Comprendre le principe de la note de frais en association
La note de frais en association est un document qui atteste des dépenses engagées par un membre de l'association (qu'il soit bénévole, salarié ou dirigeant) dans le cadre de son activité associative. Ces dépenses, qu'elles concernent des frais de déplacements, de repas ou d'achat de matériel, sont en principe remboursées par l'association.
La note de frais doit comporter des informations précises : le nom du bénéficiaire, la date de la dépense, le montant, et la nature de la dépense. Elle doit être signée par le bénéficiaire et un responsable de l'association et être accompagnée de justificatifs (factures, tickets de caisse...). Pour éviter de les perdre, vous pouvez automatiser facilement la gestion des notes frais avec des logiciels comme Pennylane.
Le remboursement des notes de frais est contrôlé par l'administration fiscale et l'URSSAF, afin d'assurer la transparence financière de l'association et la conformité légale.
Il est à noter que le bénévole peut choisir de ne pas se faire rembourser ses frais et de les considérer comme un don à l'association, ce qui lui permettra de bénéficier d'une réduction d'impôt.
Les obligations légales pour les notes de frais
En matière de notes de frais, les associations loi 1901 sont soumises à des obligations légales similaires à celles du milieu entrepreneurial. En premier lieu, l'association doit posséder une personnalité juridique pour pouvoir rembourser légalement une note de frais. Cela signifie que l'association doit être déclarée en préfecture.
Il est aussi impératif que les frais soient réels, justifiés par une facture ou des reçus divers remis par les commerçants ou prestataires de service, et liés à l'activité de l'association. Aucune dépense de nature fictive ou luxueuse n'est admise.
Pour le remboursement des frais kilométriques, l'association doit se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques applicable aux salariés et bénévoles.
Enfin, l'association doit conserver les justificatifs (tickets de caisse, factures, etc.) pour justifier la restitution des frais réalisés par les bénévoles et les salariés auprès de l'administration. Ces règles s'appliquent aussi bien pour les frais de déplacement, frais de repas que pour les achats de fournitures.
La gestion des frais kilométriques
Le barème kilométrique bénévoles : explications
Le barème kilométrique pour les bénévoles dans les associations a subi des modifications majeures. Il n'existe plus de barème spécifique pour les bénévoles, qui doivent désormais se référer au barème applicable aux salariés pour calculer leurs frais kilométriques.
Le barème est fixé par l'arrêté du 27 mars 2023 et s'applique aux déplacements effectués à partir du 1er janvier 2022. Les montants sont les suivants :
Pour une voiture, l'indemnité s'élève à 0,324 € par kilomètre parcouru.
Pour un vélomoteur, un scooter ou une moto, l'indemnité est de 0,126 € par kilomètre parcouru.
La majoration de 20 % pour les véhicules électriques, en vigueur depuis 2021, reste applicable.
Comment justifier les dépenses de déplacement ?
Pour justifier vos dépenses de déplacement, plusieurs éléments sont nécessaires.
Factures et reçus : Toute dépense doit être justifiée par un reçu ou une facture. Ces documents doivent indiquer la date, le montant de la dépense et sa nature.
Note de frais : Vous devez rédiger une note de frais qui détaille l'ensemble de vos dépenses. Cette note doit être signée par vous-même et un responsable de l'association.
Calcul des frais kilométriques : Pour évaluer vos frais kilométriques, vous devez vous référer au barème mis en place pour l'année en cours. Ce barème prend en compte la puissance de votre véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.
Justificatif de déplacement : Pour chaque déplacement, vous devez pouvoir fournir un justificatif (billet de transport, ticket de péage, etc.).
Notez que l'administration fiscale peut contrôler la validité de ces justificatifs à tout moment. Il est donc essentiel de conserver tous ces documents pendant au moins trois ans.
Enfin, n'oubliez pas que les frais de déplacement des bénévoles d'association sont considérés comme des dons ouvrant droit à une réduction d'impôt. Veillez donc à déclarer ces frais lors de votre déclaration de revenus.
