Qu'est-ce qu'une balance comptable ?
La balance comptable est un document de synthèse qui regroupe, à une date donnée, l'ensemble des soldes de tous les comptes du grand livre. Elle présente pour chaque compte le total des débits et le total des crédits enregistrés, permettant ainsi de vérifier l'exactitude des écritures en s'assurant que la somme des débits est égale à celle des crédits.
Pourquoi utiliser une balance comptable ?
La balance comptable possède de nombreuses utilités pour une entreprise. Elle vous permet notamment :
de détecter rapidement les erreurs de saisies dans vos écritures comptables ;
de vérifier l’équilibre entre les débits et les crédits ;
d’avoir une base pour construire le bilan et le compte de résultat ;
d’avoir une vue générale sur la situation financière d’une entreprise pour une prise de décision sur des bases analysées.
Types de balances comptables
Trois types de balances comptables existent : la balance générale, la balance auxiliaire et la balance âgée. Nous vous aidons à les différencier et à comprendre leur utilité.
La balance générale
C'est la balance principale qui regroupe tous les comptes de l'entreprise. Elle offre une vision complète de l'ensemble des écritures comptables. Tous les comptes y sont classés par l’ordre du plan comptable, c’est-à-dire par ordre croissant de la classe 1 à la classe 7.
Le solde de chaque compte apparaît sur la balance générale. Les mentions suivantes doivent obligatoirement apparaître :
le numéro du compte,
le libellé du compte,
le montant des débits,
le montant des crédits,
le solde débiteur du compte,
le solde créditeur du compte.
Une balance comptable peut être davantage détaillée et comprendre d’autres informations comme le solde du compte à l’ouverture de l’exercice.
Voici un exemple de balance générale :
Compte | Libellé | Total des débits | Total des crédits | Solde débiteur / créditeur |
Total € |
La balance auxiliaire
La balance auxiliaire permet un suivi plus précis des sous-comptes. En effet, il recense uniquement :
les comptes clients (comptes auxiliaires rattachés au compte 411) ;
les comptes fournisseurs (comptes auxiliaires rattachés au compte 401).
Voici un exemple de balance auxiliaire :
Comptes clients | Clients | Solde à l’ouverture | Total des débits | Total des crédits | Solde à la clôture |
Total |
La balance âgée
La balance âgée présente l'ancienneté des créances et des dettes. Cet outil est essentiel pour analyser les délais de paiement et recouvrement, et pour évaluer le risque de créances irrécouvrables. Elle reprend les informations figurant dans la balance auxiliaire par période de 15 jours ou de 30 jours.
Voici un exemple de balance âgée :
Clients | Créances totales | Créances échues à moins de 15 jours | Créances échues à moins de 30 jours | Créances échues à plus de 45 jours | Créances à échoir à moins de 15 jours | Créances à échoir à moins de 30 jours | Créances à échoir à plus de 45 jours |
Client 1 | |||||||
Client 2 | |||||||
Client 3 | |||||||
Total |
Comment établir une balance comptable ?
Vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité pour éditer une balance comptable en toute simplicité ou faire la demande de ce document auprès de votre expert-comptable.
Pour construire une balance comptable, vous devez utiliser les soldes des comptes généraux et les lister un par un, de la classe 1 à 7. Une fois le recensement de tous ces soldes effectué, vous devez vérifier que les soldes débiteurs et les soldes créditeurs sont égaux.
Si la balance comptable est déséquilibrée, vous devez en chercher la cause.
Comment interpréter les résultats de la balance comptable ?
La balance comptable permet de vérifier la régularité de la comptabilité en partie double et de donner une vue d'ensemble sur la situation financière d'une entreprise. Voici quelques points clés pour interpréter ses résultats :
S’assurer de l’équilibre des totaux.
Analyser les soldes des comptes de bilan et de gestion.
Détecter les anomalies.
S’assurer de l’équilibre des totaux
Le total des débits doit être égal au total des crédits. Cet équilibre est le premier indicateur de la cohérence des écritures comptables. Un équilibre ne garantit pas l'absence d'erreurs. Des erreurs compensatoires (erreurs d'omission, erreurs de contrepartie, etc.) peuvent toujours être présentes même si la balance est équilibrée.
Analyser les soldes des comptes de bilan et de gestion
Dans les comptes de bilan, les comptes d'actif (à débit) et les comptes de passif (à crédit) permettent d’apprécier la structure financière de l’entreprise. Par exemple, un déséquilibre important entre les ressources (capitaux propres, dettes) et l’investissement (actif immobilisé) peut signaler un risque financier.
Dans les comptes de gestion, les comptes de charges et de produits offrent une première indication de la performance de l’entreprise sur la période (marge, coûts, résultats d’exploitation).
Détecter les anomalies
Un compte présentant un solde inhabituel (trop élevé ou négatif) peut indiquer une erreur de saisie ou une mauvaise affectation comptable. La balance est un outil de contrôle qui aide à identifier rapidement les écarts ou incohérences, facilitant ainsi les ajustements ou corrections nécessaires avant l'établissement des états financiers.
Les informations issues de la balance comptable servent de base pour l'élaboration des états financiers, permettant aux décideurs d'évaluer la santé économique de l’entreprise et d'orienter les décisions stratégiques.
