Le rôle du trésorier dans une association loi 1901
Le trésorier est un acteur central dans le fonctionnement d'une association loi 1901. Sa mission principale est la gestion financière de l'association, qui englobe le contrôle des dépenses et des recettes, l'élaboration du budget prévisionnel et le suivi des flux financiers. Il est également en charge de la tenue des comptes associatifs, bien que la loi de 1901 n'impose pas une obligation légale de tenue des comptes.
Le trésorier assure la collecte des cotisations des membres et la gestion des subventions reçues de divers financeurs. Il est également responsable du paiement des dépenses de l'association, sous le contrôle du président. Rigoureux et organisé, le trésorier doit assurer une bonne organisation de la gestion des encaissements et des paiements.
En outre, le trésorier est le garant de la transparence financière de l'association. Il est tenu de présenter un rapport financier en assemblée générale, reflétant la santé économique de l'association. Il joue ainsi un rôle clé dans la crédibilité de l'association auprès de ses partenaires.
Le rôle du trésorier peut varier en fonction des statuts de l'association et de son règlement intérieur. Dans certains cas, la désignation d'un trésorier peut être obligatoire selon les statuts de l'association ou si les revenus de l'association dépassent un certain plafond.
Les obligations comptables du trésorier
Quels documents comptables tenir ?
En tant que trésorier, vous devez tenir plusieurs documents comptables pour assurer une transparence financière.
Le journal des achats: il recense tous les achats effectués par l'association.
Le journal de banque: il enregistre toutes les opérations de trésorerie.
Le journal d'opérations diverses de salaires: il contient les écritures de paie et de charges sociales.
Le journal d'opérations diverses: il liste toutes les opérations spécifiques et diverses.
Aussi, vous devez préparer un bilan financier, un compte de résultat et une annexe si votre association répond à certaines conditions.
Par ailleurs, il est recommandé d'établir un budget prévisionnel pour anticiper les dépenses et les recettes.
Comment présenter un bilan financier en assemblée générale ?
Pour présenter un bilan financier en assemblée générale, le trésorier doit avant tout garantir sa clarté et sa précision. Le bilan doit refléter la situation financière de l'association, incluant l'actif et le passif.
L'actif regroupe les ressources de l'association (immobilisations, stocks, créances, trésorerie).
Le passif englobe les dettes envers des tiers.
Il est recommandé de séparer la présentation des données financières de leur interprétation économique. Par exemple, évoquer une dégradation de la trésorerie nécessite de montrer d'abord comment elle s'est dégradée avant d'en expliquer les causes.
La présentation doit être à la fois informative pour les membres de l'association, mais aussi un outil de discussion sur les choix de gestion financière. Pour plus d'efficacité, le trésorier peut utiliser des outils comme Excel pour créer et présenter le bilan financier.
La gestion de l'excédent budgétaire
L'excédent budgétaire, ou surplus, est le résultat positif d'une organisation à la fin d'une période donnée. Pour une association, cet excédent peut provenir de diverses sources : cotisations des membres, subventions, dons, recettes générées par les activités de l'association, etc.
Gérer cet excédent nécessite une vision stratégique. C'est un exercice d'équilibre entre le besoin de maintenir une réserve pour sécuriser l'association en cas de dépenses imprévues ou de baisses de revenus, et l'objectif de maximiser l'impact de l'association en investissant dans ses activités .
Une pratique courante est de créer une réserve financière. La taille de cette réserve dépend des besoins spécifiques de l'association et de son niveau de risque financier.
Une autre option est de réinvestir l'excédent dans l'association, par exemple, en développant de nouvelles actions ou en améliorant les infrastructures existantes.
Enfin, l'excédent peut également être utilisé pour rembourser des dettes ou pour investir dans des placements financiers, toujours dans le respect des conditions suivantes fixées par les statuts de l'association ou la loi.
Quelle que soit la méthode choisie, la gestion de l'excédent budgétaire doit toujours être réalisée dans le respect des principes de bonne gouvernance et de transparence.
Comment améliorer la gestion de la trésorerie ?
Pour améliorer la gestion de la trésorerie d'une association, plusieurs pistes peuvent être envisagées. L'optimisation des flux de trésorerie est une première étape essentielle. Cela implique de surveiller attentivement les entrées et sorties d'argent, et de chercher à minimiser les décalages entre les deux. Les délais de paiement ou d'encaissement des cotisations, subventions, ou dons peuvent être ajustés pour assurer un flux de trésorerie continu.
