Choisir un outil de facturation adapté à votre activité est essentiel pour faciliter la gestion de vos factures et optimiser votre processus de facturation. Or le marché est concurrentiel,entre les logiciels de facturation historiques et les nouvelles plateformes émergentes et prometteuses.
Auditez vos besoins pour choisir le bon outil de facturation
Avant de choisir un outil de facturation, identifiez vos besoins spécifiques. Les points importants à vérifier pour prendre la bonne décision sont :
Votre volume de factures
Les fonctionnalités dont vous avez besoin (comme la gestion des devis, la prise en charge de plusieurs devises, les rappels de paiement, etc.)
Votre mode de fonctionnement (en ligne, sur mobile, etc.)
Des intégrations avec d'autres logiciels ou systèmes que vous utilisez
En vous posant toutes ces questions, vous allez pouvoir centrer vos recherches sur des outils de facturation adaptés à vos besoins.
Listez les fonctionnalités clés dont vous avez besoin
Un outil de facturation peut inclure de nombreuses autres fonctionnalités. C’est le cas notamment de Pennylane, qui inclut entre autres un Compte pro, des circuits de validation des notes de frais ou encore de quoi tenir toute votre comptabilité...
Assurez-vous que l'outil que vous vous choisissez propose les fonctionnalités clés nécessaires à votre activité. Cela peut inclure :
La création et l'envoi facile de factures,
La gestion des clients et des produits/services,
Le suivi des paiements,
La génération de rapports financiers,
Etc.
Priorisez les fonctionnalités qui correspondent le mieux à vos besoins et à votre flux de travail.
Vérifiez la compatibilité avec d’autres systèmes de comptabilité, CRM et logiciels de caisse
Si vous utilisez déjà d'autres logiciels ou systèmes pour gérer votre entreprise (comme un CRM, un logiciel gestion des stocks, un logiciel SIRH ou encore le CMS d’un site e-commerce), assurez-vous que le logiciel de facturation que vous choisissez peut s'intégrer facilement avec ces systèmes. Cela vous permettra d'automatiser certaines tâches et d'améliorer l'efficacité de votre flux de travail.
Pennylane permet à ses clients d’intégrer plus d’une centaine de systèmes à son logiciel parmi lesquels :
Testez différentes interfaces pour trouver l’outil de facturation qui vous conviendra le mieux
Un outil de facturation est un logiciel que vous serez amené à utiliser quotidiennement. Son interface a donc toute son importance. Il est essentiel que vous soyez à l’aise avec l’interface et que celle-ci soit ergonomique.
Il est important que vous et vos employés puissiez facilement naviguer dans le logiciel, créer et envoyer des factures sans difficulté. Une interface utilisateur intuitive vous fera gagner du temps et réduira les risques d'erreurs.
Pensez à la formation et au support client
Un outil de facturation doit être facilement pris en main par vos équipes. C’est pourquoi, il est important de choisir un logiciel simple d’utilisation avec la possibilité de bénéficier de séances de formation à sa maîtrise. Ces cours permettent à vos équipes de prendre en main le logiciel et de poser les questions spécifiques à leurs besoins.
Le support client doit également faire partie des critères pris en compte au moment de choisir un outil de facturation. En effet, il est essentiel de pouvoir faire appel à des experts dans des cas particuliers, ou si vos besoins évoluent et que vous avez besoin de débloquer des fonctionnalités supplémentaires.
Comparez les prix des logiciels de facturation
Avec la multiplication des outils de facturation, l’éventail des tarifs s’est considérablement élargi. Évaluez le coût de l'outil de facturation, qu'il s'agisse d'un abonnement mensuel, d'un paiement unique ou d'une option gratuite avec des fonctionnalités limitées.
Comparez les différentes options disponibles sur le marché et assurez-vous que le prix correspond à la valeur que vous obtiendrez de l'outil. Il peut également être utile de vérifier s'il existe des essais gratuits ou des garanties de remboursement.
Fiez-vous aux avis clients
Avant de prendre une décision finale, lisez les avis des utilisateurs et recherchez des recommandations sur les outils de facturation que vous envisagez.
Les expériences d'autres professionnels peuvent vous donner des informations précieuses sur la qualité du logiciel, son support client, sa fiabilité et sa satisfaction globale des utilisateurs.