Les procédures de remboursement km en association
Dans le cadre de l'association, le remboursement des frais kilométriques peut être réalisé de deux manières principales :
Remboursement au réel : L'association rembourse les frais réellement engagés par le bénévole ou le salarié sur la base du barème fiscal. Ce dernier est revalorisé chaque année et prend en compte l’ensemble des coûts liés à l’utilisation du véhicule personnel.
Allocation forfaitaire : Pour des raisons de commodité, l'association peut choisir d’allouer des allocations forfaitaires aux bénévoles. Le régime est identique à celui des salariés.
Pour bénéficier de ces remboursements, plusieurs conditions doivent être remplies. Les frais doivent être engagés strictement dans le cadre de la réalisation de l'objet social de l'association et doivent être dûment justifiés. Il est donc essentiel de conserver tous les justificatifs relatifs aux frais engagés (billets de train, factures, notes de péage, détail du nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel, etc.).
En outre, les bénévoles d'une association peuvent bénéficier d'une réduction d’impôt, sous certaines conditions, pour les frais qu’ils engagent personnellement lorsqu’ils renoncent expressément à leur remboursement par l’association.
Il est donc clair que le processus de remboursement des frais kilométriques dans une association nécessite une bonne organisation et une tenue rigoureuse des documents justificatifs.
Le processus de remboursement des bénévoles
Les modalités de remboursement bénévole : exemples concrets
Pour mieux comprendre les procédures de remboursement des frais pour les bénévoles, voici quelques exemples concrets :
Remboursement des frais kilométriques : Si un bénévole utilise son propre véhicule pour les activités de l'association, il peut prétendre à un remboursement. Il doit fournir une note de frais détaillant le nombre de kilomètres parcourus, la date et le motif du déplacement. Le remboursement se fait en fonction du barème kilométrique en vigueur.
Remboursement des frais de repas : Un bénévole peut être remboursé de ses frais de repas s'il a dû manger à l'extérieur dans le cadre de ses activités associatives. Il doit fournir un justificatif comme une facture de restaurant.
Remboursement des achats de fournitures : Si un bénévole achète du matériel ou des fournitures pour l'association, ces frais peuvent être remboursés. Il doit fournir les factures ou reçus correspondants.
Dans tous les cas, l'association doit vérifier que ces dépenses sont réelles, justifiées et engagées pour les besoins de l'activité associative.
L'indemnité bénévole : comment la calculer ?
Pour calculer l'indemnité d'un bénévole, plusieurs éléments doivent être pris en compte. Tout d'abord, le bénévole peut choisir de se faire rembourser sur la base des frais réels. Dans ce cas, il devra présenter une note de frais accompagnée des justificatifs de ses dépenses.Pour éviter la perte de justificatif, l'utilisation de logiciel comme Pennylane est recommandé pour dématérialiser ces derniers et assurer un bon suivi.
Alternativement, le bénévole peut opter pour le remboursement forfaitaire, basé sur les barèmes publiés chaque année par l'administration fiscale. Cette option est particulièrement appropriée pour les frais kilométriques. Par exemple, si un bénévole parcourt 3500 km à titre professionnel avec un véhicule thermique de 6 CV, il peut faire état d'un montant de frais réels égal à : 3500 km × 0,665 = 2 009 €. Si un véhicule électrique est utilisé, le montant s'élève à : 2 009 € × 1,2 = 2 410 €.
Il est à noter que le bénévole peut également renoncer à se faire rembourser ses frais, ce qui est considéré comme un don à l'association et peut ouvrir droit à une réduction d'impôt.
Abandon de frais ou renoncement : que choisir ?
Face à la question de l'abandon de frais ou du renoncement, il est essentiel de peser les avantages et les inconvénients de chaque option.
L'abandon de frais peut être perçu comme un don à l'association, permettant au bénévole d'obtenir une réduction d'impôt. Toutefois, cette option nécessite une gestion rigoureuse des justificatifs pour éviter tout litige fiscal.