Un plan de trésorerie est également un outil précieux pour le trésorier. Il permet de prévoir les encaissements et les décaissements, et donc d'anticiper les éventuels besoins de trésorerie.
L'usage d'outils de gestion financière adaptés peut aussi faciliter le suivi des flux de trésorerie. Un logiciel de comptabilité, ou même un simple tableau Excel, peut être utilisé pour assurer un suivi précis et régulier de la trésorerie de l'association.
Enfin, une bonne gestion de la trésorerie passe aussi par une communication transparente avec les membres de l'association et les financeurs. Les comptes de l'association doivent être présentés clairement et régulièrement, pour renforcer la confiance et favoriser un soutien financier continu.
Les outils pour faciliter la gestion de la trésorerie
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité
L'adoption d'un logiciel de comptabilité peut grandement faciliter la gestion de la trésorerie d'une association. Ces outils offrent une variété de fonctionnalités allant du suivi des transactions à l'élaboration de rapports financiers détaillés.
Parmi les logiciels disponibles, on peut citer Pennylane, AssoConnect, AlauxSoft ou encore Paheko. Ces solutions intègrent des modules de suivi de trésorerie, de gestion financière ou encore de gestion des activités.
En outre, l’utilisation d’Excel ou de Google Sheets est également une option envisageable. Bien que moins spécialisés, ces outils permettent une personnalisation poussée et offrent une grande flexibilité.
Il est à noter que le choix d'un logiciel dépend des spécificités de chaque association comme la taille, le budget, ou les compétences disponibles au sein de l'équipe.
L'importance d'un tableau de bord financier
Un tableau de bord financier est un instrument incontournable pour un suivi efficace et une gestion optimale de la trésorerie d'une association. Cet outil offre une vue d'ensemble du flux financier, permettant ainsi d'anticiper les éventuels problèmes de trésorerie.
Il met en évidence les écarts entre les prévisions financières et la réalité, favorisant une réaction rapide pour des ajustements nécessaires.
Il donne également une vision sur l'évolution de la structure financière de l'association, essentielle pour assurer sa pérennité.
Il permet enfin une communication transparente envers les membres de l'association et les financeurs, renforçant ainsi leur confiance.
Un tableau de bord financier bien conçu et régulièrement mis à jour est donc un pilier essentiel dans la gouvernance d'une association.
L'usage d'Excel pour la tenue des comptes
Excel, un outil largement utilisé dans le monde de la gestion d'entreprise, est aussi très pratique pour la tenue des comptes d'une association.
Personnalisable, il permet d'adapter les tableaux de suivi selon les besoins spécifiques de chaque association. On peut ainsi ajouter ou modifier les catégories de revenus et de dépenses pour un suivi plus précis.
Grâce à ses fonctionnalités avancées, il est possible de créer un tableau de trésorerie prévisionnel, qui aidera l'association à anticiper l'évolution de sa situation financière.
Excel offre également la possibilité de générer des états récapitulatifs mensuels, facilitant ainsi le suivi périodique des comptes.
En complément, il peut être utilisé pour la gestion des membres de l'association, le suivi des paiements des cotisations et des dons.
Son utilisation nécessite néanmoins une certaine connaissance du logiciel et un temps dédié à la création et à la mise à jour des tableaux de suivi.
Comment gérer les problèmes de trésorerie ?
Analyse des difficultés financières
Face aux difficultés financières, une étape essentielle est l'analyse de la situation. Cette analyse doit identifier la source des problèmes pour mettre en place des actions correctives efficaces.
Les causes possibles peuvent être multiples :
Des retards de paiement de subventions ou de factures,
Un déséquilibre entre les dépenses et les recettes,
Une faible liquidité qui ne permet pas de couvrir les dettes à court terme.
Un outil essentiel pour cette analyse est le diagnostic financier. Il permet de mettre en évidence les forces et les faiblesses de la gestion financière de l'association, d'anticiper les problèmes potentiels et de prendre des décisions éclairées pour l'avenir.
Il convient de noter que la seule consultation des comptes annuels ne suffit pas. Il est nécessaire d'établir des tableaux de bord pour suivre l'évolution de la situation financière de l'association de manière plus fréquente et réactive.
Solutions pour surmonter les problèmes de trésorerie
Pour surmonter les problèmes de trésorerie, plusieurs solutions peuvent être envisagées :
Diversification des sources de financement : Les associations peuvent solliciter des subventions publiques ou privées, faire des appels aux dons ou organiser des événements pour collecter des fonds.
