En e-commerce, la facture est fondamentale : elle doit accompagner toute vente ou tout achat de marchandise. C’est aussi un document intégré à votre comptabilité pour justifier les activités de votre boutique en ligne. Quand et comment l’envoyer ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Quels logiciels peuvent vous aider à l’émettre et à l’intégrer automatiquement à votre comptabilité ? Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir pour bien gérer sa facturation en e-commerce !
Définition de la facture en e-commerce
La facture a une fonction bien précise : il s’agit d’une reconnaissance de dette en échange d’un bien (ou d’un service). Elle est inaltérable une fois délivrée. En e-commerce, elle est émise à la livraison du bien (soit après le paiement dans la plupart des cas).
La facture est associée à un paiement (que ce soit pour une vente, une commande, un achat…). De même, un paiement sans facture est illégal : c’est un principe fondamental de l’activité des entreprises en e-commerce, régie par le code du commerce.
Le facture en e-commerce a plusieurs utilités. Elle a une valeur :
Commerciale
Juridique
Comptable
Fiscale
La facture est-elle obligatoire en e-commerce ?
Vous vendez depuis une boutique en ligne à des particuliers, ou même des professionnels ? La facture est toujours obligatoire. Vous devez la fournir à vos clients pour chaque transaction.
De même, si vous achetez des biens à des fournisseurs, ces transactions doivent être accompagnées de factures en bonne et due forme.
Factures et e-commerce : ce que dit la loi
Au-delà du e-commerce, la facturation est réglementée par les articles L.441-3, L.441-4 et L.441-5 du Code de commerce. Il s’agit d’un document à valeur juridique, à prendre au sérieux ! Elle est notamment fondamentale pour lutter contre la fraude à la TVA.
Une facture incomplète ou fictive peut être lourdement sanctionnée. Les manquements graves peuvent entrainer des amendes de nature administratives, d’un montant pouvant aller jusqu’à 75.000€ pour les personnes physiques ou 375.000€ pour les personnes morales.
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Avant d’aborder les mentions obligatoires de la facture e-commerce, voici quelques règles générales pour bien gérer sa facturation :
Toutes vos factures (émission et réception) doivent être conservées pendant une durée de 10 ans après la date d’émission, en cas de contrôle.
Une fois délivrée, la facture ne peut être modifiée. Elle peut être complétée par une autre facture ou par un avenant.
Comment faire une facture e-commerce ?
Les factures sont strictement encadrées : elles doivent contenir de nombreuses mentions obligatoires. Cela dit, pas de panique : il existe plusieurs outils capables de les générer automatiquement avec toutes les mentions légales. Vous pouvez pour cela utiliser un module e-commerce avec facturation intégrée, une extension ou application associée ou encore un logiciel de facturation spécialisé.
En tant que chef d’entreprise, il est indispensable de connaître les mentions obligatoires des factures e-commerce pour être sûr que vous êtes en règle à tout moment.
Mentions obligatoires
Concernant la facture elle-même :
Date d’émission
Date de la livraison ou de la vente
Numéro de facture (voir ci-dessous)
Concernant l’objet de la vente :
Désignation précise des produits
Quantité par produit
Prix unitaire HT
TVA (pourcentage et montant)
Prix TTC
Toute réduction sur le prix à la date de vente
Concernant le vendeur :
Adresse de l’entreprise
Raison sociale / nom
Numéro SIRET
Numéro RCS et ville d’immatriculation
Numéro individuel d’identification à la TVA (le cas échéant)
Type de société et capital (le cas échéant)
Concernant le client (particulier) :
Nom du client
Adresse
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Toute facture doit aussi mentionner le délai de paiement et l’indemnité forfaitaire légale en cas de retard (d’un montant de 40€).
Si le vendeur est auto-entrepreneur non-assujetti à la TVA, la facture doit faire figurer la mention « TVA non applicable en vertu de l’article 293B du CGI ».
Pour d'avantage d'informations sur les mentions obligatoires concernant les factures, vous pouvez vous référer au lien suivant : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808.
