Vous n’avez pas d’expert-comptable attitré ? L’enregistrement comptable des factures est un passage obligé pour toute entreprise imposée au régime réel normal. Pas de panique, vous n’êtes pas le premier à passer par là ! Cet article vous explique comment établir une facture dans sa comptabilité dans les règles de l’art, ainsi que les erreurs à éviter.
Pourquoi faut-il saisir ses factures dans sa comptabilité ?
Une tâche ingrate, la saisie comptable des factures ? Pas tant que ça ! En effet, les factures sont à la base de la comptabilité. Toutes les entreprises sont tenues d’effectuer un suivi comptable de leurs factures entrantes et sortantes. Il s’agit d’un document stratégique qui permet de justifier de tous les mouvements de patrimoine dans l’entreprise.
L’enjeu est énorme : il s’agit donc de donner une justification fiscale et comptable aux revenus de l’entreprise, à son chiffre d’affaire, à son bénéfice, à ses charges, etc…
L’enregistrement comptable des factures est aussi fondamental pour calculer la TVA déductible. Les entreprises au régime normal sont soumises à la TVA, mais elles peuvent déduire celle qui est facturée sur leurs achats (sauf exceptions rares). Une condition à cela : réaliser un suivi précis de la TVA entrante et sortante grâce aux factures… En les enregistrant dans sa comptabilité au fil de l’eau.
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Comment établir une facture comptable dans les règles ?
Si votre entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit réaliser l’enregistrement des factures sous forme d’écritures comptables, dans un logiciel comptable adéquat. La plupart du temps, ces tâches seront confiées à un expert-comptable en interne ou en externe pour éviter les erreurs de saisie.
L’enregistrement comptable est tout à fait possible en interne, à condition de ne pas se tromper. La fraude à la TVA et les incohérences dans les livres de compte peuvent être lourdement sanctionnées.
Établir des factures dans la comptabilité passe par un logiciel de comptabilité. Si la tâche peut paraître fastidieuse au début, il est possible de paramétrer le logiciel pour introduire un certain niveau d’automatisation.
Créer des trames ou des guides vous permettra de disposer d’un enregistrement type en fonction d’un certain type de facture (exemple : une trame pour les achats de combustible, une autre pour les ventes de produits finis, etc…). Ces processus de saisie automatique vous permettront de fluidifier la saisie, mais attention tout de même à ne pas faire d’erreurs !
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Quand établir des factures ?
Sur le papier, il est recommandé d’établir les factures dans sa comptabilité dès leur émission (vente) ou leur réception (achat). Dans la pratique, une saisie régulière, quotidienne ou hebdomadaire, peut être appliquée. Le plus important est de ne pas rater les échéances de déclaration de TVA mensuelle (ou trimestrielle).
Comment être sûr que la facture est légale ?
Avant d’établir une facture dans sa comptabilité, il convient de s’assurer qu’elle est conforme à la loi ! Sinon, vous êtes en droit de demander une autre facture à votre fournisseur. Une facture doit forcément inclure un certain nombre de mentions légales.
Les mentions légales
Mention de « Facture » sur le document
Numérotation chronologique
Date d’émission de la facture
Date de livraison ou de réalisation de la prestation
Date de paiement
Nom ou raison sociale du vendeur
Adresse du vendeur
Numéro SIREN, RCS et ville d’immatriculation du vendeur (le cas échéant)
Nom du client
Adresse du client
Dénomination de chaque article ou de chaque prestation
Quantité pour chaque article ou prestation
Prix unitaires HT
Prix unitaires TTC
Montant de la TVA et taux de TVA
Les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l’acheteur
Etablir une facture : les règles changent-elles entre format papier et facture électronique ?
Si vous êtes passé à la facture électronique, vous avez peut être constaté qu’il existe des changements avec la facture papier.
Afin de ne pas vous tromper lorsque vous établissez une facture, voici quelques point à garder en tête
Facture au format papier
La facture doit être imprimée sur un papier durable et lisible, généralement en format A4.
Elle doit contenir certaines informations obligatoires telles que les noms et adresses du vendeur et de l'acheteur, la date de la facture, la description des produits ou services vendus, les prix unitaires et totaux, les taxes applicables, etc.
Facture au format électronique
Les factures électroniques sont régies par des règles spécifiques, telles que la directive européenne 2014/55/UE et la norme NF Z42-013. Ces règles visent à garantir l'intégrité, la lisibilité et l'authenticité de la facture électronique, ainsi qu'à faciliter son traitement automatisé.
Le contenu de la facture électronique doit être structuré selon un format électronique spécifique (par exemple, XML, EDI, PDF structuré).
