Comprendre la carte bancaire professionnelle
La carte bancaire professionnelle est un outil essentiel pour la gestion des dépenses d'entreprise. Elle se distingue de la carte personnelle par son usage strictement professionnel. Elle est fournie par l'entreprise à certains de ses collaborateurs pour régler les frais relatifs à leur activité professionnelle. Cette carte est directement liée au compte bancaire de l'entreprise.
Il existe différents types de cartes professionnelles, parmi lesquelles la carte prépayée, les cartes corporate, ou encore les cartes bancaires d'entreprise. Chacune de ces cartes a des caractéristiques propres qui correspondent à des besoins spécifiques.
L'entreprise peut définir un plafond de dépenses pour chaque carte, ce qui permet de maîtriser les dépenses professionnelles. De plus, certaines cartes professionnelles offrent la possibilité de réaliser des virements, un avantage appréciable pour le paiement de fournisseurs ou de factures occasionnelles.
Il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement et les caractéristiques de la carte bancaire professionnelle pour en tirer le meilleur parti. Dans les sections suivantes, nous détaillerons les différents types de cartes professionnelles ainsi que les critères à prendre en compte pour choisir la carte la plus adaptée à vos besoins.
Les différents types de cartes professionnelles
Débit différé 3 mois : avantages et limites
Opter pour une carte bancaire professionnelle à débit différé de 3 mois présente certains avantages.
Cela offre une plus grande souplesse en termes de gestion de trésorerie. En effet, les dépenses engagées ne sont pas immédiatement débitées du compte de l'entreprise, permettant ainsi une meilleure anticipation des flux financiers.
Cette carte peut également constituer un outil efficace pour éviter les découverts bancaires, à condition bien sûr de rembourser les dépenses avant la date de débit fixée.
Cependant, il existe aussi des limites à l'utilisation de ce type de carte.
L'une des principales est le risque de perdre la maîtrise des dépenses, notamment si le titulaire de la carte n'a pas une vision claire de ses dépenses cumulées.
De plus, certaines banques peuvent appliquer des frais supplémentaires pour l'option de débit différé, il convient donc de bien vérifier les conditions avant de souscrire.
Carte prépayée : une gestion des dépenses maîtrisée
La carte prépayée offre une solution pour une gestion des dépenses plus contrôlée. Contrainte par un solde préalablement crédité, cette carte élimine le risque de découvert et renforce ainsi la maîtrise financière. Elle s'avère particulièrement utile pour les dépenses importantes qui excèdent le plafond de la carte principale, ou pour les déplacements à l'étranger.
En outre, la carte prépayée offre une totale transparence sur les dépenses professionnelles. L'entreprise peut ainsi collecter jusqu'à 95% des reçus en temps réel et obtenir une visibilité de 100% sur ses dépenses. Cette clarté dans la gestion des dépenses renforce la responsabilité et la transparence au sein de l'entreprise.
Cependant, il faut noter que le coût d'une carte prépayée peut être supérieur à celui d'une carte bancaire classique.
Carte bloquée : sécurité et contrôle
La carte bloquée, aussi connue sous le nom de carte à autorisation systématique, offre un niveau supérieur de sécurité et contrôle. Chaque transaction est validée en temps réel par la banque, assurant ainsi que le solde du compte est suffisant pour la dépense envisagée. Si le solde est insuffisant, la transaction est automatiquement refusée, évitant ainsi tout risque de découvert.
Cette carte est particulièrement utile pour les entreprises souhaitant avoir un contrôle strict sur les dépenses de leurs employés. Elle limite également les risques liés à l'utilisation abusive de la carte. Cependant, il faut noter que la carte bloquée peut être limitée dans son usage, notamment pour les paiements en ligne ou les dépôts de garantie.
Voici quelques situations dans lesquelles une carte peut être bloquée :
Solde insuffisant : si le compte associé à la carte ne dispose pas de fonds suffisants pour couvrir la transaction, la carte sera bloquée.
