Qu'est-ce que l'archivage des factures électroniques ?
L’archivage des factures électroniques est une solution de conservation des documents de facturation de manière sécurisée et dématérialisée. Le format électronique facilite :
une disponibilité sur le long terme
la recherche d’une facture spécifique
la confidentialité des documents
l’identification des différents changements apportés pendant le cycle de vie de la facture électronique
Ces avantages assurent un archivage à valeur probante : les factures archivées ont une valeur légale. Le procédé de stockage assure en effet leur inaltérabilité.
Quelles sont les obligations d’archivage des factures électroniques ?
La législation française encadre rigoureusement la conservation des factures et autres documents comptables. Vous devez conserver vos factures émises à vos clients et fournisseurs, mais aussi celles reçues.
Pendant combien de temps conserver une facture électronique ?
Deux durées légales de conservation des factures coexistent :
6 ans pour répondre aux obligations fiscales
10 ans pour répondre aux obligations comptables
Pourquoi conserver ses factures électroniques pendant 6 ans ?
À compter de l’émission d’une facture, vous devez obligatoirement la conserver durant 6 ans. En cas de contrôle, l'administration fiscale peut ainsi vérifier vos déclarations de TVA et vos impôts.
Ce délai de 6 ans est imposé par l’Article L102 B du Livre des procédures fiscales.
Pourquoi conserver ses factures électroniques pendant 10 ans ?
Selon l'article L123-22 du Code de commerce, la durée de conservation d’une facture électronique émise ou reçue est de 10 ans. Il s’agit de la durée d'utilité administrative définie par le Service des Archives de France, pour garantir la traçabilité comptable.
Les 3 principes d’archivage à respecter
L’article 289 du Code Général des impôts précise que l'archivage des factures électroniques doit respecter 3 grandes règles :
l'authenticité de l’origine (numéro SIRET, Kbis, numéro de TVA intracommunautaire, adresse, email permettant de vérifier l’authenticité de l'émetteur de la facture)
l'intégrité du contenu (présence des mentions légales obligatoires, garantie de non-modification de la facture après sa création…)
la lisibilité (par une personne, par un logiciel…).
Qu’est-ce que la piste d’audit fiable (PAF) ?
La facture électronique avec piste d'audit fiable comprend tous les documents liés au cycle de vie de la transaction (bons de commande, bons de livraison, preuve de paiement…). Pour des raisons légales, la piste d’audit doit être conservée. Elle permet de vérifier l'authenticité et l'intégrité d'une facture en cas de contrôle fiscal.
Pourquoi archiver vos factures électroniques ?
L’archivage des factures électroniques facilite grandement le partage d’informations entre personnes autorisées à consulter le document. Les données numériques sont accessibles en temps réel par tous les partis depuis un seul lieu.
L’accès aux données sensibles est sécurisé, contrôlé, tracé, pour une sécurité accrue.
Bon à savoir : Les sanctions en cas de non-respect de l’archivage des factures électroniques
L’archivage des factures électroniques est obligatoire. Des sanctions s’appliquent en cas de non-respect de cette réglementation. Ainsi, si vous ne pouvez pas présenter l’ensemble des factures émises et reçues dans les 6 dernières années à l'Administration fiscale lors d’un contrôle, vous vous exposez à une amende de 10 000 €. D’autres sanctions peuvent s’appliquer : exclusion des marchés publics, rejet de comptabilité, etc.
Comment conserver les factures électroniques ?
Pour répondre aux obligations fiscales et comptables, voici comment conserver vos factures électroniques, avec une sécurité, une transparence et un contrôle accru, étape par étape :
inventoriez l’ensemble de vos documents existants (reçus physiques, factures, relevés bancaires, relevés de carte de crédit…)
choisissez une plateforme de dématérialisation des factures pour mettre en place une gestion fiable et sécurisée, assurant la confidentialité de vos données
générez l’ensemble de vos nouvelles factures de manière électronique depuis cette plateforme centralisée
Pensez à prendre le temps de former vos employés à ce nouveau processus de génération et de conservation des factures électroniques.
Bon à savoir : Numériser ou stocker les anciennes factures
Si vous passez à la facture électronique comme l’ensemble des entreprises françaises d'ici à 2027, n’oubliez pas le stockage de vos anciennes factures. Vous devez, elles aussi, les conserver pendant 10 ans.
Archivez vos factures électroniques sur Pennylane
Pour répondre à l’obligation d’émettre, de recevoir et de conserver des factures électroniques, les flux de factures des entreprises doivent progressivement passer sur des plateformes numériques publiques ou privées.
Les solutions sécurisées d’archivage proposées par les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) comme Pennylane assurent un archivage pendant 10 ans, conformément à la loi sur la facture électronique.
Retrouvez toutes les factures clients et fournisseurs générées par votre entreprise en un seul lieu. Elles sont classées par statut (à valider, en attente, à payer, payées). Le changement de statut se fait automatiquement au paiement de votre client.
Avec Pennylane, le suivi du cycle de vie des factures et leur archivage sont simplifiés pour votre entreprise et votre service de comptabilité !
L’archivage des factures électroniques : en 3 points clés
Si une durée de 6 ans suffit pour une partie des contrôles fiscaux, il est primordial de conserver les factures électroniques pendant 10 ans, à compter de la date d’émission, pour respecter vos obligations comptables.
La non-conservation des factures électroniques vous expose notamment à une amende de 10 000 €.
Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) comme Pennylane facilite l’archivage des factures électroniques durant la période réglementaire et leur accessibilité par les différents partis concernés.
