Le ticket Z, plus qu'un simple ticket de caisse !
La gestion de la caisse est un facteur important en matière de comptabilité, notamment en matière de règlements en espèces. Ces derniers constituent une grande partie des encaissements. Toutes les données des secteurs comme la restauration passent par un logiciel de caisse spécifique : le ticket Z.
En quoi consiste le ticket Z ?
Le ticket Z ou Z de caisse est un état comptable qui donne le chiffre d'affaires d’un restaurant sur une période donnée. En principe, ce rapport de fermeture de caisse est édité en fin d'exercice, permettant ainsi l'évaluation de l'activité au cours de cette journée. L'opération fournit les détails des ventes qui ont lieu ce jour et informe sur les sommes encaissées.
Grâce à ce ticket, toutes les recettes sont catégorisées en fonction du procédé de paiement : carte bancaire, cash, chèque, American Express, chèque-restaurant… La saisie des ventes par taux de TVA est ainsi facilitée et accélérée. Les contrôles à effectuer par les comptables du restaurant se font plus aisément. En effet, à l'opposé des autres entreprises, les restaurateurs n'émettent pas de factures pour leur clientèle.
Quelles sont les informations qui figurent sur le ticket Z ?
Les données contenues varient en fonction du système encaissement restauration. À ce jour, les caisses modernes dotées d'un terminal intégré fournissent des détails précis à afficher sur le ticket Z. Leurs fonctionnalités sont plus avancées :
- Écriture comptable : le chiffre d'affaires obtenu et l'effectif de transactions (les entrées et sorties de la caisse), les réductions octroyées, les échanges, les sessions, les remboursements, les dettes à payer, les commissions…
- Les éléments fiscaux : la totalité de la TVA collectée, la justification de recettes comme le brouillard de caisse ou la main courante. Ces pièces doivent être conservées en cas d'éventuel contrôle fiscal pendant une durée d’au moins 6 ans. Leur absence peut amener l'administration fiscale à rejeter la comptabilité et à rehausser les recettes.
- Les pièces administratives : le nom de l'opérateur, l'heure et la date de ce dernier ainsi que la dénomination de l'enseigne. Dans le cas où le magasin détient plusieurs caisses, le numéro d'identification de la caisse enregistreuse ticket z doit être mentionné. L'heure du début et de la fin d'utilisation de cet outil de comptabilisation y est également visible.
- Les pièces analytiques : les anomalies en rapport avec la tenue de caisse, le nombre d'articles mis en vente, etc.
Chaque détail indiqué sur le ticket Z se retrouve aussi dans le ticket X. Il est à noter que la restauration est un domaine où différents taux de TVA entrent en jeu. Ceux-ci dépendent grandement des caractéristiques des biens consommés sur place ou à emporter. C'est pourquoi, le Z de caisse et son émission doivent être obligatoires quand le restaurant est ouvert.
Z de caisse et X de caisse : quelles différences existe-t-il entre eux ?
La plupart des utilisateurs confondent encore le ticket Z et le ticket X. Au premier abord, ces deux pièces se ressemblent beaucoup, pourtant des différences sont notables :
- Le Z de caisse est un justificatif comptable qui mentionne chaque encaissement réalisé dans une journée. Son efficacité n'est plus à prouver quant aux contrôles chronophages qu'on doit effectuer avant la clôture de caisse. Le montant de l'écriture comptable doit être conforme au solde réel présent dans la caisse. Au moment de rendre la monnaie, des petites erreurs peuvent être constatées venant de l'opérateur. Les marges tolérées ne sont pas élevées. Dans le cas où l'écart est trop important, cela présage une fraude ou un vol. La clôture de la caisse génère donc l'édition du ticket Z. Attention, cette opération est irréversible ! Une fois le Z de caisse obligatoire édité, la caisse est remise à zéro. Il n'est plus possible d'y apporter une modification quelle qu'elle soit.
- Comme le Z de caisse, le ticket X donne un aperçu du chiffre d'affaires réalisé depuis le début de la journée. Mais contrairement à celui-ci, il est modifiable en cas d'erreur et son émission est possible à tout moment de la journée.
