pour le compte du client et peuvent être remboursés sans impacter le chiffre d'affaires de l'auto-entrepreneur.
Indemnités kilométriques : dans certaines conditions, elles peuvent être considérées comme des frais déductibles.
En revanche, d'autres frais ne sont pas déductibles. Cela concerne notamment :
Les frais engagés pour l'achat de matériel.
Les frais liés à l'utilisation personnelle d'un bien professionnel.
Il convient de noter que l’option fiscale de l'auto-entrepreneur (versement libératoire ou barème progressif) n'affecte pas la possibilité de déduire des charges. En effet, l'auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d'affaires et ne peut déduire aucune charge ni amortir son matériel.
Toutefois, certains auto-entrepreneurs décident de s'assujettir à la TVA, même si leur chiffre d'affaires est inférieur aux plafonds en vigueur. Dans ce seul cas, ils peuvent alors déduire la TVA qu'ils ont eux-mêmes avancée sur leurs achats.
Le régime réel et le régime micro entreprise
Le régime réel et le régime micro-entreprise représentent deux options pour la gestion des charges et impôts en auto-entreprise. Dans le régime réel, l'auto-entrepreneur a la possibilité de déduire ses frais professionnels réellement engagés. Cela peut permettre d'envisager d'autres charges pour améliorer sa protection sociale ou son épargne retraite. En revanche, le régime micro-entreprise, caractérisé par sa simplicité, ne permet pas de déduire les frais professionnels. L'auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d'affaires ou ses recettes brutes, et non sur son résultat net. Il est donc important de comprendre ces différences pour choisir le régime le plus adapté à votre activité et à vos dépenses professionnelles.
Les cotisations sociales et la TVA
En tant qu'auto-entrepreneur, vous êtes redevable de cotisations sociales calculées en fonction de votre chiffre d'affaires. Les cotisations sociales permettent de financer vos droits à la retraite, à la santé, aux allocations familiales et à la formation professionnelle. Les taux de cotisation varient selon la nature de votre activité.
Concernant la TVA, l'auto-entrepreneur est généralement exonéré en raison du régime de franchise en base de TVA. Cependant, certains auto-entrepreneurs peuvent choisir de s'assujettir à la TVA, ce qui leur permet de récupérer la TVA avancée sur leurs achats professionnels. Il faut toutefois noter que l'assujettissement à la TVA implique des obligations déclaratives supplémentaires.
Pour les cotisations sociales, si votre chiffre d'affaires est égal à 0 €, vous n'avez pas de cotisations sociales à payer.
Concernant la TVA, vous êtes soumis au régime de la franchise en base de TVA si votre chiffre d'affaires HT est inférieur à 36 800 € pour les prestations de services ou inférieur à 91 900 € pour les activités de vente de marchandises.
Il est essentiel de bien comprendre ces aspects car ils ont un impact direct sur la gestion de vos notes de frais.
Exemple de frais professionnels courants
Pour un auto-entrepreneur, les frais professionnels courants peuvent inclure :
Les dépenses de matériel nécessaire à l'exercice de son activité. Par exemple, un artisan qui achète du carrelage pour refaire la cuisine d'un client.
Les frais de déplacement, que ce soit en transports en commun ou avec son véhicule personnel.
Les dépenses liées à l'alimentation lors des déplacements professionnels, tels que les repas pris en dehors du domicile.
Les frais de communication, comme l'achat d'un téléphone professionnel ou les frais d'abonnement à un service internet.
Les coûts liés à l'hébergement lors des déplacements professionnels, comme les nuitées d'hôtel.
Il convient de noter que ces frais ne peuvent être déduits du chiffre d'affaires de l'auto-entrepreneur. Cependant, ils peuvent être facturés au client dans le cadre de frais de débours, sous certaines conditions.
Les frais de débours : une alternative à la note de frais ?
Définition et principe des frais de débours
Les frais de débours, également appelés débours, sont des dépenses que l'auto-entrepreneur avance pour le compte de son client dans le cadre de sa mission ou prestation. Ils sont généralement considérés comme une avance faite par l'auto-entrepreneur pour le compte du client qui devra à terme s’en acquitter. Ces frais peuvent être des frais de déplacement (billet de train, d’avion, d'hôtel, de location de voiture, etc.), des frais postaux pour l’envoi des marchandises, ou encore des frais liés à des achats indispensables à la réalisation de la prestation de service. Ces frais sont ensuite remboursés intégralement par le client. Il est à noter que les frais de débours ne doivent pas être confondus avec les coûts d'achat et ne sont pas des frais kilométriques.
Comment facturer les frais de débours ?
Pour facturer les frais de débours, plusieurs étapes sont à respecter.
Tout d'abord, ces frais doivent être clairement identifiés sur une facture distincte de celle de la prestation de service. Ils doivent être détaillés ligne par ligne, avec pour chaque dépense, une description précise et le montant exact avancé.
