En entreprise, la tenue d’une comptabilité est une obligation légale. Les chefs d'entreprise peuvent opter pour deux solutions : gérer leur comptabilité en interne, ou la confier à un cabinet comptable. Avec quels avantages et inconvénients ? Pourquoi et quand est-il plus intéressant d’internaliser, ou d’externaliser la fonction comptable ? Voici nos conseils pour faire les bons choix et faciliter votre gestion comptable.
Internaliser ou externaliser sa comptabilité : un libre choix pour les entreprises
Si la gestion d’une comptabilité s’impose légalement à toutes les entreprises, les dirigeants peuvent librement choisir de l’assurer en interne, ou au contraire de l’externaliser. En effet, aucun texte n’impose aux chefs d’entreprise de déléguer cette mission à un cabinet comptable.
La comptabilité sert en particulier à déclarer les montants de TVA collectés et les bénéfices réalisés chaque année qui vont servir de base au calcul des impôts. Mais elle est également utile aux dirigeants pour optimiser la gestion de leur entreprise.
Pour satisfaire à leurs obligations, les entreprises doivent enregistrer leurs pièces justificatives en respectant le plan comptable : les factures d’achat et de vente, mais aussi les justificatifs de dépenses comme les quittances de loyer, les feuilles de paie…
Gérer ses comptes en interne nécessite alors une connaissance des règlements comptables et une certaine rigueur dans la saisie des informations. Pour gagner du temps, il est vivement recommandé d’utiliser un logiciel comptable, et il peut être intéressant de confier ces missions à un cabinet comptable.
Pour un rappel sur les échéances à respecter, téléchargez gratuitement notre calendrier fiscal.
Pour choisir entre internaliser et externaliser, commencez par analyser vos besoins
Selon la nature de votre entreprise, son chiffre d’affaires et vos besoins, il peut être plus pertinent d’internaliser, ou d’externaliser votre fonction comptable.
Si vous êtes indépendant et n’avez que très peu de budget, vous pouvez envisager de faire votre comptabilité vous-même. Surtout si vos opérations se résument, chaque mois, à l’envoi et la réception de factures peu nombreuses et similaires. Tout en étant possible, l’internalisation de la comptabilité n'est pas forcément recommandée dans ce cas. Tout simplement parce qu’une erreur peut vite coûter cher. D’autant que les experts comptables ont des tarifs spécifiques pour les indépendants.
Avec une activité plus complexe et plus développée, le risque d’erreur est encore plus prononcé, surtout si vous n’êtes pas un professionnel. Dans ce cas, faire appel à un expert-comptable est vivement conseillé.
Dans une grosse entreprise, la question de gérer les comptes en interne mérite d’être posée si vous pouvez recruter un ou plusieurs comptables. Chaque option a alors ses avantages et ses inconvénients.
Les avantages et inconvénients à internaliser sa comptabilité
Les atouts de l’internationalisation comptable
Gérer sa fonction comptable au sein de l’entreprise revêt plusieurs atouts.
En assurant la tenue de sa comptabilité en interne, les dirigeants disposent en temps réel de données économiques précieuses pour piloter leurs activités. Il est possible ainsi de contrôler les comptes en permanence, et de réagir rapidement en cas de difficulté ou d’opportunités.
Avec une comptabilité gérée en interne, vous bénéficiez également d’indicateurs parfaitement adaptés à vos besoins, ainsi que d’un service sur-mesure.
Vous gardez la mainmise sur vos informations sensibles et bénéficiez par ailleurs d’une parfaite confidentialité. Dans ce domaine, sachez toutefois que vous pouvez avoir une parfaite confiance en votre expert-comptable qui est tenu au secret professionnel.
Les limites de l’internalisation comptable
Internaliser sa comptabilité n’a pourtant pas que des avantages.
Recruter du personnel prend du temps et peut s’avérer coûteux. Les comptables doivent aussi se former régulièrement pour être à jour dans leurs connaissances de la réglementation et des évolutions fiscales, avec des coûts à la clé.
Les risques d’erreurs et de non-conformité doivent également être pris en compte. En veille permanente, les cabinets comptables se tiennent informés en permanence et sont toujours au fait des bonnes pratiques, ce qui limite les risques.
Avec une comptabilité internalisée, vous vous privez également d’un regard externe. En contact avec d’autres entreprises et d’autres secteurs d’activité, un cabinet comptable peut faire des comparaisons et vous apporter une expertise beaucoup plus vaste sur la fiscalité, la gestion des ressources humaines ou encore le développement d’un projet spécifique.
Pourquoi et comment externaliser votre comptabilité ?
Les bénéfices de l’externalisation comptable
Indépendamment des coûts, le recours à un cabinet comptable a plusieurs avantages.
Vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier sans vous occuper des ressources nécessaires à la tenue de votre comptabilité. C’est l’assurance aussi d’une comptabilité conforme aux exigences réglementaires.
Un cabinet comptable peut aussi vous conseiller et vous permettre de prendre les bonnes décisions business pour gagner en rentabilité. Il peut également vous mettre en relation avec son réseau. Son activité ne se résume pas à traiter votre comptabilité quotidienne et éditer vos bilans et comptes de résultat en fin d’exercice ! À vous de négocier avec lui le périmètre de ses missions pour votre entreprise.
Quelques points de vigilance pour réussir l’externalisation de votre comptabilité
Dans le choix de votre cabinet comptable, privilégiez un prestataire qui connaît votre secteur d’activité, en phase avec vos besoins ou votre façon de travailler. Si vous souhaitez travailler de manière collaborative tout en ayant une visibilité forte sur vos données, vous avez intérêt, par exemple, à travailler avec un cabinet équipé d’un logiciel comptable comme Pennylane.
La stratégie hybride : une option intéressante à considérer
Entre internalisation et externalisation, vous pouvez aussi opter pour une position intermédiaire qui consiste à saisir votre comptabilité en interne, et faire appel à un cabinet extérieur pour des missions spécifiques et ponctuelles : par exemple, une révision comptable, ou des conseils lors d’une phase-clé de votre activité (avant une levée de fond, sur un sujet d’internationalisation, etc.).
Cette solution hybride est intéressante dans les entreprises disposant des ressources pour traiter la comptabilité quotidienne en interne. Faire appel à un cabinet s’avère dans ce cas particulièrement intéressant pour avoir un regard extérieur, et s’assurer de la conformité de sa comptabilité.
Conclusion
Si les entreprises sont obligées de tenir une comptabilité et de faire leurs déclarations aux administrations compétentes, elles peuvent librement choisir d’internaliser ou d’externaliser leur gestion comptable. L’internalisation comme l’externalisation de la fonction comptable ont toutes deux des avantages et des inconvénients que vous devez évaluer précisément pour répondre à vos obligations comptables et fiscales. Quel que soit votre choix, Pennylane saura vous accompagner !
