Ce guide de la facture fournisseur vise à vous fournir les connaissances essentielles pour comprendre, émettre et gérer efficacement vos factures fournisseurs. L’objectif est de vous aider à naviguer dans les complexités de la comptabilisation des dépenses, du suivi des paiements et du maintien d'une relation harmonieuse avec vos fournisseurs. Découvrez les bonnes pratiques, les étapes clés et nos conseils pour optimiser votre processus de facturation fournisseur.
Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?
Une facture fournisseur est un document émis par un fournisseur à l'attention d'une entreprise ou d'un client pour répertorier les biens ou services fournis, ainsi que les conditions de paiement. Elle fait partie intégrante du processus de comptabilité et de gestion des achats d'une entreprise.
La facture fournisseur contient des informations essentielles, telles que :
Informations du fournisseur : Nom ou raison sociale, adresse, numéro de TVA du fournisseur.
Informations du client : Nom ou raison sociale, adresse, numéro de TVA du client.
Numéro de facture : Un numéro unique attribué à chaque facture pour faciliter le suivi et la gestion.
Date d'émission : La date à laquelle la facture a été émise.
Détails des produits ou services : Une description claire et détaillée des biens ou services fournis, y compris les quantités, les prix unitaires, les taux de TVA applicables, etc.
Montants : Le montant total hors taxe, le montant de la TVA et le montant total TTC.
Conditions de paiement : Les modalités de paiement convenues entre le fournisseur et le client, telles que les délais de paiement, les escomptes éventuels pour paiement anticipé, etc.
Informations bancaires : Les coordonnées bancaires du fournisseur pour faciliter le paiement.
Mentions légales : Certaines mentions légales sont obligatoires en France, telles que le numéro SIRET du fournisseur, le taux de pénalité en cas de retard de paiement, etc.
Une fois la facture reçue, l'entreprise cliente l’examine pour vérifier son exactitude, effectuer les rapprochements avec les bons de commande ou les contrats, et procéder au paiement dans les délais convenus.
Il est important de conserver les factures fournisseurs pendant une période déterminée, généralement conformément aux exigences légales, pour des raisons de comptabilité et d'audit : en France, cette période est de dix ans
Quelles différences entre une facture fournisseur et les autres types de facture ?
Il existe plusieurs types de factures, chacune à une fonction qui lui est propre. Les différences entre la facture fournisseur et les autres types de factures résident dans le rôle et la relation entre les parties impliquées.
Facture fournisseur : La facture fournisseur est émise par un fournisseur à l'intention d'une entreprise cliente pour demander le paiement des biens ou services fournis.
Facture de vente : La facture de vente est émise par une entreprise pour demander le paiement des biens ou services vendus à un client.
Facture proforma : La facture proforma est un document préliminaire qui fournit une estimation des coûts des biens ou services avant la conclusion d'une transaction. Contrairement à une facture régulière, la facture proforma n'a pas de valeur légale et n'est pas utilisée pour demander un paiement. Elle peut être utilisée pour informer un client potentiel des coûts attendus et pour faciliter la planification avant la conclusion d'une vente.
Facture d'acompte : La facture d'acompte est émise pour demander le paiement partiel d'une commande ou d'une prestation de service avant sa réalisation complète. Une facture d'acompte est souvent suivie d'une facture finale une fois que la commande ou le service a été livré ou exécuté.
Comment comptabiliser les factures fournisseurs ?
La comptabilisation des factures fournisseurs implique plusieurs étapes. Voici un guide général pour vous aider à comprendre le processus :
Réception de la facture : Lorsque vous recevez une facture fournisseur, enregistrez-la dans votre système comptable. Assurez-vous que toutes les informations pertinentes de la facture sont correctes et complètes.
Vérification et rapprochement : Comparez la facture avec les bons de commande ou les contrats correspondants pour vous assurer que les biens ou services facturés ont été reçus ou fournis conformément aux accords convenus. Effectuez également une vérification des prix, des quantités et des calculs.
Enregistrement dans le journal : Comptabilisez la facture fournisseur dans le journal comptable de votre entreprise. Créez une entrée comptable en utilisant un compte de charge approprié, généralement un compte de charges ou d'achats.
Comptabilisation de la TVA : Si la facture comprend des taxes telles que la TVA, enregistrez également les montants de TVA dans les comptes appropriés, généralement des comptes de TVA collectée ou déductible.
Affectation des paiements : Si vous effectuez un paiement partiel ou complet de la facture fournisseur, enregistrez-le dans votre système comptable en utilisant le compte de trésorerie approprié.
Suivi des paiements : Assurez-vous de tenir un suivi précis des paiements effectués pour chaque facture fournisseur. Mettez à jour les informations dans votre système comptable pour refléter l'état de paiement de chaque facture.
Archivage : Conservez les copies des factures fournisseurs et les enregistrements de paiement conformément aux exigences légales et aux pratiques de conservation de documents de votre pays.
Cela vous paraît compliqué ? Pas de panique, avec un logiciel comme Pennylane, une grande partie de ces étapes est automatisée. Et pour le reste, n’hésitez pas à demander conseil à votre expert-comptable !
Comment émettre une facture fournisseur ?
Pour émettre une facture fournisseur, suivez les étapes suivantes :
Informations du fournisseur : Assurez-vous d'avoir les informations complètes du fournisseur, y compris son nom, son adresse, son numéro de téléphone et, le cas échéant, son numéro de TVA.
Numérotation de la facture : Attribuez un numéro unique à la facture fournisseur. Vous pouvez utiliser une séquence numérique continue ou un système de numérotation spécifique à votre entreprise.
Date d'émission : Indiquez la date à laquelle la facture est émise. Cela peut être la date actuelle ou une date antérieure, en fonction de vos pratiques commerciales et des conditions convenues avec le fournisseur.
Informations du client : Incluez les coordonnées complètes de l'entreprise cliente, y compris son nom, son adresse et tout autre détail nécessaire pour l'identification.
Description des biens ou services : Fournissez une description détaillée des biens ou services fournis. Indiquez les quantités, les prix unitaires et les montants totaux pour chaque élément.
Calcul des totaux : Calculez les montants totaux en multipliant les quantités par les prix unitaires. Ajoutez également toutes les taxes applicables, telles que la TVA, conformément à la réglementation en vigueur.
Conditions de paiement : Indiquez les conditions de paiement convenues avec le fournisseur, telles que le délai de paiement et les méthodes de paiement acceptées (virement bancaire, chèque, etc.).
Mentions légales : Assurez-vous d'inclure toutes les mentions légales requises par la législation en vigueur, comme le numéro de TVA du fournisseur, le numéro SIRET, les mentions obligatoires spécifiques à votre pays, etc.
Logo et mise en page : Ajoutez le logo de votre entreprise et personnalisez la mise en page de la facture pour refléter votre image de marque, si nécessaire.
Enregistrement et envoi : Enregistrez une copie de la facture dans vos dossiers internes et envoyez-la au fournisseur. Vous pouvez choisir de l'envoyer par voie électronique (par e-mail, par exemple) ou par courrier postal, selon les préférences convenues avec le fournisseur.
Il est recommandé d'utiliser des outils de facturation informatisés ou des logiciels de gestion financière et comptable pour faciliter l'émission et la gestion des factures fournisseurs. Pennylane fait partie de ces logiciels de facturation qui vous permettront de gérer facilement la création mais aussi le traitement comptable des factures fournisseurs.
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