Comment numéroter une facture en e-commerce
En e-commerce, les règles de numérotation des facture classiques s’appliquent. Chaque facture doit avoir un numéro unique. Les numéros doivent se suivre dans l’ordre d’émission de l’ensemble de vos factures :
Il est autorisé de commencer à numéroter à partir du nombre de votre choix.
Il est possible d’utiliser un préfixe pour inclure l’année (exemple : 2020-000228) ou l’année et le mois (exemple : 2020-08-000228).
Quel format de facture et quand l’envoyer ?
Il existe plusieurs formats de facture : papier, numérisée (PDF) ou électronique.
Attention à ne pas confondre facture numérisée et électronique ! Cette dernière est une facture améliorée qui est enregistrée sur une plateforme de contrôle. Elle peut aussi impliquer une signature électronique. Il s’agit d’un outil de lutte contre la fraude à la TVA. La facture électronique ne concerne pour l’instant que les transactions en B2G (factures émises vers les organismes et services publics), et devrait s’appliquer au B2B à partir de 2023. Les transactions aux particuliers ne sont pas concernées par la facture électronique, ce qui en dispense la plupart des vendeurs e-commerce.
Les vendeurs en e-commerce peuvent donc émettre des factures au format PDF ou papier.
Les PDF peuvent être transmis aux clients par email ou via leur espace client.
Quand envoyer la facture ?
La facture n’est pas à envoyer au moment de la commande ou du paiement. Elle doit être émise et envoyée au moment de l’envoi du colis. Elle peut alors être imprimée et glissée dans le colis, ou envoyée au format PDF via internet (email ou espace client sur votre boutique en ligne).
Vous pouvez aussi envoyer les deux types de facture (papier et PDF), à condition qu’elles soient parfaitement identiques !
Logiciels de facturation e-commerce
Bien sûr, il est possible de créer une facture à la main, sur papier ou sous Word. Mais dès qu’on atteint un certain volume de commandes, un outil automatisé devient indispensable. De nombreuses applications proposent d’émettre vos factures, des modules e-commerce aux logiciels de facturation spécialisés.
Comment émettre automatiquement des factures en e-commerce ?
Si vous utilisez un module, un CMS ou une plateforme e-commerce, le choix du logiciel de facturation devra être compatible. Les principaux modules e-commerce sont les suivants : Woocommerce
Prestashop
Shopify
Magento
En fonction de la plateforme utilisée, vous aurez le choix entre plusieurs extensions ou applications de facturation compatibles. Ces extensions présentent l’avantage d’une intégration complète et d’un traitement automatisé, de l’émission à l’envoi des factures avec toutes les mentions légales. Elles peuvent aussi proposer l’archivage et la transmission à un logiciel de comptabilité e-commerce.
Autre solution, vous pouvez passer par un logiciel de facturation e-commerce. Fonctionnant indépendamment de votre plateforme e-commerce, il peut être compatible avec n’importe quel CMS ou compte vendeur sur les marketplaces (Ebay, Amazon, CDdiscount ou autres).
Comment intégrer les factures dans sa comptabilité ?
Les factures sont à la base de votre comptabilité. Que vous fonctionniez sur une compta de trésorerie ou d’engagement, elles sont indispensables pour rendre compte de votre activité et justifier toute rentrée et sortie d’argent.
Vis-à-vis de l’administration fiscale, vous êtes tenu de les intégrer à votre comptabilité, de façon manuelle ou automatisée. Vous devez ensuite les archiver pendant 10 ans à compter de leur date d’émission. Chaque facture doit être associée à son opération comptable. Il s’agit d’un document à valeur de preuve, indispensable en cas contrôle.
Concrètement, des outils spécialisés vous permettent de gagner du temps sur l’intégration de vos factures e-commerce à votre comptabilité. Automatisés, ils sont capables d’importer un grand nombre de facture, indispensable dès que vous atteignez un certain volume d’activité.
A l’image de l’outil de Pennylane, votre solution comptable e-commerce doit inclure l’importation automatique de vos factures. Celle-ci peut passer par la récupération automatique des documents depuis vos emails, les extranets des fournisseurs, l’API Google Drive, une appli mobile, etc… Grâce à l’import automatique, les factures sont scannées, archivées et intégrées facilement à votre comptabilité.
