Les 3 formats de facture électronique
Pour répondre aux exigences de la réforme sur la facturation électronique, les PDP doivent être en mesure de générer des factures dans les 3 formats retenus par l’administration :
Factur-X
Universal Business Language (UBL)
Cross Industry Invoice (CII)
Les PDP s’occupent de la mise au bon format de la facture électronique pour leurs entreprises clientes.
Le format Factur-X
La Factur-X est un format mixte d’origine franco-allemande, combinant un fichier PDF et un fichier XML :
Le fichier PDF génère un document visuel, lisible par un humain. Il contient toutes les informations de facturation. Le document est généré au format PDF/A-3, un format standardisé pour l'archivage. Ce format sécurisé assure l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu de la facture.
Le fichier XML fournit l’ensemble des données structurées nécessaires pour le traitement automatisé des factures par les systèmes d’information.
La Factur-X permet aux émetteurs de factures comme les fournisseurs de générer des factures à valeur ajoutée.
Les avantages du format Factur-X |
Un format hybride éprouvé : ce type de facture est utilisé depuis 2018 sur le portail Chorus Pro. Toutes les PDP comme Pennylane proposent ce format. Il est également implémenté sur de nombreux logiciels de facturation et de gestion financière. Une simplification de la dématérialisation fiscale entre les membres de l’Union européenne : le format Factur-X est conforme à la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Une grande flexibilité : différents profils de données sont proposés selon le niveau de détail souhaité par chaque entreprise. Les factures sont ainsi personnalisables par plus de 160 champs de données permettant de renseigner des mentions spécifiques à votre activité, en plus des mentions obligatoires. |
Le format UBL
UBL, ou Universal Business Language, est un format standard utilisé pour faciliter les échanges de documents électroniques (factures, reçus, bons de commande…). Ainsi, une facture UBL est un document au format XML contenant des données structurées (montant, date, TVA…) destinées à être traitées automatiquement par un programme informatique.
Les avantages du format UBL |
Le traitement des factures est automatique. Il ne nécessite pas d’intervention manuelle. Le gain de temps est important puisque les données sont extraites automatiquement du XML. Le risque d’erreur est minimal puisqu’aucun humain n’a besoin de retranscrire les factures (montant à payer ou autre). Le processus de paiement est plus rapide puisque les tâches administratives liées à la facturation sont réduites. |
Le format CII
Le format Cross Industry Invoice (CII) répond à une norme internationale, en se basant sur un fichier XML. Il permet un partage et un traitement automatique des factures par les logiciels de comptabilité pour un cycle de vie des factures autonome.
Les avantages du format CII |
Un format hautement personnalisable : avec plus de 2 000 champs de données adaptables selon les besoins de votre secteur d’activité. Des factures compatibles avec la norme européenne de facturation électronique EN16931 : reconnues en France et en Europe. Une solution compatible avec Chorus Pro. |
Le format Cross Industry Invoice est actuellement le moins utilisé des 3 pour ses problèmes de compatibilité avec certains systèmes informatiques.
Comment choisir son format de facture électronique ?
Les formats UBL et CII sont généralement privilégiés pour les opérations avec des partenaires étrangers :
Le format CII répond aux besoins des transactions internationales multisectorielles et tout particulièrement pour aux échanges B2B.
Le format UBL est davantage pensé pour le e-commerce. Il est largement utilisé pour la facturation électronique, les commandes d’achat, les avis d’expédition et autres documents commerciaux.
Les TPE et PME pourraient, quant à elles, privilégier le format Factur-X pour son accessibilité et sa possibilité d’obtenir un fichier PDF en plus du format XML. Pourquoi choisir le format Factur-X : pour ses fonctionnalités hybride permettant aux entreprises d’automatiser leur processus comptable tout en conservant une documentation PDF lisible et imprimable pour les humains.
Format de facture électronique : FAQ
Est-ce possible de choisir le format EDI ?
Non. Le format EDI (Échange de Données Informatisé) est également utilisé en France pour la transmission électronique des factures internationales. Principalement utilisé dans le secteur de l’industrie automobile, ce format n’est pas considéré comme structuré et ne répond pas aux exigences de la réforme de la facture électronique.
Est-ce possible de choisir le format PDF ?
Non. Les données d’un PDF créé manuellement ne peuvent pas être traitées automatiquement par un système informatique. Une gestion manuelle du document est nécessaire. Ce format de facture électronique ne répond pas aux standards exigés par l’administration publique.
Ce type de format reste très populaire en France. Le format Factur-X vous permet de conserver une version PDF de vos factures tout en vous conformant aux exigences en termes de facturation électronique.
