Facture proforma, c’est quoi et comment la créer ?

Bien qu’elle s’appelle facture proforma, ce document n’a pas la même valeur juridique qu’une facture classique. En revanche, son intérêt pour le client ou le prospect est bien réel. Elle sert à estimer la valeur d’un service ou d’un produit sans engagement pour le vendeur ou l’acheteur. La facture proforma est un document utile pour aider le prospect à faire son choix.

Définition d’une facture proforma

Une facture proforma se définit comme un document commercial qui ressemble à une facture régulière, mais qui n'a pas de valeur fiscale ou légale contraignante. Elle est souvent utilisée pour fournir une estimation des coûts pour une transaction commerciale à venir. Elle peut aussi être utilisée pour donner aux clients potentiels une idée des coûts impliqués dans l'achat d'un produit ou d'un service.

Contrairement à une facture régulière, une facture proforma ne doit pas être utilisée pour demander un paiement. Elle est utilisée comme un outil de communication pour donner une estimation des coûts et des informations sur les produits ou services offerts.

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Quelles différences entre une facture et une facture proforma ? 

La principale différence entre une facture et une facture proforma est que cette dernière n'a pas de valeur fiscale ou légale contraignante. Alors que la facture est un document légal qui établit un contrat de vente entre le vendeur et l'acheteur. Toutefois, il existe quelques autres différences qu’il est bon de connaître :

• La facture proforma est souvent utilisée avant la vente pour donner une estimation des coûts, tandis que la facture est utilisée après la vente pour demander un paiement.

• Elle est modifiable sans conséquence juridique, tandis que la facture doit être précise et conforme aux réglementations fiscales et commerciales. Une facture contient des mentions obligatoires qui font foi en cas de litige. 

• Elle ne contient pas de numéro de facture, tandis que la facture en a un pour identifier chaque transaction.

• Elle ne peut ni ne doit être utilisée pour demander un paiement, tandis que la facture est un document qui demande explicitement un paiement.

• Elle n'a pas besoin d'être comptabilisée dans la comptabilité de l'entreprise, alors que la facture est un document qui doit être enregistré dans la comptabilité pour suivre les transactions et calculer les impôts et les bénéfices.

Pourquoi faire une facture proforma ? 

Une facture proforma est un document commercial qui présente les détails d'une transaction commerciale avant que celle-ci ne soit finalisée. Elle est souvent utilisée dans les situations suivantes :

• Une évaluation des coûts : les acheteurs peuvent demander une facture proforma pour évaluer les coûts totaux d'un achat avant de prendre une décision finale. Cette facture proforma aide l'acheteur à planifier son budget et à comparer les prix avec d'autres fournisseurs.

• Douanes : Les factures proforma sont souvent utilisées pour les expéditions internationales, car elles sont nécessaires pour obtenir des permis de douane ou pour évaluer les droits et taxes à payer.

• Préparation de la commande : Les factures proforma sont utiles aux vendeurs pour préparer une commande et expédier les produits dès que la commande est confirmée.

• Formalités administratives : Dans certains cas, une facture proforma est nécessaire pour remplir les formalités administratives pour obtenir des financements, des prêts ou des subventions.

La facture proforma est un outil important pour les vendeurs et les acheteurs dans le processus de planification et de finalisation d'une transaction commerciale.

Comment faire une facture proforma ?

Pour établir une facture proforma, plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez utiliser des outils tels qu'Excel ou un document Word vierge pour créer votre facture manuellement. Cependant, pour gagner en efficacité et en précision, l'utilisation d'un logiciel de facturation est fortement recommandée. Ils permettent de générer rapidement des factures proforma tout en intégrant automatiquement les informations nécessaires.

Quelles mentions faire apparaître sur une facture proforma ?

Une facture proforma peut contenir des informations telles que les :

• La mention "Facture proforma"

• Descriptions des produits ou des services 

• Quantités 

• Prix unitaires 

• Conditions de paiement 

• Détails de livraison 

• Frais de transport et les taxes applicables 

Elle peut également inclure des informations sur le vendeur et l'acheteur, ainsi que des références aux devis ou aux accords de vente existants.

Bien qu'elle ne possède pas de valeur légale, une facture proforma sert de devis détaillé et peut être utilisée pour formaliser une offre commerciale.

Qui peut faire une facture proforma ?

Tout le monde peut émettre une facture proforma. Un vendeur, un fournisseur, un exportateur ou même un agent commercial peut éditer une facture proforma.

Cependant, il est à noter que la facture proforma ne doit pas être confondue avec une facture commerciale qui indique les termes de paiement et les obligations contractuelles. La facture proforma n'a pas la même valeur juridique qu'une facture et ne peut pas être utilisée pour la comptabilité ou la gestion financière.

Modèle de facture proforma 

Voici un modèle de facture proforma dont vous pouvez vous inspirer pour en éditer une pour un client.

Vos questions sur la facture proforma

Peut-on payer une facture proforma ?

Non, une facture proforma ne peut pas être utilisée pour effectuer un paiement. Elle sert principalement de document informatif ou de devis détaillé, donnant une estimation des coûts avant qu'une transaction officielle ne soit conclue. Le paiement doit être effectué en réponse à une facture officielle, qui a une valeur légale et comptable.

Peut-on comptabiliser une facture proforma ?

Non, une facture proforma ne peut pas être comptabilisée dans les livres de l'entreprise. Elle n'a pas de valeur légale ou fiscale et ne constitue pas une preuve de transaction. Elle est utilisée essentiellement pour les discussions préalables à une commande ou pour obtenir un accord sur les termes d'une vente. Seule une facture définitive peut être enregistrée en comptabilité.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture proforma ?

Bien qu'une facture proforma n'ait pas de mentions obligatoires au regard de la loi, pour être efficace, elle devrait inclure le titre "Facture Proforma", les coordonnées complètes de l'émetteur (nom, adresse, numéro d'identification fiscale), les coordonnées du client (nom, adresse), une description détaillée des biens ou services proposés, les quantités et prix unitaires des biens ou services, le total de la transaction, ainsi que les conditions de vente, telles que les modalités de paiement et de livraison. Ces informations permettent de clarifier les termes de la transaction pour toutes les parties concernées.