L’univers des restaurants n’a jamais été aussi diversifié, de la restauration traditionnelle au « fast good » en passant par les food trucks et autres dark kitchen... Cela dit, leur activité a des points communs que l’expert-comptable se doit de connaître pour bien les répercuter dans la comptabilité. Sans plus attendre, découvrez toutes les spécificités comptables des restaurants !
Qu’est-ce qui différencie la comptabilité d’un restaurant ?
Les restaurateurs sont soumis à un certain nombre d’obligations comptables, au même titre que les autres commerçants. Tout d’abord, ils doivent tenir une comptabilité générale. En effet, un restaurant a presque toujours le statut de société : ses bénéfices sont donc soumis à l’impôt sur les sociétés au régime réel (normal ou simplifié). Pour cela, il faut produire une information comptable précise au long de l’année et un bilan en fin d’exercice.
Obligations comptables des restaurants : les enregistrements en cours d’année
S’il y a une spécificité comptable des restaurants, c’est bien la diversité des achats et des coûts, fixes et variables. L’expert-comptable doit procéder à l’enregistrement comptable chronologique de tous les mouvements du patrimoine de l’entreprise.
Tout au long de l’année, il doit réaliser des écritures comptables pour les factures fournisseurs, les salaires et cotisations, les aliments et boissons, les emballages consignés, les coûts fixes liés aux locaux, le matériel, les vêtements de travail, les produits d’entretien, l’amortissement du fonds de commerce et de la licence, les recettes, etc…
Autre spécificité de la comptabilité d’un restaurant : s’agissant d’activité en B2C, il est impossible de ventiler les recettes par client. L’expert-comptable procède plutôt à la ventilation des recettes par moyen de paiement : espèces, carte bancaire, titres-restaurant, chèques…
Comptabilité des restaurants : les obligations annuelles
En fin d’exercice comptable, tout restaurant doit aussi établir les comptes annuels. Ils se composent du bilan et du compte de résultat simplifiés.
En outre, si deux de ces conditions sont réunies, le restaurant doit intégrer au bilan l’annexe comptable :
Plus de 350.000€ de bilan
Plus de 700.000€ de chiffre d’affaire
Plus de 10 salariés permanents en moyenne.
Également en fin d’exercice, le restaurant doit procéder à un inventaire. Ce contrôle de l’état des stocks peut être géré en interne mais le plus souvent il est confié à des entreprises spécialisées.
L’inventaire permet à l’expert-comptable de contrôler la cohérence du stock par rapport à l’activité du restaurant. Il permet aussi de justifier le coulage. Le résultat de l’inventaire peut faire l’objet d’écritures comptables dans les comptes de stock, en fonction du plan comptable spécifique de chaque restaurant.
Quelle est la spécificité de la TVA en restauration ?
Parmi les spécificités comptables des restaurants, ces derniers peuvent appliquer à leurs recettes trois taux de TVA différents :
Taux de TVA intermédiaire à 10% : sur tout ce qui est consommé sur place ou à emporter, à l’exception des biens conservables (vendus scellés). C’est l’essentiel de l’activité en restauration.
Taux de TVA réduit à 5,5% : sur tout ce qui est à emporter et vendu scellé. Cela concerne par exemple les canettes de boissons non alcoolisées, les bouteilles capsulées, les paquets de chips fermés, etc…
Taux de TVA normal à 20% : sur toutes les boissons alcoolisées, sur place comme à emporter.
Comment bien collecter et déclarer la TVA en restauration ?
Pour la collecte, c’est le logiciel de caisse qui se charge d’appliquer le bon taux de TVA à chaque item vendu. Cela facilite l’enregistrement comptable des recettes, ventilées lors des écritures dans différents comptes en fonction des taux de TVA.
Pour cela, l’expert-comptable remonte les flux de caisse de façon informatisée et procède aux déclarations de TVA par taux de TVA restauration.
Quelles spécificités pour la restauration sur place ou à emporter ?
La restauration fait cohabiter plusieurs modes de vente : en salle, à emporter, à livrer à domicile, food trucks, etc… En 2020, la livraison à domicile a explosé, ce qui a permis à de nombreux dark kitchen de voir le jour. Alors, quelles sont les spécificités comptables d’un restaurant en salle, à emporter ou à livrer ?
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Sur le fond, la comptabilité est sensiblement la même, qu’un restaurant fasse de la vente traditionnelle, à emporter ou en livraison. L’activité donnera lieu aux mêmes enregistrements comptables, avec plus ou moins de dépenses en coûts fixes.
