Pennylane aide les directions financières à transformer leur processus d'achat de bout en bout avec une solution Purchase-to-Payment complète reliée à la comptabilité : pilotez vos dépenses avec précision, renforcez vos contrôles internes et gagnez en efficacité.
Optimisez les demandes d’achat
La visibilité et le contrôle des dépenses commencent dès la demande d'achat. Notre système permet à vos équipes de configurer des circuits de validation personnalisés, avec un ou plusieurs niveaux d'approbation, et d'automatiser les règles en fonction des montants engagés.
Les demandes sont facilement soumises par vos collaborateurs, les approbateurs reçoivent des alertes par email, et vous, en tant que DAF, bénéficiez d'une visibilité totale sur les dépenses à chaque étape du processus, qu’elles soient en cours de validation, engagées, ou déjà facturées.
Centralisez la gestion des factures
La gestion et la centralisation des factures sont des points critiques. Nos nombreux connecteurs sont là pour vous permettre de collecter et centraliser tous vos justificatifs d’achat en un seul lieu. Vos collaborateurs peuvent eux aussi ajouter leurs factures directement depuis leur espace Pennylane, et ajouter toutes les pièces jointes qui leur semblent nécessaires.
Notre technologie OCR (développée en interne avec 93 % de taux de précision) automatise la saisie des données, réduisant ainsi les erreurs et les doublons et vous faisant gagner un temps précieux.
De plus, en prévision de la réforme sur la facturation électronique, utiliser Pennylane vous assure de rester en conformité avec les dernières réglementations : notre solution a obtenu l’agrément PDP et envoi et reçoit déjà les factures au format Factur-X !
Réduisez les erreurs sur la validation des factures
Assurez-vous de ne payer que les dépenses autorisées en contrôlant les factures reçues : nos circuits de validation permettent de déléguer efficacement cette vérification aux équipes concernées, pour confirmer que la facture est effectivement à payer.
Pour les factures sur commande, la solution suggère automatiquement des rapprochements, vous permettant de détecter rapidement les éventuels écarts.
Sécurisez le paiement des factures
Enfin, Pennylane vous permet de minimiser les risques d'erreur et de fraude en proposant de séparer les rôles de préparateur et de payeur. Une fois les factures validées, elles sont mises en paiement, et les payeurs sont notifiés pour procéder au règlement par le moyen de leur choix : via le Compte Pro Pennylane, les fichiers XML ou encore les connexions avec leurs outils bancaires.
Les transactions sont ensuite automatiquement rapprochées avec les factures, simplifiant ainsi grandement votre comptabilité.
Pilotez vos dépenses au même endroit
Avec Pennylane, finies les décisions financières prises sur des données obsolètes ou incomplètes. Toutes vos informations financières sont à jour, catégorisées et centralisées, vous fournissant une vue d'ensemble claire et précise de la situation financière de votre entreprise.
Gérez les dépenses de vos équipes
Pennylane vous permet aussi de gérer les notes de frais & frais kilométriques de vos collaborateurs : ils peuvent déposer leurs reçus directement depuis l’application mobile Pennylane. Enfin, grâce aux cartes professionnelles gratuites et paramétrables, vous maximisez l'autonomie de vos collaborateurs, tout en gardant le contrôle.