Introduction d'un faux code à plusieurs reprises : après trois tentatives infructueuses d'introduction du code PIN, la carte sera bloquée.
Utilisation abusive : en cas d'utilisation de la carte au-delà des limites autorisées, la carte peut être bloquée par la banque pour protéger le compte associé.
En cas de blocage, il est recommandé de contacter immédiatement votre banque ou établissement financier pour signaler le problème et éventuellement débloquer la carte.
Choisir sa carte professionnelle en fonction de ses besoins
La question du plafond
La question du plafond est un aspect crucial à prendre en compte lors du choix d'une carte bancaire professionnelle. En effet, chaque carte possède des plafonds de dépense et de retrait fixés par la banque. Ces plafonds varient généralement en fonction du type de carte et de son coût. Par exemple, les cartes professionnelles d'entrée de gamme offrent généralement un plafond de dépenses mensuel d'environ 4 000 euros, tandis que les cartes de milieu de gamme peuvent doubler cette limite.
Enfin, les plafonds de retrait sont également un élément à considérer. Il s'agit du montant maximal que vous pouvez retirer de votre compte pendant une période définie. Certains établissements bancaires offrent la possibilité de demander un relèvement exceptionnel du plafond de paiement pour des achats importants.
L'importance du prix
Le prix d'une carte bancaire professionnelle est un critère déterminant dans le choix de celle-ci. Il est influencé par plusieurs facteurs, dont le type de carte, les services inclus, le plafond de dépenses autorisé et la banque émettrice. Généralement, le coût annuel d'une carte pro varie entre 30€ et 200€.
A l'instar des néobanques, certains établissements proposent des cartes professionnelles à des tarifs plus attractifs voire gratuits. Toutefois, il est essentiel de prendre en compte que ces tarifs peuvent être assortis de conditions, comme un nombre limité de transactions gratuites par mois, par exemple.
En outre, certains frais additionnels peuvent s'ajouter à la cotisation annuelle, tels que :
Les frais de retrait en euros et en devises
Les frais de tenue de compte
Il est donc crucial de bien prendre connaissance de toutes les conditions tarifaires avant de faire son choix.
La gestion des dépenses personnelles
La gestion des dépenses personnelles avec une carte bancaire professionnelle est une pratique permise, mais qui nécessite une vigilance particulière. En effet, même si la loi ne l'interdit pas, il est recommandé de maintenir une séparation claire entre les dépenses personnelles et professionnelles pour faciliter la gestion des finances et éviter toute confusion en cas de contrôle fiscal. Plusieurs outils peuvent vous aider à cette fin :
Applications de gestion : elles permettent de suivre en temps réel les dépenses effectuées avec la carte professionnelle, facilitant ainsi la distinction entre dépenses personnelles et professionnelles.
Tableaux de bord interactifs : ils offrent une visualisation claire et détaillée des dépenses, facilitant leur suivi et leur contrôle.
Notifications en temps réel : elles permettent d'être alerté immédiatement après chaque transaction, permettant ainsi un suivi en temps réel des dépenses.
Il est également possible de régulariser une dépense personnelle effectuée avec une carte professionnelle en passant des écritures comptables spécifiques. Cependant, cette pratique doit rester exceptionnelle et ne pas être systématique.
La carte professionnelle pour les salariés
La carte bancaire professionnelle pour salariés est un moyen de paiement attribué par l'entreprise, qui permet aux employés de régler leurs dépenses liées à leur travail. Cela comprend les frais de déplacement, les achats de biens et services nécessaires à l'exercice de leur activité, les repas d'affaires, etc.
De plus, elle offre plusieurs avantages à l'entreprise comme :
La centralisation des dépenses : toutes les dépenses professionnelles sont regroupées sur un seul et même compte, facilitant ainsi le suivi et le contrôle des dépenses.
La simplification de la gestion des notes de frais : les employés n'ont plus à avancer les frais ni à rédiger des notes de frais, ce qui représente un gain de temps considérable.
