Définition d'une note de frais
La note de frais est un document généré par un collaborateur d'une entreprise pour obtenir le remboursement des dépenses professionnelles qu'il a avancées. Ces dépenses peuvent être engagées lors de missions professionnelles, de déplacements ou pour des besoins spécifiques liés à l'activité de l'entreprise.
La note de frais peut être sous format papier ou numérique. Elle est généralement adressée au service comptable ou administratif de l'entreprise. Elle doit contenir des informations précises sur les dépenses, comme la date, l'objet de la dépense, et son montant HT et TTC.
Cette notion touche la majorité des entreprises, des TPE aux grands groupes internationaux. La gestion des notes de frais est strictement encadrée par la réglementation fiscale et comptable.
Importance de la note de frais en entreprise
La note de frais tient une place primordiale dans la gestion financière d'une entreprise. Elle permet de tracer les dépenses engagées par les collaborateurs durant l'exercice de leurs fonctions. La transparence et la précision sont les maîtres mots pour garantir une gestion saine et efficace des dépenses.
D'une part, elle offre une visibilité sur les dépenses professionnelles par projet ou par service, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques en matière de contrôle de coûts.
D'autre part, elle permet de rembourser les employés pour leurs dépenses personnelles engagées dans le cadre professionnel, tout en respectant les limites prévues par la réglementation fiscale et comptable.
Le respect des délais de remboursement est également un facteur clé pour maintenir la motivation et la confiance des employés.
Enfin, une gestion rigoureuse des notes de frais permet de limiter les erreurs et les risques de fraude, tout en garantissant une conformité avec les obligations légales et fiscales.
Les éléments constitutifs d'une note de frais
Identification du demandeur
Pour identifier le demandeur sur une note de frais, plusieurs informations sont requises :
Nom du salarié : il s'agit du nom complet du collaborateur qui demande le remboursement des dépenses.
Service : cette information correspond au département ou à la division de l'entreprise où le salarié travaille.
Identité de l'entreprise : il est nécessaire de mentionner le nom ou la dénomination de l'entreprise, son numéro SIRET et son siège social.
Numéro de la note de frais : il s'agit généralement d'un code unique attribué à chaque note de frais pour faciliter le suivi et l'organisation. Il peut être sous la forme NDF1 pour le premier mois, NDF2 pour le deuxième mois, etc.
Ces informations sont essentielles pour assurer un suivi efficace des dépenses et faciliter le processus de remboursement.
Date et heure de la dépense
La date et l'heure de la dépense sont essentielles pour valider la note de frais. Elles doivent être précisément indiquées pour chaque dépense.
Cela permet de déterminer si la dépense a été effectuée dans le cadre de la mission professionnelle ou non. Par exemple, un repas pris en dehors des heures de travail pourrait ne pas être remboursable. De même, une dépense réalisée en dehors de la période de mission ne serait pas validée.
Il est également important de noter la date et l'heure pour des raisons de traçabilité et en cas de contrôle fiscal ou social. En effet, ces informations sont nécessaires pour justifier la réalité de la dépense.
Il est donc recommandé de bien vérifier ces informations sur vos justificatifs et de les reporter fidèlement sur votre note de frais.
Motif et lieu de la dépense
Le motif de la dépense est un élément déterminant de la note de frais. Il doit clairement indiquer la raison de la dépense, en lien avec une activité professionnelle. Par exemple, un repas d'affaires, un déplacement pour une réunion, l'achat de fournitures pour le bureau, etc.
Quant au lieu de la dépense, il renseigne sur l'endroit où la dépense a été effectuée. Il peut s'agir du lieu d'un déplacement (ville, pays), du lieu d'un repas (nom du restaurant), du lieu d'une nuitée (nom de l'hôtel), etc.
Ces informations peuvent être complétées par d'autres détails pertinents selon la nature de la dépense, comme :
Le nom du client pour un repas d'affaires
La nature du déplacement (train, avion, voiture personnelle, etc.)
Le descriptif de la mission pour laquelle la dépense a été effectuée.
Le motif et le lieu de la dépense doivent être précis pour justifier de la réalité et de la nécessité de la dépense dans le cadre de l'activité professionnelle. Ils permettent également de vérifier que les dépenses sont proportionnées et respectent les règles internes de l'entreprise.
