Qu'est-ce qu'un budget prévisionnel pour une association ?
Un budget prévisionnel pour une association est un outil de gestion qui permet d'estimer les rentrées et les sorties d'argent à venir sur une période définie, généralement un an. Il s'agit d'un document qui présente les projections des recettes et des dépenses associées aux activités de l'association. Cela inclut les cotisations des membres, les subventions, les dons, ainsi que les coûts liés aux projets, aux frais de fonctionnement et aux investissements. L'objectif est de donner une vue d'ensemble de la situation financière prévue de l'association, pour aider à la planification des activités, à la prise de décision et à l'atteinte des objectifs fixés.
L'importance d'un budget prévisionnel dans le fonctionnement d'une association
Un budget prévisionnel joue un rôle essentiel dans la gestion d'une association en offrant une vision précise de la situation financière future. Non seulement il permet à l'association de prévoir ses coûts et ses recettes, mais il aide aussi à identifier les potentiels problèmes financiers et à prendre des décisions éclairées. L'équilibre budgétaire est une préoccupation majeure pour les associations et le budget prévisionnel est un outil indispensable pour y parvenir. En effet, une bonne planification financière permet de garantir la pérennité de l'association et d'assurer la réalisation de ses projets. Il est donc crucial de bien préparer ce document et de l'ajuster régulièrement en fonction des réalités rencontrées.
Le rôle du budget prévisionnel dans la demande de subvention
Comment présenter un budget prévisionnel pour une demande de subvention ?
La présentation d'un budget prévisionnel pour une demande de subvention doit être claire, détaillée et justifiée. Elle doit refléter les revenus et dépenses attendus liés au projet ou à l'action pour lequel la subvention est demandée.
Commencez par lister les dépenses liées à votre projet. Elles doivent être réalistes et justifiables. Elles peuvent comprendre les frais de personnel, les dépenses de matériel, les frais administratifs, etc.
Ensuite, identifiez les ressources prévues pour financer le projet. Elles peuvent inclure les contributions volontaires en nature, les dons, ou encore les recettes de billetterie en ligne.
Il est crucial de présenter un budget prévisionnel équilibré, où les dépenses ne dépassent pas les ressources. Un budget excédentaire peut réduire vos chances d'obtenir la subvention.
N'oubliez pas d'inclure des formules de calcul automatique si vous utilisez un tableur, cela facilitera le suivi et l'ajustement de votre budget.
Enfin, soyez prêt à fournir des justificatifs pour vos chiffres. Les institutions sollicitées peuvent demander des explications ou des preuves de vos dépenses et recettes prévues.
Exemple de budget prévisionnel pour une demande de subvention
Pour illustrer concrètement l'élaboration d'un budget prévisionnel pour une demande de subvention, prenons l'exemple d'une association sportive qui organise un tournoi et sollicite une subvention pour couvrir une partie des coûts.
Dépenses estimées :
Location de terrains : 500€
Achat de matériel sportif : 300€
Frais de personnel (arbitres, encadrants) : 200€
Assurance : 50€
Total : 1050€
Ressources prévues :
Cotisations des membres : 200€
Dons : 100€
Vente de billets : 300€
Demande de subvention : 450€
Total : 1050€
Ce tableau présente une version simplifiée d'un budget prévisionnel pour une demande de subvention. Il est important de détailler davantage chaque poste en fonction de la complexité de votre projet.
Les erreurs à éviter lors de la présentation d'un budget prévisionnel pour une demande de subvention
Lors de la présentation d'un budget prévisionnel pour une demande de subvention, certaines erreurs courantes peuvent compromettre vos chances d'obtenir une aide financière. Évitez de surestimer vos recettes : une prévision irréaliste peut semer le doute sur la crédibilité de votre gestion financière. Ne négligez pas les dépenses : toute omission peut remettre en question la viabilité de votre projet. N'oubliez pas d'inclure les contributions volontaires en nature : elles représentent une source de financement non négligeable. Ne présentez pas un budget excédentaire : cela pourrait suggérer que la subvention n'est pas nécessaire. Faites preuve de précision et de réalisme pour maximiser vos chances d'obtenir une subvention.
Comment établir un budget prévisionnel pour votre association ?
Les étapes clés pour établir un budget prévisionnel
Identifiez vos objectifs financiers : Avant même de commencer à chiffrer le budget, il est essentiel de déterminer les objectifs financiers de l'association. Ces objectifs peuvent inclure la croissance des revenus, la réduction des coûts ou la constitution d'une réserve financière.
Listez et chiffrez les dépenses : Toutes les dépenses que le projet est susceptible d'engendrer doivent être listées. Cela peut inclure les frais de personnel, les coûts de matériel, les frais administratifs, etc. Il est essentiel de chiffrer ces dépenses aussi précisément que possible.
Classez vos dépenses : Les dépenses doivent ensuite être classées en plusieurs catégories : les charges de fonctionnement, les charges d'investissement et les charges exceptionnelles.
