1. Anticiper le calendrier de la réforme de la facture électronique
Notre premier conseil est l’anticipation. Si la perspective de septembre 2026 vous paraît encore lointaine, l’échéance se rapproche malgré tout et en matière de gestion financière, mieux vaut ne pas attendre d’être au pied du mur pour agir.
La réforme de la facture électronique entrera en vigueur le 1er septembre 2026. Ce qui change à partir de cette date :
Toutes les entreprises, tous statuts juridiques et tailles confondus devront être en capacité de recevoir des factures électroniques.
Les grandes entreprises et ETI devront émettre des factures électroniques (Factur-X).
Au 1er septembre 2027, les TPE, PME et auto-entrepreneur devront, à leur tour, émettre des factures électroniques.
2. Connaître les nouvelles réglementations de facturation électronique qui vous concernent
Dès que votre entreprise sera concernée par l’entrée en vigueur de la facture électronique, vous ne pourrez plus générer une facture via un tableur, un outil de traitement de texte, un outil de facturation en ligne ni même à la main. Pour être réglementaire, votre facture électronique devra répondre aux normes imposées par la réforme. Cela signifie que vos factures devront être générées dans l'un de ces 3 formats :
au format hybride, comme Factur-X ;
au format CII (cross industry invoice) ;
au format UBL (universal business language).
Vous devrez ensuite transmettre vos factures électroniques via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui contrôlera leur conformité avant transmission au client.
La réforme entraîne également l'apparition de nouvelles mentions légales :
le SIREN de l’acheteur ;
la nature de la transaction (livraison de bien ou prestation de service) ;
l’adresse de livraison ou de réalisation de la prestation ;
la mention « option pour le paiement de la taxe d’après le débit » si vous avez opté pour le paiement de la TVA d’après les débits.
3. Choisir une plateforme PDP
Pour l’heure, près de 80 PDP sont immatriculées sous réserve, comme Pennylane, mais toutes n’offrent pas les mêmes services.
Consultez la liste des PDP immatriculées
Certaines offrent des fonctionnalités spécifiques à certains domaines d’activité qu’il convient de comparer (outil de facturation, gestion pré-comptable, outil de production comptable…).
Choisissez selon la taille de votre entreprise et le volume de factures.
Contrôlez la sécurité des données de facturation (stockage, accessibilité et transmission).
Assurez-vous de la facilité d’utilisation de la plateforme. Elle doit vous faire gagner du temps et non vous en faire perdre.
Analysez la compatibilité de la PDP avec vos outils de facturation existants.
Étudiez les tarifs proposés et n’hésitez pas à comparer les PDP entre elles afin de déterminer un rapport fonctionnalité/prix.
À noter : si à la date d’entrée en vigueur concernant votre entreprise, vous n’avez pas fait de choix de PDP, vous serez automatiquement affilié au PPF (portail public de facturation).
4. Échanger avec votre expert-comptable (qu’il soit interne ou externe à l’entreprise)
Votre expert-comptable est le professionnel le plus à même de vous conseiller et de vous accompagner dans votre transition dans la mise en place la facturation électronique. En tant que spécialiste de la comptabilité, il saura faire une analyse objective de vos besoins et des étapes pour y répondre. Votre expert-comptable pourra également assurer ou déléguer la formation à l’utilisation des nouveaux outils nécessaires à la mise en place progressive de la facturation électronique.
Pour vous faciliter la tâche, Pennylane rassemble sur la même plateforme un outil de production pour les experts-comptables et un outil de gestion financière pour leurs clients. Immatriculée sous réserve comme PDP, notre plateforme permet aux chefs d’entreprise de simplifier leur gestion et aux experts-comptables de gagner du temps dans leurs process.
5. Cartographier les flux de facturation
Pour une transition sereine, identifiez l’ensemble de vos canaux de facturation (outils defacturation, outils de pré-comptabilité, logiciels de caisse, sites marchands...).
Contrôlez que ces derniers soient réglementaires et compatibles avec une telle transition.
Cartographiez ensuite vos flux de facturation : volume de factures mensuel et annuel, format, répartition entre B2B domestique, B2B international, B2G, B2C.
Définissez les obligations qui vous concernent (e-invoicing, e-reporting, les deux ), ainsi que la performance requise de votre potentiel futur logiciel.
6. Analyser les processus internes et définir les nouveaux
Il convient également d’analyser vos processus en interne :
Cadre de facturation intragroupe, auto-facturation, affacturage, etc. ;
Processus de traitement et de validation des factures ;
Traitement comptable et archivage des factures ;
Cela permettra de définir vos besoins en termes d’outil de facturation électronique (complet ou spécialisé).
C’est aussi l’occasion d’optimiser vos process !
7. Fixer des objectifs
La transition vers la facture électronique offre de nombreux bénéfices aux entreprises. À vous de définir vos objectifs d’optimisation pour tirer le meilleur parti de ce changement technologique. La facturation électronique est une opportunité pour les entreprises, puisqu’elle permettra notamment de réduire les délais de paiement et d’augmenter la sécurité de vos données et de vos échanges inter-entreprises.
Voici quelques exemples de bénéfices selon vos objectifs :
Gains de productivité et économies à réaliser grâce à la facture électronique.
Amélioration de votre gestion des paiements ;
Optimisation du traitement des factures ;
Révision des process d’analyses financières ;
8. Communiquer avec vos clients et vos fournisseurs
Le 1er septembre 2027, la facture électronique concernera toutes les entreprises, des TPE aux grands groupes, en passant par les micro-entreprises. Il est donc nécessaire de communiquer sur ce sujet dès maintenant, tant avec vos clients qu’avec vos fournisseurs.
Si vous avez déjà mis en place un calendrier interne pour votre propre transition vers l’e-facture, transmettez-leur afin qu’ils puissent s’adapter à vos propres exigences.
N’hésitez pas à leur fournir des guides regroupant les bonnes pratiques concernant la facturation électronique.
Si la taille de votre entreprise et les moyens humains et techniques vous le permettent, mettez en place un canal de communication dédié à la facture électronique.