Montant de la dépense
Pour déterminer le montant de la dépense, deux méthodes sont généralement utilisées. La première est l'indemnisation sur la base des dépenses réelles. Cela signifie que le remboursement s'effectue sur la base des dépenses réellement engagées par les employés, sur présentation des justificatifs nécessaires.
La seconde méthode est le remboursement forfaitaire. Cette approche s'applique notamment pour le calcul des indemnités kilométriques. L'administration fiscale fournit un barème qui permet de déterminer le montant à verser au salarié en fonction de deux facteurs : le nombre de kilomètres parcourus et la puissance du véhicule.
Il existe aussi des outils numériques pour faciliter le calcul du montant des dépenses, comme les logiciels de gestion de notes de frais. Ces outils permettent de calculer automatiquement le montant des dépenses en fonction des critères prédéfinis, comme le type de dépense ou le barème applicable.
Enfin, n'oubliez pas que toutes les dépenses doivent être justifiées par des factures, des reçus ou autres pièces justificatives.
Justificatifs nécessaires
Les justificatifs de note de frais sont des preuves documentaires des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de l'entreprise. Ces documents doivent comporter des informations essentielles pour être valides, parmi lesquelles :
La raison sociale complète du fournisseur : Il s'agit du nom complet de l'entreprise ou du commerçant chez qui la dépense a été effectuée.
La date de la dépense : C'est la date à laquelle la dépense a été réalisée.
La description de la dépense : Elle indique la nature de la dépense (repas, transport, etc.).
Le montant de la dépense : Il peut être indiqué hors taxe (HT), toutes taxes comprises (TTC), et la TVA doit être précisée le cas échéant.
En fonction de l'organisation interne de l'entreprise, les justificatifs peuvent être conservés sous forme papier ou dématérialisée. Dans tous les cas, ils doivent être produits dans un délai maximum de 3 mois après la réalisation de la dépense et conservés pendant 5 ans.
Les différentes catégories de frais imposables
Frais de déplacement
Les frais de déplacement concernent plusieurs aspects. Le plus courant est le remboursement des frais kilométriques lorsqu'un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Le montant remboursé est calculé selon un barème fourni par l'administration fiscale, en fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance du véhicule.
Frais de transport en commun : si le salarié utilise les transports en commun pour ses déplacements professionnels, le remboursement se fait sur présentation des justificatifs comme les billets de train ou de bus.
Frais de repas et d'hébergement : lors de déplacements nécessitant une nuitée à l'extérieur, les frais de logement et de restauration peuvent être pris en charge par l'entreprise. Les justificatifs de ces dépenses doivent être fournis.
Pour chaque type de frais, la note de frais doit préciser le trajet effectué, le nombre de kilomètres parcourus, le motif du déplacement professionnel, ainsi que les frais associés (carburant, repas, hébergement...). Les justificatifs correspondants doivent toujours être fournis pour obtenir le remboursement.
Frais de repas
Les frais de repas font partie des dépenses courantes en entreprise. Ces frais peuvent être remboursés selon deux méthodes :
Frais réels : Le salarié est remboursé sur la base du montant réel de ses dépenses, sur présentation de justificatifs tels que les tickets de caisse ou factures de restaurant.
Forfait : Le remboursement est effectué sur la base d'un montant forfaitaire, indépendamment du montant réel des dépenses.
Dans tous les cas, le salarié doit fournir un justificatif de dépense, qui doit comporter certaines informations : le nom du restaurant, la date du repas et le montant de la dépense. Si le repas a lieu dans le cadre d'une mission professionnelle (déplacement ou repas d'affaires), il est également recommandé d'indiquer le nom du client et l'entreprise pour laquelle il travaille.
Notez que l'exemption des cotisations sociales est assurée si les seuils de l'URSSAF ne sont pas dépassés.
N'oubliez pas que chaque note de frais doit être enregistrée dans le journal des achats de l'entreprise pour une gestion comptable efficace.