La facture électronique doit être signée électroniquement avec un certificat électronique pour garantir son authenticité et son intégrité.
Les factures électroniques doivent être archivées électroniquement pour une durée légale de 10 ans.
La transmission des factures électronique à l’administration fiscale se fait via un prestataire PDP qu’il faudra sélectionner
Établir une facture électronique passe également par un apprentissage à de nouveaux termes : e-invoicing, PPF, OD, etc. Pennylane vous propose un glossaire de la facture électronique pour vous aider.
Vous l’aurez compris, les règles pour établir une facture diffèrent entre le format papier et électronique. Il est important de se conformer aux règles applicables pour éviter toute sanction ou amende.
Comment enregistrer ses factures dans sa comptabilité ?
Vous êtes prêt à saisir une facture d’achat ou de vente dans votre comptabilité ? Voici la marche à suivre. Tout d’abord, il vous faut repérer les montants suivants : prix total HT, TVA et prix total TTC.
Vous aurez probablement besoin de noter le numéro de facture, le nom du client (en cas de vente) ou du fournisseur (en cas d’achat) pour les entrer dans le logiciel.
Saisir une facture d’achat dans sa comptabilité : mode d'emploi
Ici, on prend l’exemple d’une facture d’achat de produits consommables, de type fournitures de bureaux, pour un montant de 5500€ HT. S’ajoutent 20% de TVA déductible (1100€), pour un prix total TTC de 6600€.
La facture entraîne les écritures comptables suivantes :
Crédit du compte fournisseur (401) du prix TTC, soit 6600€
Débit du compte de TVA déductible (44566) soit 1100€
Débit du compte de charges (6064) du prix HT, soit 5500€
Saisir une facture de vente dans sa comptabilité
Dans cet exemple, on saisit une facture de vente pour un montant de 10.000€ HT, auquel s’ajoute 20% de TVA (2000€), pour un montant total de 12.000€.
La facture entraîne les écritures comptables suivantes :
Débit du compte client (411) du prix TTC, soit 12.000€
Crédit du compte de TVA collectée (44571) de 2.000€
Crédit du compte de vente (701, 706, 707 ou autre) de 10.000€
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Recommandations pour bien saisir ses factures d’achat ou vente
Équilibrer les comptes
L’enregistrement comptable doit respecter le principe de la comptabilité en partie double : chaque facture entraîne un flux sortant et un flux entrant de valeurs égales. Dans le cas d’une vente, le flux sortant représente les produits vendus ; le flux entrant représente le montant reçu.
Il est obligatoire que ces deux flux s’équilibrent (comme dans les exemples ci-dessus). L’utilisation d’un logiciel comptable doit permettre d’éviter toute erreur et garantit des écritures conformes.
Bien identifier ses achats
Autre source fréquente d’erreur, les achats font parfois l’objet d’une confusion entre charge et immobilisation, et sont enregistrés dans le compte erroné.
Pour résumer très rapidement, une immobilisation est un achat servant l’entreprise pour plus d’un an, sur plusieurs exercices comptables (comme le matériel informatique, les machines, etc…), et dont l’entreprise va tirer des avantages économiques futurs. Une charge est un bien d’usage temporaire, consommé rapidement (comme les fournitures de bureau). Toutefois, lorsqu’une facture de charge est supérieure à 500€ HT, peut se poser la question de sa comptabilisation en immobilisation (par exemple une imprimante à plus de 500€ HT).
Il est primordial de bien les identifier pour les inscrire dans le compte adéquat : charges dans le compte 6, et immobilisations dans le compte 2.
Choisir le bon compte
Chaque type de compte est associé à un numéro d’identification dans le plan de comptes. Il existe 8 classes de comptes, sous-divisés pour toutes les catégories d’écritures comptables.
Une grande partie de la difficulté de bien saisir ses factures consiste à identifier le bon compte pour chaque achat ou vente. Pour info, une liste complète des comptes est disponible à cette page.
A titre d’exemple, la classe 6 regroupe les comptes de charge, soit des achats. Ils sont subdivisés en de très nombreux comptes spécifiques, comme le carburant (6062), les fournitures de bureau (6064) ou encore les achats de marchandises (607).
De même, la classe 2 regroupe les immobilisations. Elle se subdivise notamment en matériel de bureau et informatique (2183), mobilier (2184), matériel industriel (2154), etc...
Identifier le bon compte pour chaque achat ou vente est parfois difficile, c’est pourquoi il est recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable pour ne pas faire d’erreurs !
Conservation et archivage de la facture
Même après l’enregistrement dans la comptabilité, il est nécessaire de conserver la facture pendant plusieurs années. Elle permet de justifier l’écriture comptable. Elle doit être conservée pendant une durée de 10 ans.
