Cycle de vie d'une facture électronique

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

L’État français fait évoluer la procédure de facturation en la digitalisant à 100 % et en créant un format homogène. Au travers de la réforme sur la facture électronique, l’objectif est de simplifier le travail des entrepreneurs et lutter contre la fraude à la TVA.

Ainsi, toutes les factures des professionnels assujettis à la TVA devront être 100 % dématérialisées et contenir un socle minimum de données sous forme structurée. Il devient obligatoire de passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour émettre, transmettre et recevoir vos factures. Elles proposent un suivi du cycle de vie de vos factures électroniques efficace..

Le cycle de vie d'une facture électronique

Le cycle de vie d’une facture électronique se décompose en 4 étapes essentielles : 

1. La préparation de la facture électronique ;

2. Son envoi et sa réception ;

3. Sa validation ou son rejet ;

4. Son paiement et son archivage.

La préparation de la facture électronique

La première étape consiste à préparer la facture électronique à destination de votre client. Pour cela, vous devez choisir une plateforme de dématérialisation partenaire comme Pennylane pour accéder à un logiciel de facturation électronique accepté par l’administration fiscale.

L’avantage de ce mode de fonctionnement ? Toutes les informations liées à votre facture sont automatiquement lisibles par des machines grâce aux données structurées au format XML générées par les 3 formats de facture électronique (Factur-X, CII, UBL).

Les outils de facturation en ligne vous permettent de remplir les champs de données dont vous avez besoin pour créer une facture électronique détaillée. Il vous permet aussi de respecter toutes les mentions obligatoires sur une facture.

La transmission et réception de la facture électronique

Une fois émise, la facture peut être envoyée à son destinataire. Depuis votre espace personnel, vous pouvez suivre en direct le statut de votre facture : 

• Facture déposée (par vous sur votre PDP) ;

• Facture émise (par votre PDP et à destination de la PDP de votre destinataire) ;

• Facture reçue (par la PDP de votre destinataire) ;

• Facture mise à disposition (du destinataire).

Une fois la facture reçue par la plateforme, son cycle de vie peut suivre deux trajets : 

• Facture rejetée (la PDP ne transmet alors pas la facture au destinataire) ;

• Facture prise en charge (le destinataire valide manuellement la réception de la facture).

La validation ou le renvoi de la facture électronique

Le destinataire a reçu la facture. Il a la possibilité de l’accepter dans son intégralité ou partiellement. Si un désaccord subsiste entre les deux parties, notamment s’il manque des pièces justificatives, la facture peut être suspendue jusqu’à l’envoi des documents nécessaires.

Voici les différents statuts d’une facture dans son troisième cycle de vie : 

• Facture approuvée (acceptation intégrale de la facture par le destinataire) ;

• Facture approuvée partiellement (un avoir ou une facture rectificative peuvent être envoyés) ;

• Facture en litige (en cas de désaccord entre vous et le destinataire quant au contenu de la facture) ;

• Facture suspendue (en attente de pièces justificatives ou d’une précision avant de valider la facture) ;

• Facture complétée (la suspension de la facture est levée dès que vous fournissez les informations manquantes).

Si le destinataire refuse la facture, vous pouvez renvoyer une facture rectificative. Elle annule et remplace la facture actuelle. Le cycle de vie de la facture initiale se finalise sur un refus.

Le paiement et archivage de la facture électronique

Si la facture est approuvée, le destinataire s’occupe du paiement :

• Paiement transmis (par le destinataire vers votre compte, paiement en attente de réception) ;

• Facture encaissée (vous avez reçu le paiement) ;

• Facture refusée (le destinataire n’a pas envoyé le paiement car il a refusé votre facture, vous devez effectuer une nouvelle facture).

Le délai légal maximum de paiement d’une facture est de 45 jours à partir de sa date d’émission. Vous pouvez mentionner un délai plus court sur vos factures.

Toutes les factures électroniques doivent être archivées pendant 6 ans en respect du Code du Commerce. La durée de conservation des factures par les PDP sera de 10 ans, conformément à la durée d'utilité administrative définie par le Service des Archives de France.

Les 3 formats de facture électronique (Factur-X, CII, UBL) permettent de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents. Avec Pennylane, vos données d’entreprises sont sécurisées grâce à l’obtention de la certification ISO 27001 et l’utilisation d’un serveur SecNumCloud.

Statuts obligatoires vs. statuts recommandés

Dans le cycle de vie d’une facture électronique, il est important de distinguer les statuts obligatoires des statuts recommandés : 

• Les statuts obligatoires (dépôt, rejet, paiement refusé, paiement encaissé) sont obligatoirement transmis par votre PDP via l’administration via le PPF. Ils concernent uniquement l’état de départ d’une facture et son statut final.

• Les statuts recommandés vous aident simplement à suivre avec précision l’état de votre facture dans son cycle de vie (mise à disposition, prise en charge, approbation totale ou partielle, transmission du paiement, etc.).

Statuts d'une facture électronique