La flexibilité : les salariés peuvent utiliser la carte pour un large éventail de dépenses, tout en gardant une certaine autonomie dans la gestion de leurs achats.
Il existe différents types de cartes professionnelles pour les salariés, notamment les cartes physiques et les cartes virtuelles. Chacune d'elles a ses spécificités et conviendra à des besoins différents.
Il est aussi possible de paramétrer les cartes en fonction des besoins de l'entreprise, en fixant par exemple des plafonds de dépenses ou en bloquant et débloquant la carte. Cette flexibilité permet à l'entreprise de garder le contrôle sur les dépenses de ses salariés, tout en leur permettant d'être plus agiles et autonomes dans la gestion de leurs achats.
La gestion en ligne de sa carte professionnelle
La gestion en ligne de votre carte professionnelle offre une multitude d'avantages, en termes d'accessibilité et de contrôle.
En effet, de nombreuses banques et établissements financiers proposent désormais des applications mobiles ou des portails en ligne permettant de gérer et de suivre vos dépenses en temps réel. Grâce à ces outils, vous pouvez :
Consulter le solde de votre compte
Visualiser l'historique de vos transactions
Modifier les plafonds de votre carte
Bloquer ou débloquer votre carte en cas de perte ou de vol
Gérer les paramètres de votre carte (notifications, paiements à l'étranger, etc.)
Certaines applications comme Pennylane et son Compte Pro offrent des fonctionnalités avancées, comme la possibilité de catégoriser vos dépenses, de prendre en photo vos justificatifs, ou encore d'exporter vos relevés de compte.
Bien choisir sa carte professionnelle : conseils et astuces
Définir clairement vos besoins est la première étape pour choisir la carte professionnelle adaptée. Pensez à l'usage que vous allez en faire : s'agira-t-il principalement de paiements en ligne, de retraits d'argent, de voyages à l'étranger ?
Considérez la question des assurances incluses. Certaines cartes offrent des garanties d'assurances pour vos déplacements professionnels.
Les options de gestion en ligne sont un autre point à examiner. La possibilité de gérer votre carte en ligne, via un portail ou une application, peut faciliter grandement votre gestion quotidienne.
Enfin, comparez les offres de différentes banques et établissements. Utilisez des comparateurs en ligne pour avoir une vue d'ensemble des différents tarifs et services proposés.
Rappelez-vous que le choix de votre carte professionnelle doit être guidé par vos besoins spécifiques et votre budget.
La carte professionelle du Compte Pro Pennylane
Le Compte Pro Pennylane propose une carte professionnelle alliant flexibilité et contrôle. Cette carte, Mastercard, peut être entièrement paramétrée selon vos besoins et est disponible en version physique ou dématérialisée.
Elle offre une gestion simplifiée des dépenses : chaque transaction est suivie en temps réel et la catégorisation automatique des dépenses facilite la comptabilité qui est directement intégrée dans l'outil. Le plafond de paiement pour cette carte est de 10 000 euros par jour. De plus, elle offre la possibilité d'effectuer des virements SEPA instantanés, de prendre en photo ses justificatifs, d'obtenir des avances de trésorerie, etc.
Enfin, cette carte peut être facilement ajoutée à votre téléphone, vous permettant de l'utiliser pour vos paiements mobiles.
Conclusion
Faciliter l'accès à une carte pro à ses équipes passe non seulement par la compréhension des différents types de cartes disponibles, mais aussi par l'identification précise des besoins de l'entreprise. Cette démarche permet d'optimiser la gestion des dépenses professionnelles et de donner plus d'autonomie aux employés tout en gardant un contrôle total sur les budgets. Il est également essentiel d'adopter des outils de gestion en ligne pour un suivi en temps réel et une meilleure organisation. Enfin, le choix d'une carte pro doit toujours être guidé par le rapport qualité-prix, en tenant compte des services supplémentaires proposés tels que les assurances et les options de gestion en ligne.