Autres frais imposables
Outre les frais de déplacement et de repas, d'autres frais peuvent être imposables et donc remboursables par l'entreprise, à condition d'être justifiés par des documents appropriés. Parmi ceux-ci, on peut citer :
Frais de télétravail : ils couvrent des dépenses telles que l'achat de matériel informatique, les coûts de connexion Internet, les factures d'électricité, etc.
Frais de formation : ils concernent les coûts liés aux formations professionnelles, tels que les frais d'inscription, les supports de formation, les frais de déplacement et d'hébergement, etc.
Frais de représentation : ils sont liés aux dépenses engagées par le salarié pour représenter l'entreprise lors d'événements professionnels.
Il est crucial de noter que ces frais doivent être engagés dans le cadre de l'activité professionnelle et doivent être proportionnés. De plus, ils doivent être appuyés par des justificatifs appropriés pour être éligibles au remboursement.
Rédaction d'une note de frais : étapes clés
Rassembler les reçus et justificatifs
Pour rassembler vos reçus et justificatifs, veillez à ce que chaque document comporte le nom du fournisseur, la date de la dépense, ainsi que le montant clairement indiqué. Il peut s'agir d'une facture, d'un reçu, ou d'un autre type de justificatif, sous format papier ou dématérialisé.
Conservez tous vos justificatifs : chaque dépense professionnelle que vous engagez doit être accompagnée d'un justificatif. Cela peut être un reçu de restaurant pour un repas d'affaires, une facture d'hôtel pour un déplacement professionnel ou un reçu de stationnement.
Numérisez vos justificatifs : pour faciliter leur gestion, il peut être utile de numériser vos justificatifs. De nombreuses applications mobiles permettent de le faire directement depuis votre smartphone. Ces documents numériques sont tout aussi valables que les versions papier originales.
Respectez les délais : les justificatifs doivent être fournis dans un délai maximum de 3 mois après la réalisation de la dépense.
La présentation de justificatifs conformes est essentielle pour assurer le remboursement de vos dépenses.
Remplir le tableau de suivi des dépenses
Pour remplir le tableau de suivi des dépenses, vous devez enregistrer systématiquement toutes vos dépenses. Précisez pour chaque dépense :
La date de la dépense
Le montant (HT et TTC)
La nature de la dépense (déplacement, repas, hébergement, etc.)
Le motif de la dépense
Si vous utilisez un modèle Excel, assurez-vous d'entrer correctement ces informations dans les colonnes correspondantes.
Certains outils numériques de gestion des notes de frais peuvent faciliter ce processus en automatisant l'entrée de certaines données, par exemple l'outil Pennylane est capable de dématérialiser entièrement la note de frais à partir d'une photo puis la classifier automatiquement pour son comptable.
Enfin, n'oubliez pas d'associer les dépenses avec le justificatif correspondant. Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 5 ans.
Validation par le service comptabilité
La validation de la note de frais par le service comptabilité est une étape clé. Le rôle du service comptabilité est de vérifier la conformité des dépenses avec la politique interne de l'entreprise et la réglementation fiscale en vigueur. Pour cela, plusieurs éléments sont scrutés :
L'exactitude des informations : le service comptabilité vérifie l'exactitude des informations fournies dans la note de frais. Par exemple, la date de l'opération, le montant de la dépense, le motif de l'opération, et d'autres critères spécifiques en fonction du type de dépense.
La présence des justificatifs : chaque dépense doit être appuyée par un justificatif approprié (facture, reçu, etc.). Le service comptabilité s'assure que ces justificatifs sont présents et valides.
La conformité avec la politique de frais de l'entreprise : chaque entreprise a sa propre politique en matière de frais. Le service comptabilité doit s'assurer que chaque dépense respecte cette politique pour éviter de payer des factures exorbitantes.
Une fois que la note de frais est validée par le service comptabilité, elle est enregistrée et le remboursement des frais peut être effectué. Il faut noter que les sommes remboursées dans le cadre des notes de frais sont exonérées de cotisations sociales.
Des solutions numériques comme Pennylane peuvent faciliter ce processus en automatisant certaines tâches et en permettant un suivi en temps réel des dépenses.
Modèles et exemples de notes de frais
Les modèles de notes de frais sont des outils précieux permettant de structurer et standardiser les demandes de remboursement en entreprise. Ils existent sous différents formats (Excel, Word, PDF) et sont souvent téléchargeables gratuitement en ligne.
