Le Purchase-to-Pay (P2P), est un processus qui englobe l'ensemble des étapes de gestion des achats, depuis la demande d’achat jusqu'au paiement du fournisseur. La mise en place d'un processus P2P structuré représente un enjeu majeur de performance opérationnelle et financière. Quel est l’intérêt de connecter ce processus à votre solution de comptabilité ?
Pourquoi intégrer votre P2P à votre comptabilité ?
Vision unifiée et en temps réel
La vision des engagements financiers est malheureusement trop souvent fragmentée entre les services achats et comptabilité des PME. Hors l'intégration du P2P à la comptabilité transforme cette situation en offrant un tableau de bord unifié. Concrètement, un directeur financier peut instantanément visualiser les 150 000 € d'engagements du mois en cours, anticiper les 80 000 € de paiements fournisseurs prévus pour la semaine suivante, et analyser l'évolution des dépenses par catégorie sur les derniers trimestres. Cette visibilité permet notamment d'optimiser la gestion de trésorerie en anticipant les pics de dépenses et en négociant de meilleures conditions avec les fournisseurs stratégiques.
Réduction significative des erreurs et des délais
L'impact de l'intégration P2P-comptabilité sur la productivité est considérable. Prenons l'exemple d'une PME de 100 salariés traitant en moyenne 400 factures par mois : sans système intégré, chaque facture nécessite en moyenne 15 minutes de traitement manuel, entre la saisie des données, la recherche du bon de commande correspondant et la validation du bon à payer. Avec un système P2P connecté à un logiciel de comptabilité, ce temps est réduit à 3-4 minutes par facture (voire à quelques secondes avec un OCR de qualité !).
Le rapprochement automatique entre bons de commande, bons de livraison et factures permet en outre de s’assurer que seules les dépenses autorisées sont payées.
De plus, avec un système P2P connecté à la comptabilité, le comptable accède à une vue rapide des factures non parvenues, c’est-à-dire les commandes approuvées pour lesquelles il n'a pas encore reçu de facture. De quoi accélérer la clôture des comptes !
Meilleur contrôle
Alors qu’entre 2 et 10 % des factures reçues contiennent des erreurs (statistique qui varie selon les sources), un système intégré permet aussi un meilleur contrôle. Déléguer la validation grâce aux circuits de validation permet en effet de contrôler que seules les dépenses autorisées sont payées. Cela libère aussi du temps aux équipes comptables, qui n’ont plus à demander des validations aux personnes concernées.
Conformité et traçabilité
Alors que les contrôles fiscaux se multiplient, la traçabilité devient cruciale. Une solution comptable connectée à votre processus P2P conserve automatiquement l'historique complet de chaque transaction : qui a validé la commande, quand la livraison a été effectuée, qui a approuvé le paiement, etc. Cette piste d'audit numérique permet de répondre en quelques clics aux demandes des auditeurs qui prenaient auparavant des jours de recherche dans les archives papier. La validation électronique des factures selon des circuits prédéfinis (par exemple, double validation au-delà de 5 000 €) renforce également le contrôle interne.
Optimisation des processus financiers
L'automatisation qu’apportent les solutions comptables modernes a un impact considérable sur les processus financiers.
Prenons l'exemple des écritures comptables : quand une facture est reçue, le système génère automatiquement les écritures en comptabilité générale et analytique, affecte le bon code TVA selon la nature de l'achat et le fournisseur, et propose un échéancier de paiement conforme aux conditions négociées. Cette automatisation réduit le temps de clôture mensuelle de 5-7 jours à 2-3 jours en moyenne.
La standardisation des processus permet également d'absorber la croissance de l'activité sans augmenter les effectifs administratifs : une équipe qui gérait 1 000 factures par mois peut en traiter 2 000 avec le même niveau de qualité.
Un gain de productivité significatif
La transformation est particulièrement visible sur le quotidien des équipes. Un comptable qui passait autrefois 70 % de son temps à saisir des factures et faire des rapprochements peut désormais se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, l'analyse détaillée des dépenses permet d'identifier des opportunités d'optimisation : regroupement des commandes auprès des fournisseurs principaux pour obtenir des remises volume, détection des doublons de facturation, ou identification des fournisseurs avec des délais de livraison problématiques.
Les équipes financières peuvent ainsi passer d'un rôle purement administratif à un rôle de partenaire business, contribuant directement à l'amélioration de la performance de l'entreprise. Dans une PME en croissance, ce gain de productivité permet souvent d'éviter le recrutement d'un ETP supplémentaire en comptabilité.
Comment réussir l'intégration du P2P à votre comptabilité ?
Préparer la transition en amont
Préparer le terrain nécessite une approche méthodique. La première étape consiste à cartographier vos processus actuels pour identifier précisément les circuits de validation, les outils utilisés et les intervenants à chaque étape. Cette analyse permet de mettre en lumière les points de friction : retards de traitement, pertes de documents, erreurs de saisie ou encore manque de visibilité sur les dépenses. C'est également l'occasion d'identifier les opportunités d'amélioration et de définir des objectifs clairs en matière de performance et d'efficacité.
La réussite du projet repose sur l'implication de toutes les parties prenantes dès le début. Les équipes achats, comptabilité et contrôle de gestion doivent être consultées pour comprendre leurs besoins spécifiques et leurs contraintes. Cette approche collaborative garantit une adhésion plus forte au changement.
Sélectionner une solution adaptée aux enjeux
Le choix de votre solution de gestion des achats est bien sûr important. Nous vous conseillons de privilégier une plateforme qui allie simplicité d'utilisation et puissance fonctionnelle.
Chez Pennylane, notre outil de gestion financière est complet : achats, ventes, compte pro, pilotage financier, et outil de production comptable. L'intégration native avec le système comptable assure une donnée fiable, en temps réel, et automatise une grande partie de la saisie. Élément important : notre plateforme est conforme à la future réforme de la facturation électronique et vous permet déjà d’envoyer et de recevoir des factures au format Factur-X. On en parle ?
Structurer les processus pour une efficacité optimale
La mise en place de bonnes pratiques est essentielle pour maximiser les bénéfices du P2P. Cela passe par la standardisation des processus de validation, avec des circuits clairement définis selon la nature et le montant des dépenses. Une solution comme Pennylane vous permet de mettre en place plusieurs circuits de validation afin de contrôler votre gestion des achats de bout en bout : demandes d’achat, validation de la facture, et paiement de celles-ci. À vous de d’assigner le rôle administratif le plus pertinent à chacun des utilisateurs afin de sécuriser cette dernière étape, clé du cycle d’achat !
Dernier conseil : prenez le temps de bien former vos équipes, en insistant sur les règles de codage des factures et l'importance des contrôles réguliers.
Pas de doute : l'intégration du P2P à la comptabilité est bien un avantage pour les directions financières des PME ! Cette approche permet non seulement de gagner en efficacité opérationnelle, mais aussi de disposer d'une vision plus précise et plus stratégique des finances. Pour en savoir plus sur la façon dont Pennylane peut vous aider, n’hésitez pas à nous contacter.
