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Décaissement des fonds : Procédures essentielles

Publié le 15 mai 2024 • Trésorerie

Décaissement des fonds : Procédures essentielles

Le décaissement est une composante clé de la comptabilité et de la gestion des caisses au sein d'une entreprise. Il s'agit d'un processus qui englobe toutes les dépenses effectuées. Cependant, il requiert une procédure stricte pour assurer une gestion efficace des fonds. Cette procédure comprend la demande de paiement direct au fournisseur et d'autres méthodes prioritaires. Une bonne maîtrise des politiques, directives et procédures de décaissement est donc essentielle pour une gestion financière efficace.

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Hugo Andrianjatovo

Expert Finance

Forme de séparation

Comprendre le décaissement en comptabilité

Le décaissement en comptabilité se réfère à tous les paiements effectués par une entreprise pour honorer ses obligations financières. Il s'agit d'une sortie de liquidités qui a pour objectif l'acquisition d'un bien ou d'un service. Les décaissements peuvent être classifiés en plusieurs types, parmi lesquels on retrouve le paiement des salaires, des versements aux fournisseurs, des remboursements de prêts, et le paiement des dividendes aux actionnaires.

Le décaissement est un processus essentiel dans la gestion de la trésorerie d'une entreprise. Il est enregistré dans le grand livre général de l'entreprise et permet de suivre comment l'entreprise dépense ses liquidités au fil du temps.

La comptabilité des décaissements implique l'enregistrement et la classification des transactions de paiement. Cela permet de garantir la transparence et l'exactitude des informations comptables, essentielles pour la prise de décisions stratégiques.

Procédure de décaissement dans une entreprise

La procédure de décaissement commence généralement par la création d'un bon de commande envoyé au service financier. Ce dernier évalue la demande, vérifie les approbateurs et les paiements avant de donner son accord.

Les étapes suivantes comprennent :

  • La validation de la facture par rapport au bon de commande et à la livraison des biens ou services.

  • L'autorisation du paiement, souvent effectuée par une personne différente de celle qui a validé la facture pour garantir une séparation des tâches.

  • La préparation du paiement via le moyen choisi (chèque, virement, espèces...).

  • L'exécution du paiement et l'enregistrement de la transaction dans les livres comptables.

Ces étapes doivent être prédéfinies et validées en interne par l'entreprise. Il est aussi souhaitable de déterminer un seuil plafonnant les dépenses par caisse pour minimiser les risques financiers.

Frais associés au décaissement

Les frais associés au décaissement peuvent varier en fonction de la nature et du montant du décaissement. Les frais bancaires, par exemple, sont généralement associés aux transactions financières, comme les virements électroniques ou le traitement des chèques.

Certains frais peuvent également être liés à l'utilisation de méthodes de décaissement spécifiques, telles que les paiements mobiles ou en ligne.

Voici quelques exemples de frais qui peuvent être associés à un décaissement :

  • Frais de transaction : Ces frais sont généralement facturés par les banques ou autres institutions financières pour le traitement des transactions.

  • Frais de service : Ce sont les frais facturés pour l'utilisation de certaines plateformes de paiement ou services financiers.

  • Frais de transfert : Ces frais peuvent être applicables lors du transfert de fonds d'un compte à un autre.

Il est recommandé de toujours examiner les termes et conditions du processus de décaissement pour comprendre tous les frais applicables.

Comment faire une demande de décaissement ?

Pour faire une demande de décaissement, il faut respecter certaines étapes.

  1. Préparation de l'autorisation de dépense : ce document, établi par le demandeur, doit être validé par au moins son supérieur hiérarchique et le comptable.

  2. Etablissement de l'ordre de décaissement : sur la base de l'autorisation de dépense, le caissier met en place cet ordre et le fait viser par le bénéficiaire.

  3. Préparation des pièces justificatives : ces documents doivent être prêts et disponibles pour validation.

  4. Soumission de la demande : cette action se fait généralement via une plateforme dédiée de l'entreprise ou de l'organisme financier concerné.

Notez bien : chaque entreprise peut avoir des spécificités propres pour sa procédure de demande de décaissement. Il est donc recommandé de se familiariser avec les instructions internes avant de procéder.

Qu'est-ce qu'un plan de décaissement ?

Un plan de décaissement est un document prévisionnel qui énumère l'ensemble des dépenses à venir d'une entreprise sur un laps de temps donné. Il s'inscrit dans la gestion prévisionnelle de la trésorerie et permet d'anticiper les flux sortants (décaissements) et entrants (encaissements) de fonds. Ce plan peut prendre en compte différents types de décaissements comme les achats, les charges externes, les charges de personnel, ou encore les remboursements de prêts.

Dans la pratique, le plan de décaissement est souvent présenté sous forme de tableau, ventilé par mois, afin de suivre l'évolution de la trésorerie. Contrairement au budget de trésorerie, ce plan se focalise principalement sur les sorties d'argent. Il est un outil essentiel pour :

  • Assurer une bonne gestion de la trésorerie

  • Éviter les déficits de liquidités

  • Planifier les décisions stratégiques en matière de financement.

Gestion des encaissements et décaissements

La gestion des encaissements et décaissements est une tâche cruciale pour assurer la santé financière d'une entreprise. Elle implique le suivi et l'analyse des entrées (encaissements) et sorties (décaissements) de fonds.

Pour les encaissements, cela inclut la facturation des clients, la gestion des comptes clients, la réception des paiements et la gestion des retards de paiement. Il est crucial de garantir que les fonds entrants sont correctement comptabilisés, enregistrés et suivis.

Concernant les décaissements, cela se réfère au processus de paiement des factures, des salaires, des fournisseurs et des autres obligations financières. Un suivi rigoureux des décaissements est nécessaire pour maintenir la précision de la comptabilité financière.

L'efficacité de la gestion des encaissements et décaissements peut être renforcée par l'utilisation d'outils de gestion financière et de logiciels de comptabilité. Ces outils permettent une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie, facilitant ainsi la prise de décision financière.

Les pratiques recommandées pour la gestion des encaissements et décaissements comprennent :

  • L'établissement de politiques et procédures claires

  • La mise en place d'un contrôle régulier et d'un suivi des transactions

  • L'utilisation d'outils de gestion financière pour automatiser et simplifier les processus

  • La formation du personnel sur les processus et les outils utilisés

  • La réalisation d'audits internes réguliers pour vérifier la conformité des pratiques.

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