Un modèle de note de frais comprend généralement :
Identification du salarié : son nom et son responsable hiérarchique
Détail des dépenses : nature des frais, date, montant, lieu et motif de la dépense
Justificatifs : ils doivent être joints à la demande de remboursement, sous format papier ou numérique.
Les modèles de notes de frais peuvent également inclure des sections pour les frais spécifiques comme les frais kilométriques.
Il existe par ailleurs des exemples de notes de frais déjà remplis qui peuvent être utiles pour comprendre comment bien renseigner ces informations.
Pennylane, la solution finance et comptable tout-en-un pour la gestion des notes de frais
Pennylane se présente comme une solution innovante pour la gestion des notes de frais. Elle offre une digitalisation et une automatisation efficaces des notes de frais via une application mobile dotée d'une technologie de reconnaissance intelligente. Cette fonctionnalité élimine les risques de perdre des justificatifs et réduit les erreurs de saisie.
L'outil facilite la centralisation et la gestion des notes de frais des employés. Il intègre un système de filtres avec des statuts variés pour chaque note de frais (en attente de validation, à payer, payée, etc.), permet un suivi en temps réel et assure des remboursements rapides avec un simple clic. La réconciliation bancaire est également automatisée, regroupant toutes les opérations en un seul lieu.
En complément, Pennylane inclut une carte Mastercard dans son abonnement, offrant la possibilité de régler les dépenses via une carte dédiée.
Enfin, cet outil optimise la collaboration avec l'expert-comptable. Grâce à une plateforme commune, les échanges de justificatifs se font sans perte de temps, permettant à l'expert de se concentrer davantage sur le conseil et l'accompagnement de ses clients.
Remboursement des notes de frais en entreprise
Le remboursement des notes de frais en entreprise peut se faire de deux manières principales : soit par le remboursement des frais réellement engagés, soit par le versement d'un montant forfaitaire.
Remboursement des frais réels : Dans ce cas, l'entreprise rembourse le montant exact de la dépense engagée par le collaborateur. Pour cela, le salarié doit présenter un justificatif de la dépense.
Remboursement forfaitaire : L'entreprise fixe un montant forfaitaire pour les différents types de frais professionnels. Ce forfait est souvent établi sur la base du barème URSSAF.
Quelle que soit la méthode choisie, l'entreprise doit respecter certaines règles. Les dépenses doivent être engagées dans le cadre de l'activité professionnelle du salarié et elles doivent être justifiées. En outre, les notes de frais ne peuvent venir réduire le salaire du salarié.
Gestion des notes de frais dans une association
La gestion des notes de frais dans une association suit des principes similaires à ceux des entreprises, mais présente certaines particularités. Les bénévoles, comme les salariés, peuvent engager des dépenses pour le compte de l'association et demander leur remboursement. Les dépenses doivent être directement liées à l'activité de l'association et justifiées par un document approprié (facture, reçu...).
Deux méthodes de remboursement sont possibles :
Remboursement des frais réels : l'association rembourse le montant exact de la dépense sur présentation du justificatif.
Allocation d'une somme forfaitaire : l'association alloue une indemnité forfaitaire prédéfinie, quelle que soit la dépense réelle.
Il est également possible pour un bénévole de renoncer au remboursement de ses frais et de les laisser à l'association en tant que don. Dans ce cas, une mention explicite doit être faite sur la note de frais.
L'association doit être vigilante dans la gestion de ces notes de frais pour assurer une bonne traçabilité des dépenses et éviter tout litige possible avec l'administration. L'utilisation d'un logiciel de gestion peut simplifier cette tâche.
En résumé, la note de frais est un élément crucial dans la gestion administrative et financière des entreprises et associations. Elle garantit le remboursement adéquat des dépenses professionnelles, en respectant la réglementation fiscale et comptable. L'adoption de solutions numériques comme Pennylane facilite ce processus, offrant une gestion plus efficace, transparente et conforme. Cela souligne l'importance d'une gestion rigoureuse des notes de frais, essentielle pour le bien-être financier de l'organisation et la satisfaction de ses collaborateurs.