D'un autre côté, le renoncement au remboursement des frais implique que le bénévole absorbe lui-même ces coûts. Cela peut être une option viable pour ceux qui souhaitent soutenir davantage l'association, mais il est essentiel de prendre en compte sa situation financière personnelle avant de prendre une telle décision.
Il convient également de noter que le choix entre l'abandon de frais et le renoncement peut dépendre de la politique de l'association en matière de frais. Certaines associations peuvent avoir une politique de remboursement des frais en place, tandis que d'autres peuvent encourager l'abandon de frais. Il est donc recommandé de se renseigner auprès de l'association avant de prendre une décision.
La note de frais et l'impôt sur le don
Comment déclarer un don d'intérêt général dans une association loi 1901 ?
Pour déclarer un don d'intérêt général dans une association loi 1901, plusieurs étapes sont nécessaires. Tout d'abord, le donateur doit renoncer par écrit au remboursement de ses dépenses. Ensuite, l'association doit émettre un reçu fiscal (formulaire Cerfa n°11580) au bénévole. Ce reçu permettra au bénévole de justifier de son don lors de sa déclaration de revenus. Enfin, depuis l'application de l'article 19 de la loi n° 2021-1109, l'association a l'obligation de déclarer les dons reçus auprès de l'administration fiscale. Cette déclaration doit être effectuée avant le 31 décembre de l'année d'émission des reçus fiscaux.
Fiscalité et intérêt général : les implications pour les associations
Dans le cadre de la gestion des notes de frais, la fiscalité et l'intérêt général jouent un rôle crucial pour les associations. En tant qu'organismes d'intérêt général, les associations peuvent émettre des reçus fiscaux pour leurs donateurs, leur permettant ainsi de bénéficier de réductions d'impôts.
Les frais engagés par les bénévoles, s'ils sont dûment justifiés et expressément non remboursés, peuvent être considérés comme des dons et ouvrir droit à une réduction d'impôt.
Cependant, ces dispositions exigent une gestion rigoureuse pour éviter tout contrôle fiscal. Les associations doivent donc veiller à :
Distinguer clairement les frais des bénévoles, des dirigeants et des salariés.
Respecter le plafond des dépenses autorisées par secteur (repas, transport, fournitures, hébergement, etc.).
Choisir la méthode de remboursement adaptée aux frais engagés.
Le rôle du président d'association dans la gestion des notes de frais
Le président d'une association joue un rôle clé dans la gestion des notes de frais. En tant que mandataire, il est responsable de veiller à ce que les dépenses engagées soient justifiées, liées à l'activité de l'association et conformes aux règles en vigueur. Il est également en charge de vérifier et d'approuver les notes de frais avant leur remboursement.
Validation des dépenses : Le président doit s'assurer que chaque dépense est légitime et nécessaire pour l'association. Cela implique de vérifier les factures et les reçus fournis par les membres.
Signature des notes de frais : Avant qu'une note de frais ne soit remboursée, elle doit être signée par le président pour attester de son approbation.
Gestion des litiges : En cas de désaccord sur une dépense, c'est le président qui tranche. Il agit en justice pour défendre les intérêts de l'association si nécessaire.
Responsabilité : Le président engage sa responsabilité en cas de non-conformité dans la gestion des notes de frais. Il doit donc s'assurer du respect des règles légales et fiscales.
L'importance de la facture dans la justification des dépenses
Faire une facture : les étapes à suivre pour les associations
Pour réaliser une facture, une association doit suivre plusieurs étapes.
Choix du modèle: Il est recommandé d'utiliser un modèle de facture spécifiquement conçu pour les associations. Ce choix assure que toutes les informations obligatoires seront présentes et que la facture sera claire et professionnelle.
Rédaction de la facture: La facture doit comprendre plusieurs éléments. Notamment, les mentions relatives à l'association et à son client, le détail des biens ou services vendus, le montant total à payer.
