Note de frais : comment en faire une ?
Bien qu'elles soient indispensables à toutes les entreprises, les notes de frais restent un mystère pour beaucoup de gens. Encombrantes pour les services de finances, elles sont pourtant nécessaires aux salariés qui cherchent un remboursement des frais professionnels engagés sur leurs comptes privés.
Qu'est-ce qu'une note de frais et à quoi sert-elle ?
Note de frais : définition
La note de frais est un document grâce auquel un salarié peut se faire rembourser par son entreprise des dépenses professionnelles ayant été effectuées dans l'intérêt de son employeur.
C'est une démarche normalisée qui se fait sur un logiciel ou une application mobile. Il peut également s'agir d'un processus interne propre à l'entreprise et qui est souvent jugé comme étant plus efficace.
Une note de frais est donc une fiche qui peut englober diverses dépenses comme les frais de logement, un repas consommé dans le cadre d'un rendez-vous professionnel, le carburant, etc. D’ailleurs, il existe des barèmes kilométriques spécifiques qui sont fixés par l’Urssaf selon le type du véhicule.
À quoi sert une note de frais ?
Dans la quasi-totalité des entreprises, le salarié peut être amené à effectuer une dépense avec son argent dans le cadre professionnel. C'est une situation courante qui concerne particulièrement les collaborateurs qui doivent se déplacer régulièrement.
Selon le règlement interne de l'entreprise, le travailleur peut avancer la dépense, puis son employeur se chargera de le rembourser. Pour que ce remboursement ait lieu, il est impératif de produire un justificatif qui atteste de la légitimité du ou des montants (facture d’un séjour à l'hôtel, par exemple).
Cela dit, il est important de faire la différence entre une facture et une note de frais.
Comment faire une note de frais ?
Les obligations liées aux notes de frais
Du côté de l'employé, il est impératif que ce dernier déclare ses notes de frais dans un délai raisonnable qui est généralement établi par l'employeur. Il dépend donc de l'entreprise.
Selon la législation, un salarié qui dépasse la date limite de dépôt de sa note de frais est en tort et ne peut donc pas être remboursé.
L’employeur, quant à lui, a l'obligation de rembourser les frais professionnels accompagnés d'un justificatif valide et conforme à la politique interne de l’entreprise.
Si un patron refuse un remboursement et est en tort, le salarié peut saisir le Conseil des prud'hommes.
Enfin, d'un point de vue fiscal, les frais professionnels sont exempts de charges sociales, mais uniquement sous certaines conditions. Le montant perçu n'est pas inclu dans l'impôt sur le revenu de l'employé.
Bien que cela puisse paraître simple sur papier, il n'en reste que la gestion des notes de frais d'une entreprise est pluridisciplinaire. Elle concerne beaucoup les services des ressources humaines jusqu'à la comptabilité, en passant par le management.
N’hésitez pas à consulter la rubrique “comment gérer la comptabilité de votre restaurant ?“.
À quoi ressemble une note de frais ?
Il n'y pas de forme commune à toutes les entreprises, chacune étant libre de créer le modèle qui lui convient le mieux en fonction de ses besoins. Il faut simplement inclure obligatoirement les mentions suivantes :
le type de dépense ou l’objet de la dépense ;
la date de la dépense ;
le montant hors-taxe ;
le montant de la TVA ;
le montant TTC.
Des exemples de notes de frais sont disponibles en ligne si vous souhaitez en avoir un aperçu (note de frais repas, carburant, indemnités kilométriques..). L'essentiel n'est pas le support mais le contenu. D’ailleurs, sa rédaction peut parfois nécessiter beaucoup de temps et d'énergie.
Les modalités applicables aux notes de frais en entreprise
Elles sont de deux types : les frais réels et l’indemnisation forfaitaire.
Les frais réels
Dans le cadre d'un remboursement aux frais réels, l'entreprise doit restituer la totalité de la somme avancée par l'employé, à condition que la note soit valable et conforme aux règles de l'organisme.
L’inconvénient est qu'elle nécessite des étapes de validation et de vérification qui prennent un peu de temps. Par ailleurs, l’employeur peut fixer un plafond selon le type de dépense. Au-delà de ce montant, les frais ne sont plus pris en charge.
L’indemnisation forfaitaire
Dans ce cas, la note de frais d'entreprise n'existe pas car l’employeur donne une allocation à ses salariés. Par exemple, 100 euros pour un déplacement ou 20 euros pour un repas. Le salarié est libre d'utiliser ou pas cette somme puisqu'il la reçoit en avance. Il n'est pas tenu de la rendre s’il ne la dépense pas.
C'est une approche appréciée par les travailleurs en déplacements fréquents car cela évite la gestion des notes de frais qui devient lassante au quotidien. Elle est également bénéfique à l'employeur qui alloue un budget prédéfini et anticipe mieux les besoins de l'entreprise.
Note de frais et comptabilité
Que ce soit au réel ou au forfait, les notes de frais sont enregistrées de la même façon, selon une technique codifiée. Elle consiste en l'ajout d'une écriture comptable au débit dans un compte classe 6. Chaque type de dépense possède un code spécifique. Par exemple, le code 6251 fait référence aux coûts de transport. Il en existe 8 au total.
Comment calculer les notes de frais ?
Il existe différentes façons de simplifier cette tâche qui est souvent pénible pour les entreprises et les salariés
Certains optent pour un collaborateur autonome qui s'occupe de remplir, trier et stocker en toute sécurité les notes de frais. Cela constitue un gain de temps et une aide à l'organisation.
Lorsqu'une dépense est enregistrée, l'employeur sera alerté et ce sera à lui de valider ou non le remboursement, après avoir contrôlé les justificatifs présentés. Ainsi, les salariés sont remboursés plus rapidement.
Les logiciels de gestion des notes de frais
Ces logiciels sont de plus en plus nombreux et vont du plus rudimentaire (comme l’Excel) au plus spécialisé. Ce sera donc à vous de choisir la meilleure solution de gestion en fonction de vos besoins.
Enfin, la jeune génération se tourne énormément vers les applications mobiles. Une méthode pratique, parfois gratuite et surtout concomitante aux dépenses. Par exemple, vous pourrez faire une note de frais de restauration à l’instant même où vous payez votre repas. Cela facilite énormément le travail.
