rComprendre l'automatisation de la saisie comptable
L'automatisation de la saisie comptable consiste à utiliser des outils numériques pour remplacer ou minimiser l'intervention humaine dans le processus de saisie des données comptables. En général, ces outils s'appuient sur des technologies comme l'Intelligence Artificielle et la reconnaissance optique des caractères pour analyser, classer et enregistrer les transactions financières.
Analyser : les logiciels peuvent déchiffrer les informations contenues dans les documents sources, comme les factures, les notes de frais ou les relevés bancaires.
Classer : une fois les données extraites, les outils peuvent les classer selon les règles comptables établies par l'entreprise.
Enregistrer : enfin, les données sont automatiquement enregistrées dans les bons comptes du plan comptable de l'entreprise.
Cette approche offre plusieurs avantages, dont le gain de temps, l'amélioration de la précision et la réduction des erreurs de saisie.
Les avantages d'un logiciel d'automatisation comptable
L'adoption d'un logiciel d'automatisation comptable offre de multiples bénéfices. Sur le plan opérationnel, ces outils permettent d'automatiser les tâches chronophages de saisie, optimisant ainsi le temps de travail. Ils réduisent également les erreurs de saisie et de calcul grâce à des règles strictes préprogrammées.
Sur le plan stratégique, ils offrent la possibilité de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée en libérant du temps précieux.
En outre, ces logiciels peuvent traiter un grand volume de données financières, effectuer des rapprochements bancaires, générer des rapports et même réaliser certaines tâches de déclaration fiscale.
Enfin, l'automatisation comptable est un levier de performance pour les cabinets d'expertise comptable comme pour les entreprises, rendant la gestion financière plus efficace et précise.
Comment choisir son logiciel d'automatisation comptable ?
Pour faire un choix éclairé de votre logiciel d'automatisation comptable, vous devez prendre en considération certains critères. Votre budget est un facteur important, certains logiciels offrent des fonctionnalités de base gratuitement tandis que d'autres nécessitent un abonnement. Les besoins spécifiques de votre entreprise sont également déterminants : quel volume de transactions devez-vous gérer ? Quel est le niveau de complexité de votre comptabilité ?
Il faut aussi évaluer la facilité d'utilisation du logiciel. Un outil intuitif et facile d'accès permet d’améliorer la productivité et de réduire le temps d’apprentissage. De plus, la compatibilité de la solution avec vos autres logiciels (comme votre système ERP ou votre logiciel de facturation) est un aspect à ne pas négliger. Enfin, le support et la formation offerts par le fournisseur peuvent faire la différence, surtout si votre équipe n'est pas familière avec l'utilisation de ce type d'outil.
Critères de sélection d'un logiciel de comptabilité automatique
Pour sélectionner un logiciel de comptabilité automatique, divers critères doivent être pris en compte.
Capacité d'intégration de données : Le logiciel doit être capable d'intégrer des données provenant de diverses sources comme les relevés bancaires, les factures fournisseurs etc.
Spécificité à votre activité : Certains logiciels sont plus adaptés à des entreprises spécifiques. Par exemple, certains conviennent mieux aux entreprises axées sur les produits, tandis que d'autres se concentrent sur la gestion des factures.
Qualité des écritures fournies : Vérifiez la qualité des écritures produites par le logiciel. Vous voulez un logiciel qui produit des écritures claires, précises et conformes aux réglementations.
Facilité de paramétrage : Le logiciel doit être facile à paramétrer selon vos besoins spécifiques. Un logiciel qui est trop compliqué à configurer ne vous fera pas gagner de temps ni d'efficacité.
Rappelez-vous, le meilleur logiciel est celui qui correspond à vos besoins spécifiques.
Logiciel gratuit ou payant : que choisir ?
Lors du choix entre un logiciel gratuit ou payant, plusieurs facteurs entrent en jeu. Les logiciels gratuits peuvent offrir des fonctionnalités de base et être suffisants pour les petites entreprises ou les entrepreneurs individuels. Ils peuvent inclure des outils tel que Excel.
Par contre, les logiciels payants tendent à offrir un éventail plus large de fonctionnalités, comme l'automatisation des saisies comptables, la gestion de trésorerie ou la télédéclaration de la TVA.
Les logiciels gratuits sont une option économique pour ceux qui ont un budget limité.
Les logiciels payants offrent généralement des fonctionnalités plus avancées et un support client plus complet.
Il est donc essentiel de faire un bilan de vos besoins spécifiques, de votre budget, et du niveau d'assistance dont vous pourriez avoir besoin avant de prendre une décision.
Compatibilité avec le cabinet expert-comptable
La compatibilité d'un logiciel d'automatisation de la saisie comptable avec votre cabinet d'expertise est cruciale pour une intégration sans faille. Assurez-vous de choisir un logiciel qui peut facilement se connecter et échanger des données avec les autres outils que vous utilisez déjà.
Certains logiciels offrent une excellente compatibilité avec un grand nombre de logiciels comptables et métiers du marché.
Interfaçage avec d'autres outils : Votre logiciel de saisie automatisée doit pouvoir se connecter à votre système ERP, votre logiciel de facturation ou de paie.