Optimisation de la gestion des flux de trésorerie : Cela peut se faire via l'automatisation du suivi des flux. Un logiciel de gestion peut aider à connecter l'association à la banque, ce qui permet d'adapter en temps réel les prévisions en fonction des entrées et sorties d'argent.
Renégociation des délais de paiement : En cas de difficultés, il peut être utile de négocier avec les créanciers des délais de paiement plus longs.
Recherche d'aides spécifiques : Dans certaines situations, des mesures spécifiques pour la trésorerie des associations sont mises en place par le gouvernement.
Il est également essentiel de rester vigilant et de surveiller constamment l'évolution de la trésorerie pour anticiper tout problème potentiel.
Gestion des emprunts et prêts dans une association
La gestion des emprunts et prêts représente une autre facette de la gestion de trésorerie d'une association. Les associations peuvent emprunter de l'argent auprès de diverses entités, comme les banques, d'autres associations ou même leurs propres membres. Cela peut fournir un financement important pour soutenir les activités ou les projets de l'association.
Emprunts bancaires : Les associations peuvent emprunter de l'argent auprès des banques. Cependant, il faut noter que les conditions de ces prêts peuvent varier en fonction de divers facteurs tels que la taille de l'association, son historique financier et la nature de ses besoins.
Prêts entre associations : La loi autorise désormais les associations d'un même réseau à se prêter de l'argent, sous certaines conditions. Ces prêts peuvent avoir une durée inférieure à deux ans et un taux d'intérêt de 0 %.
Il convient de noter qu'avant de procéder à un emprunt ou un prêt, l'association doit s'assurer que cette décision est prise en conformité avec ses statuts et les règles de bonne gouvernance. La décision doit être approuvée par l'instance dirigeante de l'association, généralement le conseil d'administration.
Peut-on être président et trésorier d'une association ?
Légalement, une même personne peut cumuler les fonctions de président et de trésorier au sein d'une association. Cette situation est toutefois conditionnée par l'approbation des statuts de l'association.
Cependant, cette pratique est déconseillée pour plusieurs raisons :
Elle concentre les principaux pouvoirs de l'association en une seule personne, ce qui peut entraîner des problèmes de transparence et d'équité.
Elle peut également compliquer l'organisation interne de l'association, notamment en cas de conflit ou de désaccord.
Enfin, elle peut limiter l'implication des autres membres du bureau, qui peuvent se sentir dépossédés de leur rôle.
En effet, dans une association, il est préférable de répartir les responsabilités pour garantir une bonne gouvernance.
Comment utiliser l'argent d'une association loi 1901 ?
Règles et limites de dépense
Pour une gestion responsable des fonds associatifs, les dépenses doivent être justifiées et en lien direct avec le but de l'association. Les fonds doivent être utilisés pour soutenir les activités et les projets de l'association, et non pour profiter à des individus ou des entités extérieurs.
L'usage inapproprié ou le détournement de fonds peut entraîner des conséquences légales sérieuses. Il est donc essentiel de respecter l'intégrité financière et de veiller à une utilisation judicieuse des ressources.
Dépenses courantes : Ce sont les dépenses régulières nécessaires au fonctionnement de l'association (loyer, charges, salaires, frais de communication, etc.).
Dépenses exceptionnelles : Ces dépenses, plus importantes, concernent généralement des projets spécifiques ou des investissements (achat de matériel, organisation d'événements, travaux, etc.).
Il est important de noter que certaines dépenses peuvent être limitées ou encadrées par les statuts de l'association ou par la loi. Par exemple, les associations reconnues d'utilité publique sont soumises à des règles strictes concernant les rémunérations.
En cas de doute, il est toujours préférable de se référer aux statuts de l'association et de demander conseil à un expert ou à une personne compétente.
Gestion responsable et transparente des fonds associatifs
La gestion responsable de la trésorerie implique une utilisation judicieuse des fonds dans l'intérêt de l'association. Le trésorier doit respecter les principes de bonne gestion financière et s'assurer que chaque euro dépensé contribue à la réalisation des objectifs de l'association.
La transparence est également cruciale. Les membres de l'association ont le droit de savoir comment les fonds sont utilisés. Les rapports financiers réguliers et la divulgation des informations financières permettent de maintenir la confiance des membres et des donateurs.
Les fonds doivent être utilisés exclusivement pour les activités de l'association.
Les dépenses doivent être approuvées conformément aux procédures établies.
Les transactions financières doivent être documentées et vérifiables.
Les fonds non utilisés doivent être gérés de manière prudente.
Une gestion responsable et transparente des fonds associatifs contribue non seulement à la santé financière de l'association, mais renforce également sa crédibilité et sa réputation.
