La facturation dans les restaurants peut être difficile à maîtriser. Lorsqu'il s'agit de restauration, un modèle de facture de restaurant peut être essentiel pour commencer. Il vous permet de connaître quels sont les éléments les plus importants qui doivent figurer sur le document. La création d’une facture de restaurant peut être un véritable challenge. C’est pour cela qu’il est important d’y aller par étapes.
Les étapes de l’établissement d’une facture de restaurant
Pour établir une facture de restaurant, il est primordial de passer par les étapes qui suivent.
Étape 1 : prenez en compte le visuel
On considère que nos yeux, plutôt que nos lèvres ou notre nez, sont utilisés pour analyser le monde qui nous entoure. Par conséquent, la présentation de chaque élément de votre restaurant est cruciale, pas uniquement celle des aliments. Certains repas sont des échecs en raison de leur aspect peu attrayant plutôt que de leur goût ou de leur texture. Et nos estomacs grognent même à la vue des aliments.
Par conséquent, l'esthétique doit faire l'objet d'une attention particulière lors de la création de factures de restaurant. Assurez-vous que votre modèle de facture de restaurant est visuellement attrayant et que le design reflète l'individualité de votre restaurant.
Étape 2 : remplissez les espaces vides avec des données pertinentes
Assurez-vous d'inclure toutes les informations pertinentes sur votre entreprise. Le nom de votre restaurant, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique et, si vous en avez une, l'URL de votre site Web. Faites également inscrire le mot "facture" en grosses lettres sur la facture afin que personne ne se trompe sur son objet. La majorité des partenaires confondent une facture, une note et un reçu. Il faut qu’ils comprennent dès le premier coup d’œil de quoi il s’agit. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une obligation absolue, la création d'un logo pour votre restaurant et son intégration à la facture est certainement encouragée.
Étape 3 : détaillez les différents éléments inclus
Dressez une liste exhaustive de tous les éléments faisant l’objet de la transaction, en notant la quantité impliquée. Indiquez également les prix applicables et le montant des prix unitaires multipliés par les quantités. Vous devez aussi fournir un numéro de facture et la date de la facture. S'il y a des frais de service, veillez à les inclure en plus. Prenez soin de noter toutes les réductions et remises dont le client a bénéficié. L'objectif est de faire comprendre à ce dernier comment le montant de sa facture est arrivé à son niveau actuel.
Étape 4 : discutez des détails du paiement
Pour un paiement rapide, certains établissements acceptent les espèces. Mais les modes de paiement les plus populaires restent les cartes de crédit. Vous devez indiquer à vos partenaires si vous avez un mode de règlement préféré. Il est encore plus judicieux de lui présenter la liste de toutes les options de paiement disponibles. Certains restaurants ont connu des cas d'escroquerie, ainsi que d'autres types de paiement frauduleux. Par conséquent, vous pouvez inclure un avertissement sur votre facture de restaurant concernant ces actions, ainsi que les conséquences possibles.
Étape 5 : utilisez un logiciel de facturation pour restaurant
Le logiciel de facturation pour restaurant est un outil qui peut vous aider à établir de façon plus automatique les factures. Ils aident également à la gestion des approvisionnements et à une meilleure relation client fournisseur en diminuant le temps de traitement. Vous pouvez commencer à établir de multiples factures de restaurant pour la comptabilité à l’aide d’un seul exemple de facture de restaurant vierge. Tout est ainsi facilité.
Quelle est la différence entre une note et une facture de restaurant ?
Dans le processus comptable, les notes et les factures de comptabilité sont utilisées pour suivre les ventes. Alors que les notes sont utilisées pour suivre les comptes à recevoir, les factures sont utilisées pour suivre les ventes réalisées où une transaction a déjà été effectuée. Qu'il s'agisse d'une note ou d'une facture de repas pour restaurant, il est essentiel d'inclure toutes les informations pertinentes sur le document afin qu'elles puissent être utilisées dans le processus comptable à l'avenir.
La note
Une note est un avis émis à un consommateur pour l'informer d'un solde impayé. Elle peut être utilisée comme prélude au transfert des comptes en attente du recouvrement ou pour rappeler à un client une incitation à un paiement anticipé. Dans le cadre d’un restaurant, il s’agit du document qui indique aux clients non-professionnels qu’ils ont une dette envers la structure. Cette dette est basée sur l’ensemble de leur consommation.
La facture
Les factures de restaurant sont utilisées pour garder une trace des transactions de vente. Les produits de vente qui sont envoyés aux clients sont toujours accompagnés de factures. Elles sont utilisées dans le cadre des transactions avec des clients professionnels. Ici, l'acheteur et le restaurant conserveront tous deux une copie de la facture pour la comptabilité, ce qui permet à toutes les parties de savoir ce qui a été vendu, quand cela a été vendu et pour quel montant.
Les différences
Une note est une information sur une transaction antérieure qui n'a pas été payée, alors qu'une facture de restaurant avec TVA est une information sur une transaction de vente terminée. De plus, on parle de note lorsqu’il s’agit d’une transaction avec des clients non-professionnels. Le mot facture de restaurant, quant à lui, entre en jeu lorsque l’opération est faite avec un client dit professionnel.
Quelles informations la facture d'un restaurant doit-elle contenir ?
La partie la plus importante de la facture d'un restaurant est celle qui comprend une description de chaque élément commandé, ainsi que le coût unitaire de chacun.
Au bas du tableau, il faut inclure le montant total dû, les taxes, les rabais éventuels, un emplacement pour les dépenses supplémentaires (places réservées, occasions spéciales, etc.). L'adresse du restaurant et un minimum de coordonnées doivent également figurer sur la facture de restaurant. La méthode la plus courante consiste à utiliser un numéro de téléphone, bien qu'une adresse électronique puisse également être utilisée.
L'émission d'une facture pour la comptabilité avec des délais de sept ou trente jours n'est pas inhabituelle pour des transactions importantes avec des clients commerciaux. Enfin, il est fortement recommandé d'inclure une section permettant de prendre des notes sur la commande.
En résumé, pour faire une facture de restaurant, vous devez y insérer divers éléments capitaux. Il s’agit des mentions obligatoires d’une facture de restaurant que sont :
La raison ou le nom du restaurant
L’adresse du restaurant
Le numéro de SIRET ou SIREN
La raison ou le nom du client
L’adresse du client
La date à laquelle la facture est émise
La date de réalisation de la vente
La quantité de bien livré
Le prix unitaire de chaque produit
Les rabais, ristournes, remises et escomptes
Le taux de la TVA
Le montant de la taxe à payer
La date de règlement
Les conditions d’escompte
Les taux de retard
Les mentions précises de livraison sur de longues distances
La mention 441-6 du Code de commerce
Pour ce qui est de la TVA, il est important de maîtriser les règles de TVA actuellement en vigueur. Il ne faut pas oublier que la règle de TVA sur les aliments est différente de la règle de TVA sur l’alcool.
Les plats à consommer directement sont soumis à une TVA intermédiaire de 10 %. Ceux à consommer plus tard sont soumis à une TVA réduite de 5,5 % et les boissons alcoolisées bénéficient d’une TVA normale de 20 %.
