Facture d’avoir : tout ce qu’il faut savoir et comment en éditer une ?
Une facture d’avoir est émise pour corriger une facture émise pour un service ou un produit. Elle est éditée pour corriger une facture, pour appliquer une réduction, pour annuler une commande, suite à un retour de marchandise. Quelle que soit la raison, vous avez besoin de générer une facture d’avoir pour ajuster votre comptabilité et faire coïncider vos rentrées d’argent et vos documents comptables.
Qu’est-ce qu’une facture d’avoir : définition
Une facture d'avoir, appelée aussi note de crédit, est un document utilisé pour annuler ou rectifier une facture précédemment émise. La loi française précise en effet qu'il est interdit d'éditer ou de supprimer une facture validée. Nous vous conseillons d'être sûr des détails d'une facture avant de la valider, pour éviter d'avoir à éditer des factures d'avoir ensuite.
Une facture d’avoir est émise par le fournisseur ou le vendeur et est adressée à l'acheteur ou au client, afin de rectifier une erreur ou d'effectuer un remboursement.
Plusieurs raisons peuvent vous amener à créer une facture d'avoir, telles que :
La correction d'une erreur de facturation
L'annulation d'une commande
L'acceptation d'un retour de marchandise
La réduction de prix pour un produit ou service
Ou toute autre raison qui justifie le remboursement d'une partie ou de la totalité du paiement effectué par l'acheteur.
La facture d'avoir doit contenir des informations similaires à celles d'une facture normale, y compris
Les coordonnées des deux parties
La description des produits ou services concernés
Les montants en jeu
Les taxes applicables
Etc.
Elle doit également porter la mention "facture d'avoir" ou "note de crédit" pour clarifier son objet et sa fonction.
Quelles sont les mentions légales d’une facture d’avoir ?
Toutes les factures doivent comporter des mentions légales, les factures d’avoir ne font pas exception à la règle.
La mention "Facture d'avoir" doit être présente
La date d'émission de l'avoir doit être précisée
Les coordonnées complètes de l'émetteur de l'avoir et du bénéficiaire doivent figurer sur le document, y compris leurs numéros de TVA intracommunautaire respectifs
Les références de la facture initiale (numéro, date et montant) pour laquelle l'avoir est émis doivent être mentionnées
Le détail des produits ou services pour lesquels l'avoir est émis doit être précisé, ainsi que le montant correspondant
Le montant total de l'avoir doit être clairement indiqué
Si la facture initiale a été payée en tout ou en partie, le montant remboursé doit être précisé
Le taux de TVA appliqué sur chaque produit ou service remboursé doit être indiqué, ainsi que le montant de TVA correspondant
Ces mentions légales sont nécessaires pour garantir la validité fiscale de l'avoir et pour faciliter sa comptabilisation par les parties concernées.
Quel délai pour émettre une facture d’avoir ?
Le délai pour émettre une facture d'avoir dépend de la situation et des accords préalables conclus entre les parties concernées. Il est recommandé d'émettre une facture d'avoir dès que possible après la constatation d'une erreur ou d'un problème sur la facture initiale.
Il n'y a pas de délai légal spécifique pour émettre une facture d'avoir en France. Néanmoins, la jurisprudence considère qu'un délai raisonnable doit être respecté en fonction des circonstances de chaque cas.
Dans tous les cas, il vaut mieux régler rapidement toute situation susceptible de donner lieu à l'émission d'une facture d'avoir afin d'éviter des difficultés administratives et comptables ultérieures.
Comment faire une facture d’avoir ?
Vous souhaitez éditer une facture d’avoir ? Voici les éléments qui doivent y apparaître :
Commencez par créer un en-tête de facture avec vos coordonnées, dont l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.
Indiquez le numéro de la facture initiale pour laquelle l'avoir est émis, ainsi que sa date d'émission.
Précisez les coordonnées du destinataire de l'avoir, y compris son nom, son adresse et son numéro de TVA intracommunautaire.
Fournissez une description détaillée de chaque produit ou service pour lequel l'avoir est émis, ainsi que le montant correspondant pour chaque élément.
Calculez le montant total de l'avoir en déduisant le montant remboursé pour chaque élément de la facture initiale.
Indiquez le taux de TVA applicable à chaque produit ou service pour lequel l'avoir est émis, ainsi que le montant de TVA correspondant.
Ajoutez un résumé clair de la facture d'avoir, y compris le montant total remboursé, le montant total de TVA, ainsi que le montant total de la facture d'avoir.
N'oubliez pas de dater et de signer la facture d'avoir avant de l'envoyer au destinataire.
Il est important de noter que la facture d'avoir doit faire référence à la facture initiale pour laquelle elle est émise afin de permettre une traçabilité claire des opérations.
Modèle de facture d’avoir
Voici un modèle de facture d'avoir que vous pouvez utiliser pour éditer vos documents :
[Logo de l'entreprise]
Facture d'avoir # [Numéro de facture d'avoir]
Date : [Date de la facture d'avoir]
Destinataire :
[Nom de l'entreprise ou du client]
[Adresse de l'entreprise ou du client]
[Ville, code postal]
Détails de la facture d'origine :
Numéro de facture : [Numéro de la facture d'origine]
Date de la facture : [Date de la facture d'origine]
Montant total : [Montant total de la facture d'origine]
Détails de l'avoir :
Montant de l'avoir : [Montant de l'avoir]
Motif de l'avoir : [Raison de l'émission de l'avoir]
Total de l'avoir : [Montant de l'avoir]
Nous vous remercions de votre compréhension et nous excusons pour tout inconvénient causé.
Cordialement,
[Nom de l'entreprise]
[Adresse de l'entreprise]
[Téléphone de l'entreprise]
[Email de l'entreprise]
[Site web de l'entreprise]
Comment créer une facture d’avoir avec Pennylane ?
L’outil Pennylane vous permet de créer une facture d’avoir simplement. Il suffit pour cela de modifier une facture déjà éditée en cliquant sur “Annuler” :
Par défaut, cela remplit tous les champs de la facture d'avoir avec les valeurs de la facture initiale, et indique le montant total de la facture initial en négatif. Si vous souhaitez émettre un avoir partiel seulement, il vous suffit d'indiquer le bon montant de remise que vous souhaitez offrir à votre client :
💡 Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre help center.
Comment comptabiliser une facture d’avoir ?
La comptabilisation d'une facture d'avoir dépend de la situation et des accords préalables conclus entre les parties concernées. Cependant, voici les étapes générales pour comptabiliser une facture d'avoir :
Créez un compte de crédit fournisseur dans le grand livre pour le montant de la facture d'avoir.
Créez un compte de débit client dans le grand livre pour le montant de la facture initiale.
Déduisez le montant de la facture initiale du compte client et ajoutez le montant de la facture d'avoir pour obtenir le nouveau solde du compte client.
Ajoutez le montant de TVA correspondant à la facture d'avoir et déduisez le montant de TVA correspondant à la facture initiale du compte de TVA.
Vérifiez que les montants du compte fournisseur, du compte client et du compte de TVA sont corrects.
Enregistrez les écritures de journal correspondantes pour refléter ces transactions dans la comptabilité.
Assurez-vous de conserver une copie de la facture d'avoir ainsi que toutes les pièces justificatives associées.
Vous pouvez faire appel à un comptable ou à un expert-comptable pour vous assister dans la comptabilisation d’une facture d'avoir, en fonction de votre situation particulière et de la nature de la transaction.