Ensuite, il est essentiel de joindre les justificatifs de chaque dépense (par exemple, les tickets de caisse, les factures fournisseur). Ces documents attestent que les frais ont été engagés pour le compte du client et sont nécessaires en cas de contrôle de l'Administration fiscale.
Enfin, assurez-vous d'avoir l'Accord préalable du client pour engager ces dépenses. Cet accord peut prendre la forme d'un document ou d'un mandat qui précise la nature des dépenses et le budget alloué.
Voici un exemple de comment présenter ces frais sur une facture :
Prestation de service : 100€
Frais de débours :
Déplacement (ticket de train) : 40€
Repas : 20€
Total à régler : 160€
N'oubliez pas, les frais de débours ne sont pas assujettis à la TVA.
Exemple de facturation de débours
Pour illustrer la facturation des débours, prenons l'exemple d'un auto-entrepreneur électricien qui doit acheter des câbles spécifiques pour une intervention chez un client. Ces câbles coûtent 100€. L'électricien achète les câbles en avançant l'argent, mais fait établir la facture au nom de son client.
Sur la facture globale de sa prestation, l'électricien doit indiquer :
Sa prestation de service : 300€
Les frais de débours (câbles) : 100€
Ainsi, le total facturé au client sera de 400€. Il est essentiel que l'électricien conserve la facture des câbles comme justificatif en cas de contrôle.
Cet exemple montre comment les frais de débours permettent à l'auto-entrepreneur de se faire rembourser des dépenses engagées pour le compte de son client, sans que ces dépenses ne soient comptabilisées dans son chiffre d'affaires. Cela lui permet aussi de ne pas payer de cotisations sociales sur ces montants.
Prestation de service et frais de débours
Dans le cadre d'une prestation de service, l'auto-entrepreneur peut être amené à avancer des frais au nom et pour le compte de son client. Ces dépenses, appelées frais de débours, sont ensuite remboursées par le client. Cela peut concerner l'achat de marchandises nécessaires à la réalisation de la prestation de service (équipements, fournitures, matériels...), l'achat de matières premières ou les frais de déplacement engagés lors d’une mission.
Les frais de débours présentent plusieurs avantages. D'une part, ils permettent à l'auto-entrepreneur de récupérer les sommes avancées. D'autre part, ils ne sont pas considérés comme du chiffre d'affaires et n'augmentent donc pas la base de calcul des cotisations sociales et des impôts.
Les frais de débours doivent être clairement identifiés et détaillés sur une facture distincte de celle de la prestation de service. Il est essentiel de conserver tous les justificatifs de ces dépenses pour être en mesure de les présenter en cas de contrôle.
Gestion des frais de déplacement en auto-entreprise
Frais kilométriques : comment les calculer ?
Pour calculer vos frais kilométriques, plusieurs éléments sont à prendre en compte. Le barème kilométrique fixé par l'administration fiscale est essentiel, il varie en fonction de la puissance fiscale du véhicule exprimée en chevaux fiscaux (CV) et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel.
Par exemple, pour une voiture de 6 CV ayant effectué 8000 kilomètres à titre professionnel, le calcul sera le suivant : (8000 * 0,323) + 1 256 = 3 840 euros.
Il faut noter que depuis 2021, le montant des frais de déplacement calculés est majoré de 20% pour les véhicules électriques. Pour les motos et autres cyclomoteurs, un autre barème est à utiliser.
Enfin, n'oubliez pas que le barème kilométrique couvre plusieurs types de dépenses : le carburant, les frais de réparation et d'entretien, les cotisations d'assurance et la dépréciation du véhicule.
Comment facturer les frais de déplacement ?
La facturation des frais de déplacement en tant qu'auto-entrepreneur peut se faire de différentes manières, en fonction de vos besoins et de ceux de votre client.
Une première option consiste à inclure ces frais dans le prix de votre prestation. Dans ce cas, ils sont simplement ajoutés au coût total de la facture sans être explicitement mentionnés.
Une autre possibilité est de facturer les frais de déplacement séparément. Vous pouvez alors préciser le montant de ces frais sur une ligne distincte de votre facture. Pour ce faire, définissez un kilométrage minimum à partir duquel vous facturerez vos frais de déplacement et appliquez le même pour tous vos clients.
Il est également possible de se faire rembourser directement par le client. Ce remboursement peut concerner les frais de déplacement, mais aussi d'autres types de frais comme ceux liés à l'hébergement ou au transport.
Dans tous les cas, il est recommandé de préciser le mode de facturation des frais de déplacement dans vos conditions générales de vente.
Transport et repas : quels sont les frais déductibles ?
