Il existe de plus en plus de solutions dédiées à la gestion financière des dirigeants. Alors que beaucoup se revendiquent tout-en-un, toutes ne proposent pas la même profondeur fonctionnelle, notamment en ce qui concerne la comptabilité. Afin de pouvoir réaliser une comparaison efficace, il est donc nécessaire de comprendre la différence entre comptabilité et pré-comptabilité. On vous explique tout.
Comptabilité et pré-comptabilité : quelles différences ?
Qu’est-ce que la comptabilité ?
Vous avez sûrement déjà une bonne idée de ce qu’est la comptabilité : la tenue de comptes permettant de documenter les entrées et sorties d’argent dans votre entreprise, et d’en connaître rapidement la situation financière, sur une période donnée. Il s’agit d’une obligation légale vis-à-vis de l’administration française pour toutes les entreprises (bien qu’à divers degrés). Votre comptabilité se doit donc d’être conforme à la législation et sans erreur. Mais elle est aussi un outil d’information puissant pour piloter votre activité (calcul et analyse des coûts, prévisionnel, budgets, etc.).
La tenue régulière d’une comptabilité générale aboutit typiquement à l’établissement des comptes annuels de l’entreprise : bilan, compte de résultat et annexes. Elle sert également de base à l’établissement des différents impôts et taxes dus par l’entreprise. Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?
Mais alors que comprend exactement la pré-comptabilité ? Le principe est simple : il s’agit de l’ensemble des tâches comptables réalisables par un non-professionnel (sans expertise comptable particulière), avant la production des documents et déclarations officiels nécessitant absolument l’intervention d’un comptable ou expert-comptable.
La pré-comptabilité comprend typiquement :
la collecte des justificatifs d’achats et de ventes (reçus, factures, devis, notes de frais, bons de commande…)
le rapprochement entre ces justificatifs et les transactions bancaires associées
la mise à jour des journaux comptables (livre de recettes et registre des achats)
l’export des pièces comptables vers un logiciel de comptabilité ou vers l’expert-comptable
L’intervention d’un professionnel reste ensuite nécessaire pour remplir les obligations comptables légales de l’entreprise.
Comptabilité et pré-comptabilité : quelle organisation adopter ?
Expert-comptable, dirigeant : qui fait quoi ?
Un expert-comptable est un professionnel habilité à réaliser l’ensemble de votre comptabilité pour votre entreprise. Beaucoup d’entrepreneurs font donc appel à un cabinet d’experts, ce qui leur apporte gain de temps, tranquillité d’esprit, ainsi qu’un regard extérieur professionnel sur leur situation financière. Dans ce cas, la principale mission du dirigeant sera pré-comptable : transmettre les justificatifs correspondant aux différentes transactions bancaires sur ses comptes à l’expert-comptable.
Si avez un comptable en interne, ce dernier peut alors réaliser saisie et rapprochements comptables au quotidien et confier la révision et les déclarations fiscales à un expert-comptable, ou bien produire l’entièreté de votre comptabilité (qui devra tout de même être auditée annuellement par un organisme indépendant).
Pourquoi réaliser une pré-comptabilité régulière
Quelle que soit l’organisation choisie, s’imposer une routine de pré-comptabilité régulière en traçant vos transactions et justificatifs toute l’année est vivement conseillé ! Plutôt que de devoir retrouver des factures de taxi ou le reçu d’une boulangerie 8 mois plus tard à la demande de votre comptable, un archivage et une transmission réguliers permet de lisser le travail sur l’année et d’éviter les pertes et oublis.
De plus, cet exercice permet à votre comptable de mettre à jour régulièrement vos documents financiers, et notamment votre compte de résultat : un indispensable pour pouvoir prendre des décisions éclairées toute l’année !
L’intérêt d’un logiciel dédié
Même si vous avez choisi de confier votre comptabilité à un expert comptable, vous équiper d’un logiciel de gestion financière et comptable ne peut que vous faciliter la vie. En effet, la transmission des justificatifs peut s’avérer fastidieuse et chronophage si l’expert comptable et vous travaillez encore à l’ancienne et échangez des documents papiers.
Avec un logiciel de gestion financière, la pré-comptabilité et l’analyse des données financières sont facilitées : la plupart des outils du marché centralisent l’ensemble de vos transactions bancaires et permettent d’y associer des justificatifs. Ils proposent ensuite différentes fonctionnalités de gestion et d’analyse pour vous permettre de mieux piloter votre activité.
Reste une question à régler : votre solution financière doit-elle s’arrêter à la pré-comptabilité ou aller plus loin ?
Comment choisir un logiciel de gestion financière et comptable ?
Comptabilité ou pré-comptabilité
Si vous internalisez tout ou partie de votre comptabilité (et donc, que votre entreprise ne s’arrête pas à la simple pré-comptabilité), alors la question ne se pose pas : vous avez besoin d’un logiciel de production comptable, c’est-à-dire d’un logiciel de comptabilité complet. Seul ce type de solution vous permettra en effet de réaliser notamment votre révision et vos déclarations annuelles.
Et si vous confiez votre comptabilité à un expert comptable externe, alors ? Dans ce cas, un simple logiciel de gestion financière peut vous suffire. Cependant, votre expert-comptable, lui, utilise un logiciel de production comptable : le plus efficace pour vous deux est donc de travailler sur le même outil, afin que les données et documents que vous allez manipuler côté gestion soient directement transmis à l’expert, et vice versa. Si cette option vous intéresse, alors regardez du côté des outils de gestion financière et comptable collaboratif, qui sont aussi des logiciels de production comptable. Besoin d’inspiration ? Pennylane est l’une des rares solutions de ce type !
Comment s’assurer que la gestion financière communique bien avec la comptabilité ?
Pour une pré-comptabilité (et donc une comptabilité) efficace, votre outil de gestion financière doit lui aussi parfaitement s’intégrer avec le logiciel de production comptable utilisé par votre comptable, que ce dernier soit en interne ou en externe. L’idéal pour cela est que votre solution comprenne également un compte de paiement qui soit votre compte principal. Cela permettra à chacune de vos transactions de remonter en temps réel et sans erreur vers votre gestion et votre comptabilité. Et d’associer beaucoup plus simplement chaque transaction à son justificatif. Vous l’avez deviné : avec Pennylane, un Compte Pro est inclus à votre abonnement.
Finalement, si vous souhaitez ne pas avoir à vous soucier de votre comptabilité et passer plus de temps sur l’analyse de vos finances que sur la recherche de justificatifs, choisissez une solution véritablement complète comme Pennylane, c’est-à-dire qui allie gestion financière, pré-comptabilité, compte professionnel, ainsi qu’un module de production pour votre expert-comptable ou votre comptable.