Évaluez vos recettes : Les sources de financement pour chaque action doivent être identifiées et évaluées. Les recettes peuvent provenir de diverses sources, comme les cotisations des membres, les subventions, les dons, etc.
Préparez un tableau prévisionnel : Enfin, toutes ces informations doivent être regroupées dans un tableau prévisionnel. Ce document doit être clair et détaillé, permettant une vision complète des entrées et sorties d'argent prévues.
N'oubliez pas que le budget prévisionnel est un document vivant qui doit être ajusté et mis à jour en fonction de l'évolution de la situation financière de l'association.
Exemple de budget prévisionnel pour une association sportive
Prenons l'exemple d'une association sportive, "Sport pour tous", qui prévoit un budget pour son année fiscale. L'association prévoit des recettes principalement de trois sources :
Cotisations des membres : 10 000€
Subventions : 5 000€
Donations et fundraising : 3 000€
Concernant les dépenses, elles peuvent être réparties en :
Frais de fonctionnement (location d'espace, équipements, frais administratifs) : 10 000€
Salaires des entraineurs : 5 000€
Organisation d'événements (tournois, stages) : 3 000€
Le budget prévisionnel de cette association sportive serait donc à l'équilibre avec un total de 18 000€ en recettes et en dépenses.
La loi 1901 et l'obligation du budget prévisionnel pour les associations
Les spécificités du budget prévisionnel pour une association loi 1901
Pour une association loi 1901, le budget prévisionnel n'est pas une obligation légale. Cependant, il est fortement recommandé pour assurer une bonne gestion financière. Il peut aussi être rendu obligatoire par les statuts de l'association ou si celle-ci est soumise à une obligation comptable.
Par ailleurs, certaines associations, comme celles reconnues d'utilité publique ou bénéficiant d'un financement public, sont souvent contraintes d'établir un budget prévisionnel.
Le budget prévisionnel pour une association loi 1901 doit inclure deux grandes catégories : les recettes (cotisations, subventions, dons...) et les charges (fixes et variables). Il doit être établi avec précision et réalisme pour permettre une bonne anticipation des besoins financiers de l'association.
Exemple de budget prévisionnel pour une association loi 1901
Pour donner une idée claire de ce à quoi pourrait ressembler un budget prévisionnel pour une association loi 1901, prenons l'exemple d'une association caritative fictive, "Ensemble pour demain". Cette association fonctionne grâce à diverses formes de financement. Voici comment son budget prévisionnel pourrait être structuré :
Recettes
Cotisations membres : 2 000€
Subventions : 5 000€
Dons : 3 000€
Total recettes : 10 000€
Dépenses
Salaires des dirigeants : 4 000€
Frais de déplacement : 1 000€
Fournitures de bureau : 500€
Affectation du résultat positif (si applicable) : 1 000€
Total dépenses : 6 500€
Le résultat prévisionnel (recettes - dépenses) serait donc de 3 500€. Ces chiffres sont bien sûr hypothétiques et doivent être adaptés en fonction des réalités de chaque association.
Gérer un budget annuel et anticiper un budget déficitaire
Faire face à un budget déficitaire : stratégies et solutions
Lorsque votre association fait face à un déficit budgétaire, plusieurs stratégies peuvent être envisagées pour renverser la situation. L'optimisation des dépenses est la première étape : il s'agit de revoir chaque poste de dépense pour identifier ceux qui peuvent être réduits ou éliminés. En parallèle, l'augmentation des recettes doit être envisagée. Cela peut passer par la mise en place de nouvelles activités génératrices de revenus ou l'amplification des actions de collecte de fonds. L'appel aux dons, par voie électronique ou format dématérialisé, représente une source de financement non négligeable. Dans certains cas, une restructuration plus profonde peut être nécessaire, avec la mise en place de mesures drastiques pour assurer la survie de l'association.
Comment élaborer un business plan en cas de budget déficitaire ?
Élaborer un business plan en cas de budget déficitaire nécessite une approche rigoureuse et structurée.
Premièrement, il faut identifier et analyser en détail les sources du déficit. Pour cela, une analyse précise des dépenses et recettes est indispensable.
Deuxièmement, une fois que les problèmes sont identifiés, des solutions doivent être proposées et intégrées dans le plan. Il peut s'agir de la réduction de certaines dépenses, de l'augmentation des cotisations, de la recherche de nouvelles sources de financement ou de l'optimisation de l'exploitation des ressources existantes.
Troisièmement, il est essentiel de démontrer la viabilité du plan. C'est-à-dire, justifier que les mesures proposées sont suffisantes pour rétablir l'équilibre budgétaire.
Enfin, le business plan doit intégrer un plan d'action précis avec des objectifs mesurables, des échéances et des responsables désignés pour chaque action. Cette étape est clé pour le suivi et l'évaluation du plan.
Il est recommandé de préparer plusieurs scénarios pour faire face à différentes situations potentielles.
N'oubliez pas qu'un business plan déficitaire nécessite une communication transparente et honnête avec les membres de l'association et les parties prenantes.