Les frais de transport et de repas peuvent être déductibles sous certaines conditions. Concernant les frais de transport, ils sont déductibles si vous pouvez justifier qu'ils ont été engagés à titre professionnel. Cela peut inclure les déplacements chez des clients ou des fournisseurs par exemple. Il est crucial de conserver tous les justificatifs de ces frais (factures, tickets de péage...).
En ce qui concerne les frais de repas, ils peuvent être déduits si vous pouvez prouver une distinction entre ceux du foyer propre et ceux liés à votre activité d'auto-entrepreneur. Le montant déductible est plafonné : en 2021, il ne doit pas dépasser 14,15 € TTC par repas. Au-delà de ce montant, la dépense est considérée comme excessive. Toutefois, si vous justifiez de circonstances exceptionnelles, la fraction excédant ce montant peut être déduite.
Il est essentiel de bien noter que, pour un auto-entrepreneur, les frais kilométriques ne sont pas déductibles. Ils restent à votre charge, sauf si vous les incluez dans les frais de débours.
Modèles et exemples pour gérer vos notes de frais
Modèle de note de frais pour auto-entrepreneur
Un modèle de note de frais est un outil pratique pour l'auto-entrepreneur, même si les frais ne sont généralement pas déductibles. Celui-ci devrait inclure des informations clés telles que :
Nom de l'auto-entrepreneur
Détail des dépenses réalisées
Date de la dépense
L'importance de conserver les justificatifs correspondants (factures, reçus) est cruciale pour prouver l'authenticité de la dépense. Bien que la note de frais ne soit pas déductible du chiffre d'affaires, elle permet une meilleure organisation et une gestion transparente de vos dépenses professionnelles.
Comment comptabiliser vos notes de frais ?
Pour comptabiliser vos notes de frais en tant qu'auto-entrepreneur, il est essentiel de suivre certaines règles.
Tout d'abord, gardez à l'esprit que dans le statut d'auto-entrepreneur, la comptabilité est allégée, ce qui signifie que vous n'êtes pas obligé d'enregistrer chaque dépense de manière détaillée.
Cependant, il est recommandé de conserver tous les justificatifs de vos dépenses professionnelles. Ces justificatifs peuvent être des factures, des tickets de caisse ou des reçus.
Pour comptabiliser les notes de frais, vous pouvez utiliser un tableau Excel ou un logiciel de gestion de dépenses comme Pennylane. Notez le montant de la dépense, la date, la nature de la dépense (repas, déplacement, achat de matériel...) et le client concerné si la dépense est liée à une mission précise.
Sachez que certains frais spécifiques, comme les frais de transport ou les frais de mission, peuvent être comptabilisés dans des comptes spécifiques (compte 6251 pour les voyages et déplacements, compte 6256 pour les missions et réceptions).
Enfin, n'oubliez pas que même si la note de frais n'est pas déductible de votre chiffre d'affaires, elle permet une meilleure organisation et une gestion transparente de vos dépenses professionnelles.
Réglementation et contrôles URSSAF
L'URSSAF joue un rôle central dans le contrôle de la gestion des notes de frais des auto-entrepreneurs. Les vérifications de l'URSSAF se concentrent sur l'exactitude et la légitimité des dépenses professionnelles déclarées par l'auto-entrepreneur. Il est donc crucial de conserver tous les justificatifs de ces dépenses pour se prémunir d'éventuelles sanctions en cas de contrôle.
L'URSSAF peut également apporter des précisions sur le régime applicable aux frais professionnels pour les auto-entrepreneurs. Notamment, elle rappelle que ces derniers ne peuvent pas déduire leurs frais professionnels de leur chiffre d'affaires, ce qui inclut les notes de frais. En revanche, certains frais, comme les frais de débours, peuvent être remboursés par le client.
Enfin, il est à noter que l'URSSAF établit le montant des cotisations sociales des auto-entrepreneurs sur la base de leur chiffre d'affaires déclaré. C'est pourquoi il est important de bien distinguer le chiffre d'affaires des remboursements de frais professionnels pour éviter une surcotisation.
Conclusion
Après avoir exploré en détail la gestion des notes de frais pour les auto-entrepreneurs, il est évident que ce sujet est complexe et nécessite une compréhension approfondie des règles spécifiques. Il est essentiel de bien comprendre les spécificités du statut d'auto-entrepreneur, notamment en ce qui concerne la non-déductibilité des frais professionnels et la possibilité de contourner cette contrainte grâce aux frais de débours.
Il est également crucial de comprendre comment facturer ces frais aux clients et comment les intégrer dans la gestion quotidienne de votre entreprise. Les frais de déplacement représentent un autre aspect important qui peut avoir un impact significatif sur les finances de l'auto-entrepreneur.
Enfin, la tenue de documents appropriés tels que les notes de frais, même si elles ne sont pas déductibles, peut contribuer à une meilleure organisation et transparence dans la gestion de votre entreprise.
