1. Définition de la facturation électronique
La facturation électronique (ou e-facturation) désigne l’émission, la transmission, la réception et l’archivage des factures sous une forme 100 % dématérialisée. Autrement dit, au lieu d’éditer des factures papier puis de les envoyer par courrier à leur destinataire et de les archiver physiquement, tout se fait via des outils numériques conformes aux normes légales en vigueur : une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) comme Pennylane.
2. Le cadre réglementaire
La facturation électronique devient progressivement obligatoire en France pour toutes les entreprises assujetties à la TVA ou bénéficiant de la franchise de base :
Réglementation européenne : la directive 2014/55/UE impose aux États membres d’accepter les factures électroniques pour les marchés publics.
Loi en France : le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, prévoit l’obligation progressive du passage à la facturation électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Calendrier français :
1er septembre 2026 : émission obligatoire pour les grandes entreprises et pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
1er septembre 2026 : réception obligatoire pour toutes les entreprises.
1er septembre 2027 : émission obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (PME), très petites entreprises (TPE), les microentreprises…
3. Les avantages de la e-facturation
Voici les 4 principaux avantages apportés par la facturation électronique :
Réduction des coûts : moins d’impression, moins d’envois postaux, moins de stockage physique.
Optimisation des process : automatisation de la saisie, réduction du temps de traitement et des risques d’erreurs.
Amélioration de la traçabilité : suivi en temps réel des factures, des retards de paiement et automatisation des relances.
Renforcement de la sécurité : les opérateurs de dématérialisation agréés par l’administration (les PDP) répondent à des normes strictes de sécurité garantissant la fiabilité et l’intégrité des données.
4. Les formats de facture électronique
Plusieurs formats de facture électronique peuvent être utilisés, à condition qu’ils répondent aux exigences légales (authenticité, lisibilité par des logiciels, conservation des données dans le temps). Les 3 formats autorisés par la réforme sont les suivants :
Format Cross Industry Invoice (CII) ;
Format Universal Business Language (UBL);
le format mixte composé d'un fichier de données structuré au format XML et d'un fichier PDF (Factur-X).
5. Les plateformes de dématérialisation
Pour émettre, recevoir, transmettre et archiver les factures électroniques, l’entreprise doit passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée par l’administration fiscale.
Au 1er janvier 2025, 78 PDP sont immatriculées sous réserve de leur raccordement ultérieur au Portail Public de Facturation (PPF), géré par l’administration fiscale française.
Bon à savoir :
Chaque entreprise est libre de choisir sa PDP parmi cette liste. Différentes structures sont à privilégier selon la taille de l’entreprise, son volume de factures et des fonctionnalités recherchées.
6. La signature électronique
Le décret n° 2023-377 du 16 mai 2023 impose un mode de signature sûre, garantissant l’authenticité des factures, via :
Une signature électronique qualifiée ;
Un cachet électronique qualifié.
Vous pouvez choisir un prestataire de service de certification électronique (PSCE) qualifié pour obtenir votre cachet électronique. Dès 2025, Pennylane proposera sur option la signature électronique qualifiée.
Les entreprises n’auront plus besoin de Piste d’Audit Fiable (PAF), jusqu’alors obligatoire pour toute facture pouvant présenter des risques de fiabilité.
7. L’archivage électronique
La législation fiscale impose de conserver les factures pendant une durée de 6 ans. Mais l'article L123-22 du code de commerce prévoit un délai de conservation de 10 ans à compter de la date de clôture de l’activité. Les PDP proposent généralement un archivage des factures électroniques sur 10 ans.
L’archivage électronique doit respecter :
L’authenticité de l’origine : la facture ne peut être modifiée a posteriori.
L’intégrité du contenu : empêcher toute corruption des fichiers.
La lisibilité des factures : la facture doit être facilement consultable.
8. Interopérabilité et compatibilité
Si les entreprises utilisent actuellement un opérateur de dématérialisation (OD), elles doivent s’assurer que celui-ci est compatible avec les plateformes de dématérialisation pour continuer à l’utiliser. Il pourra servir d’intermédiaire avec la PDP. Dans le cas contraire, l’entreprise devra directement choisir un prestataire de dématérialisation partenaire compatible avec le Portail Public de Facturation de l’administration fiscale.
9. Sécurité et traçabilité
Au travers de l’encadrement de la facturation électronique, l’administration fiscale cherche à améliorer la confidentialité des données, sécuriser leurs accès, mais aussi améliorer le suivi et la traçabilité des factures.
L’objectif consiste également à réduire les fraudes à la TVA.
10. Se préparer à la transition vers la facture électronique : les bonnes pratiques
Commencez dès aujourd’hui à préparer votre entreprise à la transition vers la facture électronique. Voici les 3 étapes à mettre en place :
Choisir un prestataire adapté : parmi la liste des plateformes de dématérialisation immatriculées sous réserve par l’administration fiscale.
Impliquer les équipes : via la formation et l’accompagnement du personnel comptable pour la prise en main des nouveaux outils de facturation en ligne.
Planifier la transition : via un calendrier de déploiement et de migration vers la facturation électronique avant le 1er septembre 2026 pour les grandes et moyennes entreprises et le 1er septembre 2027 pour les plus petites entreprises.