Parmi les points de vigilance, la vente de repas à emporter ou livrés à domicile implique de faire attention à bien collecter la TVA en appliquant les bons taux. Les règles énoncées ci-dessus s’appliquent : en livraison, il est plus probable de voir apparaître des taux réduits à 5,5% sur les boissons sans alcool vendues scellées ou capsulées, les paquets de chips, les yaourts à boire, etc…
Autre point de vigilance : le restaurant devra bien comptabiliser les frais liés à la vente à emporter et la livraison. Ils seront plus impactés par les emballages et les commissions des plateformes de livraison (Deliveroo, Uber Eats, Just Eat, etc…). En contrepartie, ces ventes sont moins liées aux coûts de fonctionnement de la salle et du service. Bien reporter les coûts permettra aux restaurants d’obtenir l’information comptable la plus fidèle possible.
Coulage : comment le réduire grâce à la comptabilité ?
Le coulage représente la marchandise disparue en restauration. Cette « démarque inconnue » peut atteindre plusieurs points de pourcentage du chiffre d’affaire ! C’est pourquoi il est indispensable de traquer le coulage lorsqu’on gère la comptabilité d’un restaurant.
En effet, un coulage élevé peut être le signe de ventes dissimulées et de fraude à la TVA. Dans la plupart des cas, un coulage modéré est simplement révélateur de gaspillage : erreurs de commande, de manipulation, mauvaise rotation des stocks… Il peut aussi venir d’une absence de comptabilisation des offerts et des repas des employés. Enfin, dans certains cas, il peut même révéler un problème de vol de stocks.
Pour mesurer le coulage, le comptable se base sur l’inventaire et les comptes-rendus d’activités. Le coulage est obtenu en déduisant des achats ce qui a été vendu et ce qui reste en stock. Par exemple, à partir de 100 bouteilles achetées, 50 vendues et 45 en stock, le coulage est de 5.
Effets du coulage sur la comptabilité et la fiscalité du restaurant
C’est là une des spécificités comptables des restaurants : le coulage concerne essentiellement les marchandises non périssables.
Le coulage en restauration peut avoir plusieurs conséquences plus ou moins graves : d’abord, il falsifie l’information comptable et fiscale. Il y a bien sûr une certaine marge de tolérance : une ou deux bouteilles manquantes sur une année, ça n’a rien de grave !
En revanche, il faut veiller à ce qu’il n’augmente pas. Si le coulage est trop élevé, le chiffre d’affaire manquant peut être réintégré. Cela impacte l’assiette fiscale de l’IS et la TVA à payer. Et dans les pires des cas, le coulage peut conduire à un rejet de comptabilité.
Il est donc important de réduire le coulage par tous les moyens, en chassant le gaspillage et en sensibilisant les équipes de salle et de cuisine. Au niveau comptable, il est très important de matérialiser les offerts aux clients et les repas du staff dans le logiciel de caisse.
Comment enregistrer les licences dans la comptabilité ?
Comme les bars, chaque restaurant doit disposer d’une licence pour la consommation d’alcool. Une licence 3 ou 4 permet de vendre certains groupes d’alcool. Pour un restaurant, cela prend la forme d’un permis d’exploitation, valable sur 10 ans.
Le prix d’une licence 3 ou 4 est très variable, surtout à la revente. Il peut aller de quelques milliers à plusieurs dizaines de milliers d’euros selon les localités.
C’est un investissement qui doit être enregistré dans la comptabilité. Sur le plan comptable des restaurants, la licence est donc considérée comme une immobilisation. Elle fait l’objet d’un amortissement comptable sur 10 ans.
Quels sont les indicateurs comptables spécifiques aux restaurants ?
Plus qu’ailleurs, la comptabilité est vitale pour évaluer la situation économique d’un restaurant. L’intérêt est à la fois stratégique, commercial et financier. La comptabilité permet de traquer les incohérences de gestion, de prendre les bonnes décisions et de faire prospérer son activité.
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Pour cela, il faut souligner le rôle capital des indicateurs fournis par l’activité de l’expert-comptable. La spécificité des restaurants en la matière se manifeste par l’importance capitale de la marge sur les matières premières. Cet indicateur se calcule en faisant le rapport des recettes et des dépenses spécifiques à certaines matières premières, ingrédients et marchandises. En particulier, on distingue les marges sur les solides et les marges sur les liquides.
Ces marges sont des indicateurs que les restaurateurs comparent avec les valeurs de référence de leur catégorie de restaurant. Par exemple, les marges sont plus élevées en crêperie ou pizzeria qu’en restauration traditionnelle.
D’autres indicateurs permettent d’évaluer la rentabilité globale du restaurant. Ils sont en première ligne lorsqu’il faut solliciter un financement auprès des banques. Parmi les plus courants, on peut citer les suivants :
Marge opérationnelle
Résultat d’exploitation
Coût de revient
Nombre de couverts
Panier moyen
Chiffre d’affaire par salarié
Etc…
Une comptabilité fiable est indispensable pour prendre en compte les nombreuses spécificités des restaurants ! Faire appel au bon expert-comptable restauration permet de limiter le risque d’erreur, mais aussi d’obtenir des indicateurs de reporting très précieux pour évaluer sa santé financière et commerciale en temps réel.