Comme beaucoup peuvent le penser, il n'existe pas de ticket Y, seules les versions X et Z sont disponibles pour faire apparaître le détail des ventes journalières.
Édition d'un Z de caisse : comment cela se passe ?
Pour émettre ce module de caisse, vous pouvez procéder de deux façons :
Via un terminal de paiement
En règle générale, les terminaux que nous avons l'habitude de voir fournissent des tickets X et Z selon l'activité de l'enseigne enregistrée sur la machine. Le terminal de paiement regroupe l'ensemble des transactions bancaires qui interviennent au cours de la journée. Il les classe ensuite en fonction du réseau bancaire utilisé. Pour accéder à des données complètes telles que les opérations manuelles et celles en banque, il faut prévoir un terminal qui est intégré à la caisse enregistreuse. Une alternative s'offre à vous : le ticket Z du terminal à ajouter à celui de la caisse enregistreuse.
Via un logiciel de caisse
Pour suivre la comptabilité, il existe des logiciels qui peuvent aider dans l'émission des rapports de ventes. Ils présentent des points communs avec les terminaux d'antan. Les informations stockées sont mises à jour régulièrement en vue d'être compatibles aux chiffres d'affaires. De cette manière, les tickets X n'ont plus lieu d'être. Les tickets Z sont produits automatiquement par le logiciel de caisse lors de sa clôture. Ceux-ci peuvent aussi être envoyés par courriel lors de la fermeture du restaurant.
Le ticket Z obligatoire est à éditer tous les jours. Il arrive que certains logiciels proposent un ticket Z mensuel ; mais cette opération ne peut pas se substituer au ticket Z quotidien. L'édition d'un ticket Z annuel est, quant à lui, improbable. Comme la mémoire d'une caisse enregistreuse n'est pas illimitée, l'édition de ce type de ticket semble assez complexe. À défaut d'un Z2, votre logiciel risque d'être complètement saturé.
Qu'en est-il de la fiscalité vis-à-vis du ticket Z ?
Afin d'éviter les risques de fraude à la TVA perpétrés par les entreprises, les logiciels font l'objet d'une norme sévère. Ces réglementations imposées par la loi assurent l'authenticité des transactions. Cette obligation est valable depuis le 1er janvier 2018. Le respect de cette loi peut être défini par une attestation individuelle de l'éditeur des logiciels ou de gestion du système de caisse. Il peut également être établi par la présentation d'un certificat issu d'un établissement accrédité.
À compter du 1er janvier 2018 donc, le système de caisse est tenu de répondre aux critères suivants :
sécurisation,
inaltérabilité,
enregistrement et archivage des données.
Les entreprises qui choisissent une solution SaaS doivent vérifier leur certification. Aucune intervention humaine n'est indispensable pour l'actualisation des normes liées à la gestion de caisse. Le Cloud gère tout !
Quid de la comptabilisation du Z de caisse ?
La comptabilisation du ticket Z reste simple une fois que vous êtes bien équipé. L'enregistrement des données se fait à travers le terminal de paiement. Il ne vous reste qu'à les exploiter lors de la fermeture de la caisse. Voici un exemple de ticket Z, avec les démarches y afférentes :
- La caisse « 530 » est débitée avec le montant des ventes encaissées.
- Les comptes compatibles aux ventes selon leur taux de TVA sont crédités :
7061/taxe à 10% pour les boissons sans alcool et la consommation sur place.
7062/taxe à 20% pour les boissons alcoolisées, la nourriture à emporter.
TVA perçue à 10 % : 445711.
TVA perçue à 20 % : 445712.
Avec ces informations, vous pouvez connaître la TVA relative aux recettes et le dépôt à effectuer en banque (fonds de caisse). Vous devez ensuite débiter le compte qui correspond au mode de paiement :
581 pour l'argent liquide.
582 pour les chèques.
583 pour les cartes bancaires.
584 pour les chèques-restaurant et ainsi de suite.
Sachez qu'un système de caisse performant est de mise si votre restaurant enregistre d'importants mouvements bancaires. Associé à une solution de gestion dédiée aux factures fournisseurs, il constitue un gage d'une meilleure trésorerie.