L'approbation et le vote du budget prévisionnel en assemblée générale
Une fois le budget prévisionnel établi, il doit être soumis à l'approbation des membres de l'association lors de l'assemblée générale. Cette approbation permet de légitimer le budget et d'engager l'association pour l'année à venir.
Le processus d'approbation suit généralement plusieurs étapes :
Présentation du budget prévisionnel : Le budget est présenté en détail aux membres. C'est l'occasion de justifier les choix et les prévisions faites, et de répondre aux questions.
Discussion : Les membres de l'association peuvent discuter du budget, proposer des modifications ou des ajustements.
Vote : Le budget est soumis au vote des membres. Généralement, une majorité simple (plus de 50% des voix) est suffisante pour approuver le budget.
Il est crucial de garder une trace écrite de ces discussions et du vote, généralement sous la forme d'un procès-verbal. Il peut servir de preuve en cas de litige ou simplement pour référence future.
Outils et ressources pour établir un budget prévisionnel
Utiliser Excel pour établir un budget prévisionnel : avantages et inconvénients
Excel est un outil couramment utilisé par les associations pour établir un budget prévisionnel.
Avantages
Souplesse : Excel permet d'adapter le modèle de budget en fonction des spécificités de votre association.
Précision : L'outil offre une vue détaillée des entrées et sorties d'argent, facilitant une gestionrigoureuse de la trésorerie.
Facilité d'usage : Excel est généralement bien maîtrisé par les utilisateurs, ce qui facilite son adoption.
Inconvénients
Erreur humaine : Les formules Excel peuvent être sujettes à des erreurs si elles ne sont pas correctement mises en place.
Manque de fonctionnalités avancées : Bien que pratique, Excel ne propose pas les capacités d'analyse et de prévision de certains logiciels dédiés à la gestion budgétaire.
Exemple de budget prévisionnel sur Excel
Pour vous aider à visualiser concrètement l'élaboration d'un budget prévisionnel, nous allons vous montrer comment utiliser Excel pour créer un budget prévisionnel pour une association fictive, "Aide pour tous". Nous utiliserons les [concepts] de préparation du tableur et de version réaliste pour démontrer comment anticiper les revenus et dépenses de l'association.
Étape 1 : Préparation du tableur Créez un nouveau fichier Excel et nommez-le "Budget prévisionnel - Aide pour tous". Dans la première colonne, listez les différentes catégories de revenus (cotisations, dons, subventions, etc.) et de dépenses (salaires, loyer, matériel, etc.). Utilisez ensuite les colonnes suivantes pour répartir ces chiffres sur les mois de l'année.
Étape 2 : Saisie des chiffres réels Saisissez ensuite les chiffres réels pour chaque poste, en fonction de vos estimations les plus précises. Assurez-vous d'inclure toutes les dépenses, même les plus petites, pour une vue d'ensemble précise.
Étape 3 : Projection Une fois vos chiffres réels en place, utilisez Excel pour calculer les totaux mensuels et annuels. Vous pouvez également créer des graphiques pour visualiser l'évolution de votre trésorerie au fil de l'année.
Étape 4 : Ajustements Si vos projections montrent un déficit, réévaluez vos estimations et ajustez vos chiffres. Le but est de créer un budget réaliste qui reflète précisément vos capacités financières.
Étape 5 : Validation Une fois satisfait de votre budget prévisionnel, sauvegardez votre document et partagez-le avec les membres de votre association pour validation et feedback.
Cet exemple est une version simplifiée d'un budget prévisionnel. Il est possible de l'adapter en fonction de la complexité de votre association et des spécificités de votre gestion financière. Assurez-vous de le mettre à jour régulièrement pour qu'il reflète toujours la situation financière la plus actuelle de votre association.
Des logiciels en ligne de gestion de trésorerie
Au-delà d'Excel, des logiciels en ligne peuvent faciliter la gestion de la trésorerie d'une association. Ces outils, souvent en mode SaaS (Software as a Service), proposent des fonctionnalités avancées pour suivre et anticiper la situation de trésorerie en temps réel.
Certains logiciels se distinguent notamment par leurs capacités d'intégration avec les banques, permettant ainsi une mise à jour automatique des données. Parmi les solutions reconnues, on peut citer Pennylane, AssoConnect, Sellsy Gestion de trésorerie ou encore Iziago, qui offrent des services de gestion de trésorerie adaptés aux associations.
Voici quelques avantages de l'utilisation de ces logiciels :
Suivi en temps réel : Vérifiez que votre compte en banque et votre comptabilité correspondent.
Prévisions de trésorerie : Obtenez des prévisionnels de trésorerie en fonction des devis, factures et cotisations en cours.
Simplicité d'utilisation : Ces logiciels sont conçus pour être pris en main facilement, même sans compétences particulières en comptabilité.
Gestion en ligne : Gérez votre trésorerie où que vous soyez grâce à l'accès en ligne.
Il est conseillé de tester plusieurs logiciels pour choisir celui qui correspond le mieux aux besoins et contraintes de votre association.