Émission de la facture: La facture doit être émise en double exemplaire, une pour le client et une servant de pièce comptable.
Il est important de rappeler qu'une association peut réaliser des factures sans SIRET, contrairement à une entreprise. Pour gérer au mieux vos factures, vous pouvez utiliser des logiciels comme Pennylane.
Comment comptabiliser une facture dans une note de frais ?
La comptabilisation d'une facture dans une note de frais implique plusieurs étapes. Tout d'abord, il est crucial d'avoir un justificatif pour chaque dépense. Cela peut être une facture, un ticket de caisse ou tout autre document prouvant le paiement. Ensuite, ce justificatif doit être joint à la note de frais correspondante.
Sur cette note de frais, plusieurs informations doivent figurer :
La date de la dépense
La nature de la dépense (repas, déplacement, achat de matériel, etc.)
Le montant de la dépense
Enfin, la note de frais doit être validée par une personne habilitée au sein de l'association, généralement le trésorier ou le président. Une fois validée, la note de frais peut être comptabilisée.
Pour ce faire, l'écriture comptable suivante est généralement utilisée :
Débit du compte de charges correspondant à la nature de la dépense (par exemple, le compte 625 pour les frais de déplacement)
Crédit du compte 401 Fournisseurs
Notez que le choix du compte de charges dépend du plan comptable utilisé par l'association.
Enfin, pensez à conserver tous les justificatifs pendant au moins 6 ans, en cas de contrôle.
L'utilisation d'un modèle pour faciliter la gestion des notes de frais
Exemples et avantages d'un modèle de note de frais
Un modèle de note de frais apporte plusieurs avantages pour les associations. Il simplifie et standardise le processus de soumission et de validation des frais engagés par les bénévoles et les salariés. En outre, il permet une meilleure traçabilité des dépenses, ce qui est essentiel pour la transparence financière et la conformité légale.
Par exemple, un modèle de note de frais pour une association pourrait comprendre :
Le nom du bénévole ou du salarié
La date de la dépense
L'objet de la dépense
Le montant de la dépense
Les modalités de remboursement
Un modèle bien conçu facilite également le suivi des dépenses par catégorie (repas, transport, fournitures, hébergement, etc.), ce qui peut aider à identifier les tendances et à gérer le budget de l'association plus efficacement.
Enfin, l'utilisation d'un modèle de note de frais peut avoir un impact positif sur l'engagement des bénévoles et des salariés en assurant un remboursement rapide et sans problèmes de leurs dépenses.
Comment faire une note de frais avec un modèle ?
Pour faire une note de frais avec un modèle, il faut suivre quelques étapes simples. Tout d'abord, téléchargez un modèle de note de frais. De nombreux sites proposent des modèles gratuits et faciles à utiliser, adaptés aux associations. Ensuite, remplissez le modèle avec les informations nécessaires, comme :
Le nom et le prénom du bénévole ou salarié ayant engagé la dépense
La date de la dépense
La nature de la dépense (repas, transport, etc.)
Le moyen de paiement utilisé
Le montant de la dépense (montant et TVA si applicable)
Il est essentiel de joindre les justificatifs de dépense (factures, reçus, etc.) à la note de frais. Enfin, soumettez la note de frais pour validation et remboursement selon les modalités définies par l'association.
Conclusion
En conclusion, la note de frais en association est un outil essentiel pour assurer la transparence et la conformité financière des dépenses engagées par ses membres. Elle doit être rigoureusement documentée et justifiée, respectant les obligations légales et fiscales. L'utilisation de modèles standardisés et de logiciels comme Pennylane facilite la gestion et le suivi de ces dépenses, tout en permettant un remboursement efficace et conforme aux règles en vigueur. En outre, les bénévoles ont la possibilité de renoncer à leur remboursement, considérant ces frais comme des dons à l'association, ce qui peut leur ouvrir droit à des réductions d'impôt.