Formats de fichiers supportés : Assurez-vous que le logiciel peut gérer tous les formats de fichiers que vous utilisez pour votre tenue de comptes.
Support des standards : Le logiciel doit supporter les normes de facturation électronique et les formats d'échange de données comptables comme le Factur-X.
Enfin, pensez à la possibilité de migration des données existantes dans le nouveau logiciel. Cette compatibilité permettra une transition en douceur et une continuité dans votre gestion comptable.
Zoom sur les logiciels leaders du marché
Pennylane, l'outil de saisie comptable tout-en-un
Pennylane fait partie des logiciels leaders dans l'automatisation de la saisie comptable. Cette plateforme tout-en-un offre une gamme de fonctionnalités pensées pour optimiser la gestion comptable. Grâce à l'OCR, il est possible de gagner du temps sur la saisie des factures. Il propose des règles d'affectation automatiques pour faciliter l'attribution des comptes de charges et des taux de TVA. Les utilisateurs peuvent aussi effectuer des actions "en masse", ce qui permet d'optimiser les traitements.
Par ailleurs, Pennylane centralise les données financières et les rend accessibles en temps réel. Ce qui facilite le suivi de la comptabilité, la réconciliation, l'alimentation des modules de cut-off et l'affectation analytique. Les transactions financières peuvent être gérées au fil de l'eau, en masse ou au kilomètre, ce qui simplifie grandement la gestion comptable.
Destiné à tous types d'entreprises comme les startups, e-commerçants, restaurateurs, TPE, agences, Pennylane propose dans son abonnement le logiciel de saisie comptable, de gestion de facturation, de trésorerie, d'achat et vente ou encore d'un compte pro. Cet outil est donc idéal pour les entreprises qui souhaitent gagner en efficacité et en productivité.
Présentation du logiciel Dext
Dext est un logiciel de pré-comptabilité qui permet d'automatiser la saisie comptable.
L'un des principaux avantages de Dext est son système d'extraction des données. Grâce à la technologie OCR, Dext peut analyser différents types de documents et extraire automatiquement des informations clés comme le type de document, la date d'échéance, le numéro de la facture, les montants TTC, HT et TVA, etc.
Dext inclut également des fonctionnalités pour la gestion des factures, avec la possibilité d'intégrer ces processus à vos systèmes internes. Avec l'outil, vous avez un accès à vos informations comptables, facilitant ainsi la gestion des contrôles, des anomalies ou des litiges. Enfin, Dext offre une interface intuitive et facile à utiliser
Fonctionnalités et avantages de Chaintrust
Chaintrust permet une automatisation de la saisie comptable, soutenue par une Intelligence Artificielle efficace. Voici quelques-unes de ses principales fonctionnalités :
Génération automatique des écritures : Chaintrust simplifie le flux comptable en classant automatiquement les factures déposées dans les comptes appropriés.
Gestion des devises étrangères et de la TVA intra-communautaire : Chaintrust est capable de gérer des dossiers complexes, ce qui facilite grandement le travail comptable.
Digitalisation des factures : Chaintrust offre la possibilité de scanner les documents papier pour les déposer sur la plateforme.
L'un des avantages majeurs de Chaintrust est son adaptabilité. En effet, chaque client peut choisir son mode de fonctionnement selon ses préférences et ses habitudes de travail.
Neo Expert : un outil adapté à la pré-comptabilité
Neo Expert est un logiciel dédié à l'automatisation de la saisie comptable. Ce logiciel a été conçu pour optimiser et faciliter la gestion comptable des documents clients.
Il offre des fonctionnalités avancées telles que :
L'intégration automatique des écritures comptables : il peut identifier, valider la saisie et générer les écritures avec la pièce associée.
La collecte automatique de vos factures et la récupération des renseignements principaux et indispensables à la tenue de vos comptes.
Le contrôle automatique de licéité du fournisseur, de l’IBAN, ventilation comptable et export dans votre logiciel de production comptable.
Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps et d'améliorer la précision des données comptables, tout en facilitant l'accès et la consultation des informations.
Il est à noter que Neo Expert est compatible avec la plupart des logiciels comptables du marché.
Ingeneo : une solution pour les entreprises et les experts-comptables
Ingeneo permet de collecter automatiquement ses factures fournisseurs, ce qui facilite grandement la gestion de la pré-comptabilité.
Il offre une technologie basée sur de l'apprentissage autonome, capable d'extraire automatiquement les données des factures. En plus de cela, Ingeneo offre des fonctionnalités collaboratives, comme les workflows de validation, le parapheur numérique, la complétude de dossiers, l'obsolescence de documents, etc.
Grâce à ces fonctionnalités, Ingeneo permet d'augmenter la productivité et de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
L'automatisation de la saisie comptable utilise des technologies comme l'IA et l'OCR pour améliorer l'efficacité et la précision des transactions financières. En choisissant un logiciel adapté à ses besoins et à son budget, une entreprise peut réduire les erreurs, gagner du temps et se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Des solutions comme Pennylane, Dext, et Chaintrust offrent des fonctionnalités avancées, facilitant ainsi la gestion comptable et augmentant la productivité.
